Procedimentos de controle de documento para a engenharia

controle de documentos é de suma importância em um ambiente de engenharia. Isso vale principalmente para os departamentos que precisam armazenar documentos relacionados com os métodos envolvidos em seus procedimentos. Do departamento que precisa ter um procedimento para novas contratações, para o processo final de fabricação, é necessário ter um meio de controlar a criação, revisão, qualidade e atualização desses documentos.

Variadas formas de documento de controlo

Dependendo do tipo de engenharia que é realizado, a quantidade e estilo de controle irá variar consideravelmente. Por exemplo, para a engenharia de software pode haver menos desenhos mecânicos mas talvez mais diagramas de processo. De qualquer modo, tem de haver uma estrutura para o processo. Algumas premissas básicas devem ser seguidas. Primeiro, os documentos são originados por um departamento de emissão. Eles são usados ​​principalmente por esse serviço, e de outros departamentos podem ter algum contributo para o processo. Mas o controle geral deve ser tomada pelo departamento de emissão. Em seguida, um conjunto de documentos deve ser criado por uma equipe de escritores. Os documentos devem ser revistos, e, portanto, uma equipe de revisores deve ser configurado que têm a autoridade para rever e ter o assunto do conhecimento para fazer as correções e, finalmente, aprovar cada etapa.

Procedimentos Operacionais Padrão

SOPs (procedimentos operacionais padrão) existem em todas as organizações para formalizar os procedimentos para todos os aspectos do trabalho que está sendo feito. É importante capturar os procedimentos operacionais para todas as áreas da organização. A partir procedimentos para assumir novos funcionários para procedimentos para operações específicas em uma empresa de fabricação, cada procedimento é importante. Claro, um departamento deve ser capaz de identificar rapidamente um SOP específico para um procedimento específico. Deve ser fácil de localizar e deve ser armazenados de forma segura e incapaz de ser editados, exceto em um processo de controle de documentos formalizados. Todas as atualizações devem ser claramente gravado no local apropriado e deve ficar claro que fez a alteração, a razão para isso, a data ea hora em que foi feito.

A Mecânica de Documentos Controladores

Um documento será criado a partir de um conjunto de notas tomadas ao entrevistar uma PME (assunto sxpert) e colocar em uma forma legível por um escritor técnico. O documento será então enviado para revisão, onde será medido contra um conjunto de diretrizes padrão para a criação deste tipo de documento. Durante o curso da criação de um documento como este, ele vai passar por muitas pessoas diferentes que serão todos de entrada seu ponto de vista única sobre o processo. Finalmente, o documento chegará a aprovação e ser armazenado em um repositório de documentos, onde quem precisa de acesso a ele será capaz de visualizá-lo. A qualquer momento, uma atualização pode ser necessária para o documento. Se este for o caso, documento de controlo eficaz irá capturar todas as alterações, as razões para fazê-lo (por exemplo, uma atualização de firmware) ea pessoa que fez as alterações. Finalmente, todos os documentos devem ser sujeitos a qualidade controle- este será um passo adicional projetado para manter a barra para cima de modo que o padrão de documentos nunca cai abaixo de um certo nível prescrito.

Referências

• ligação Microsoft: Como documentar melhor controle corta o seu risco, aumenta a sua eficiência

Sobre o autor

Steve Tuffill tem escrito profissionalmente desde 1998. Ele é um escritor técnico experiente que já trabalhou na tecnologia dos computadores por muitos anos. Ele também tem experiência com PCs, Macs e UNIX. Tuffill começou a escrever na escola, e continuou a sua formação ao longo da vida, viajando ao redor do mundo. Ele possui um associado do grau das artes em Inglês.