A criação de uma factura com excel

Design A Fatura

Antes de configurar uma fatura no Excel, primeiro é necessário criar um sketch - ou, pelo menos, desenvolver uma idéia aproximada - do que a factura final deve ser parecida. Facturas variar consideravelmente de indústria para indústria e até mesmo empresa para empresa, mas os campos comuns incluem um logotipo da empresa, informações de contato da empresa (endereço, número de telefone, site e endereço de e-mail), nome do cliente e informações de contato, várias linhas de descrições de produtos ou serviços e os preços, um campo subtotal, um impostos (ou taxas) de campo, um montante total devido campo e uma área de bem-print, onde informações sobre garantias, renúncias de responsabilidade e outros acessórios podem ser encontrados. O exemplo anexado, cortesia da empresa de consultoria de negócios do Grupo New Management, mostra um arranjo típico desses campos.

Separado descrição de cada linha

Na área da factura onde os produtos e serviços, as suas quantidades, preços e custos são detalhados, é uma boa idéia para sombrear todas as outras linhas para que os usuários podem mais facilmente ler a factura. Para sombrear a linha, primeira destacar as células a serem protegidas, clicando à esquerda, a maioria das células, segurando o botão do mouse e arrastando para a direita, a maioria das células. Quando a linha é selecionada, clique no "Encher" ícone na barra de ferramentas (ou clique "Formato," então "As células," então "padronizar") E selecione uma cor cinza-claro. Repita esse processo para todas as outras linhas na detalhes parte da factura.

Adicionar um total Per Item

Para cada produto ou serviço, designar uma coluna para indicar a quantidade de itens comprados e rotular esta coluna na linha superior dos detalhes seção, no exemplo fatura acima, coluna "D" Foi utilizado para esta finalidade e o título foi colocada na célula "D11." Em seguida, designar uma coluna em que o preço do produto ou serviço serão listados e colocar um título correspondente na parte superior da coluna (no exemplo, esta informação está contida em coluna "E" e o título situa-se na célula "E11"). Finalmente, designar a última coluna como a "Total" e rotular-lo em conformidade (o exemplo mostra o total na coluna "F" com o título em células "F11"). Automatizar o cálculo do título usando a fórmula do Excel para múltiplos o preço por item pela quantidade. Usando o exemplo factura fornecida, a célula "F12" conteria a fórmula "= * E12 D12" para exibir o preço total de cada item. Essa automação é útil se um cliente compra vários itens ou serviços, ao mesmo preço- por exemplo, um cliente que compra dez latas de comida de gato em US $ 1,00 cada veria "$ 1,00" no "Preço" coluna, "10" no "Quantidade" coluna, e o total de "$ 10,00" seria calculado automaticamente pela fórmula Excel no "Total" coluna. Repita esse processo para cada linha na seção detalhes.

Adicione uma seção Subtotal

Na parte inferior da seção de detalhes do produto ou serviço, designar uma célula - geralmente a célula mais à esquerda na parte inferior da seção - para exibir subtotal do cliente (o subtotal é o preço total da compra antes de quaisquer impostos, taxas ou descontos são aplicados ). Para ter Excel automaticamente calcular o subtotal, tipo "= SOMA (" na célula subtotal, em seguida, clique e arraste o mouse para destacar tudo "Total" células criadas em "Adicionar um total Per Itam" acima. quando tudo "Total" células foram destaque, pressione "Entrar" eo subtotal será exibido (o subtotal irá atualizar automaticamente como itens são inseridos no futuro).

Adicione uma seção Impostos

Nas células logo abaixo da "Subtotal," adicionar (e, quando apropriado, etiqueta) uma célula onde os impostos serão calculados. Para calcular os impostos locais, em primeiro lugar em contato com o coletor de impostos local para identificar a taxa de imposto sobre vendas local (para este exemplo, o valor do imposto de 7,5% será usado). No "Impostos" células da folha de cálculo do Excel, inserir a fórmula Excel para multiplicar o "Subtotal" pelo equivalente decimal da taxa de imposto. Para este exemplo, supondo que a taxa de imposto sobre vendas é de 7,5% eo "Subtotal" é armazenado na célula F27, a fórmula na "Impostos" célula seria inserido como "= F27 * 0,075" Depois ele é inserido pela primeira vez, esta fórmula será atualizado automaticamente com as alterações quando a planilha é usado.

Adicione uma seção total

Para exibir o valor total devido, é necessário acrescentar os impostos e subtotal calculados nos passos acima. Identificar uma célula em que o total será exibido (no exemplo em anexo, o total é exibido na célula "F28"). Nesta célula, insira o Excel "SOMA" fórmula para adicionar o subtotal e os impostos juntos. Se, como no exemplo acima mostra, o subtotal é armazenado na célula "F26" e o valor do imposto é armazenada no celular "F27," A fórmula para calcular a quantidade total devido leria "= SOMA (F26 + F27)" Tal como acontece com o "Subtotal" e "Impostos" células, o "Total" atualizará automaticamente depois que ele é criado inicialmente.

Adicionar notas e outras informações necessárias

Com a informação financeira adicional, use o espaço restante na factura para exibir informações, tais como políticas de retorno, informações de contato, cupons, mensagens de fidelização de clientes ou qualquer outra informação que pode precisar de ser transportado para os clientes. Com esta informação adicional e a factura devidamente formatado e salvo, a factura Excel está completa.

Sobre o autor

Keith Evans tem escrito profissionalmente desde 1994 e agora trabalha de seu escritório fora de Orlando. Ele tem escrito para vários publicações impressas e on-line e escreveu o livro, "Aparências: The Art of Class." Evans é bacharel em Artes em comunicação organizacional do Rollins College e está perseguindo um Master of Business Administration na liderança estratégica de Andrew Jackson University.