Como criar auto-atualização excel gráficos em três etapas fáceis

Se você é como eu, você ama a idéia de gráficos e pode pensar em dezenas de aplicações úteis para eles, mas quando se trata de criando eles, a frustração começa.

Gráficos muitas vezes fazem facilitando decisão. Eles são uma mudança agradável de olhar para linhas e colunas de números. Eles adicionar um pouco de estilo e entusiasmo aos seus documentos ou apresentações. Criar gráficos no Excel parece complicado, então você acaba de se contentar com gráficos simples, que exigem muito trabalho para manter.

Em meu trabalho a tempo completo, gráficos ajudar a encurtar o processo de tomada de decisões, como podemos ver imediatamente os resultados e onde as mudanças precisam ser feitas. A dificuldade em lidar com dados e gráficos que é que você sempre tem que voltar para o gráfico e atualizá-lo para novos dados.

Bem, não mais! Eu quero mostrar-lhe três passos simples para criação de gráficos no Excel que a auto-atualização. Tudo que você tem a fazer é adicionar dados para a planilha e o gráfico gráfico automaticamente. Você não terá que depender dos outros para manipular ou atrapalhar o gráfico e você não terá que fazer todo esse trabalho extra de qualquer um. Você não precisa de nenhuma habilidade do Visual Basic, mas você precisa entender os fundamentos básicos de gráficos do Excel.

Para orientá-lo através do processo, eu criei uma loja de animais fictícia chamada “Patas n` Fangs“?? e eu ter começado um livro do Excel intitulado “pnfinv.xls“??. Aqui está o inventário outubro de animais de estimação a partir do décimo sétimo dia do mês, juntamente com uma carta de base do inventário cão. Este é o ponto de partida e um passo - uma folha de cálculo com um gráfico de base.

O problema é atualizar o gráfico para novos números de inventário diárias. Eu não pode querer balconistas para mexer com as cartas e eu pode estar cansado de fazer isso o tempo todo também. I pode rapidamente olhar para estes gráficos e determinar quando e quantos animais de estimação Eu preciso encomendar o meu fornecedor, então eu não quero abandonar o uso das paradas.

O segundo passo é nomear a coluna que eu quero traçar. Isto é feito através da barra de menu, clicando em Insertgt; Namegt; Definir. Quando o "definir nome“?? janela aparece, começamos clicando dentro da caixa de texto sob “Nomes no livro“??. Neste espaço em branco, que digitar o rótulo para a coluna pretendemos traçar.

Para o nosso exemplo, seria digite “cães“?? exatamente como ele aparece na planilha. Agora nós definimos um nome, mas nós temos que definir melhor o que o nome significa.

Na parte inferior desta janela é uma área em branco para “Refere-se a:“??. Isto é onde a mágica acontece para o nosso gráfico. Nesta caixa usamos a função de deslocamento. Observe a fórmula é “= OFFSET (Folha1 $ B $ 7,0,0, CONT.VALORES (Folha1 $ B $ 6:!! $ B $ 37) -1)“??. Isso parece complicado, mas vamos dividi-la.

O que temos feito nesta fórmula é definir que o nome “cães“?? refere-se a dados em Folha1, com dados a partir de célula B7. O “0.0” ?? aponta para B7, como estes são “Linha coluna“?? variáveis. Se usássemos “$ B $ 7, 1,0" ?? estaríamos fazendo referência B8, como o “1” ?? na linha posição variável significaria que estávamos referindo-se a uma linha abaixo da célula indicada. Em nosso exemplo simples, é muito mais fácil fazer uma referência direta ao ponto dos dados de partida usando “$ B $ 7, 0,0" ??.

Em seguida, a fórmula conta as células não estão em branco em toda a coluna, incluindo o cabeçalho (B6: B37) e subtrai 1 (para o cabeçalho-necessário para triagem funções). Note dois pontos importantes. Primeiro, o “Sheet1" ?? porção com a fórmula é simplesmente o nome da folha sobre a qual os dados estão localizados. padrão do Excel é Sheet1. Seus gráficos poderiam estar na mesma pasta de trabalho Excel, mas em uma página intitulada como “gráficos” ??, enquanto você pode ter vários títulos patrimoniais como “Outubro 09 Inv” ??, “Novembro 09 Inv” ??, etc. Certifique-se para referenciar corretamente o título da folha ou você vai ter uma confusão em suas mãos.

O segundo ponto é que, para nosso exemplo, temos um número definido de dias no mês (31), então o nosso número máximo de entradas em um por dia é trinta e um. Assim, a nossa gama definida para contar estende-se para a célula B37, em que o 31^st pedaço de dados será. Você pode ter centenas de pontos de dados você eventualmente vai querer preencher e gráfico, ou você pode ter um número definido. O ponto é usar uma referência grande o suficiente para que você não terá que voltar e reajustar os nomes. Se sua planilha é um tamanho definido, basta usar a referência de célula máxima aqui.

Agora nós definimos o nome da coluna e os dados referidos pelo nome “cães“??. O terceiro e último passo é de modo a apontar o gráfico para o nome “cães“??. Isso é muito simples. Botão direito do mouse no gráfico e selecione “fonte de dados“??. Clique no "Series“?? guia e na caixa de texto ao lado “valores“??, basta digitar o nome da planilha eo nome da faixa neste formato -“= Nome do livro! Rangename“??, que para o nosso exemplo vai acabar como“= pnfinv.xls! Dogs“??. O nome do livro é usado aqui em vez do nome da folha, como os nomes definidos de uma etapa estão enraizados ao livro.

Clique “Está bem“?? eo gráfico agora será auto-update! Nós podemos testar isso inserindo mais dados para os próximos dias. Se a sintaxe de suas fórmulas foi digitado corretamente, suas cartas devem atualizar diante de seus olhos! Não há mais clicando e arrastando referência de célula descreve todo o lugar cada vez que você adicionar um pedaço de dados para sua planilha. Você não necessariamente tem que criar um gráfico para começar. Você pode esperar até depois de ter definido um nome e, em seguida, iniciar o processo de criação de gráficos.

Finalmente, para todos os outros animais de estimação em minha loja imaginária que eu possa voltar através do simples processo de três etapas e trabalhar na criação de gráficos auto-atualização no Excel para toda a minha inventário.

Para outras dicas, truques e aplicações interessantes gráficos livre verificar o MUO diretório Charts tag e também verificar a sobressair tag para mais mensagens do Excel.