Como arquivar arquivos PDF

Arquivamento já não se aplica apenas aos documentos em papel.

Porque formatos de registros eletrônicos mudar tão rapidamente e formatos de arquivo só pode ser aberto por determinados programas, houve uma certa relutância em confiar em programas de software proprietário para arquivar documentos eletrônicos. Embora o formato PDF foi inventada pela Adobe, as especificações para ler e editar um documento PDF estão disponíveis para desenvolvedores de terceiros e os usuários não têm que confiar em Adobe para abrir os documentos. Por esta razão, os arquivistas começaram a contar com a / A formato de arquivo PDF para o arquivamento de registros eletrônicos.

Entenda a diferença entre um PDF regular e PDF / A. Segundo a Organização Internacional de Normalização, PDF / A é um formato de arquivo baseado em PDF, que "fornece um mecanismo para representar documentos eletrônicos de maneira que preserva sua aparência visual ao longo do tempo, independente das ferramentas e sistemas usados para criar, armazenar ou tornando os arquivos." A PDF / A arquivo é um PDF permanente que é formatado de tal forma que ele pode ser recuperado na mesma forma por um longo período de tempo.

Abra o documento PDF que deseja arquivar no Adobe Acrobat 8.0 ou superior ou um terceiro editor fonte do partido. Consulte Recursos 1 para uma lista completa de PDF criação de software.

Video: Como Disponibilizar Arquivos Para Download no Google Drive?

Reveja o que elementos estão no PDF. Para um PDF para ser compatível com o formato PDF / A tem que ser 100 por cento contido, o que significa que há elementos externos são necessários para o documento a ser visualizado. Fontes, imagens, gráficos e de cores precisa ser incorporado no documento. No Adobe Distiller, clique em Configurações na parte superior da barra de menu e selecione Editar Configurações PDF. Aqui, você terá a opção de incorporar fontes imagens e cores. Vídeo e áudio elementos não podem ser incluídos no PDF / A.

metadados de entrada no documento para que ele será pesquisável. metadados PDF inclui palavras-chave, a versão do PDF utilizado eo nome do programa que criou o documento PDF. Para introduzir os metadados no Adobe Acrobat, clique em Avançado em na barra de ferramentas superior. No menu suspenso, clique em Documento de metadados.

Salvar o documento em um arquivo. Um arquivo pode ser um servidor externo seguro, disco rígido ou um DVD de ouro. Os meios de comunicação que você decidir para armazenar seu arquivo PDF vai depender do que é mais seguro em seu escritório ou casa.

Atenção

arquivos PDF / A podem ser maiores do que arquivos PDF regulares, porque tudo está incorporado.

Unid você precisará

Referências

PDF como um padrão para arquivamento
Archivematica: Media Tipo planos de preservação
Um novo padrão para Long-Term Arquivamento
Adobe: Adicionando inteligência de mídia

Video: Como Salvar Arquivos no Google Drive - Arquivos online Gratís | Ezec Tech

Sobre o autor

Carey Stumm é um arquivista no museu de história em Nova York e professor de estudos do museu em um programa de pós-graduação da universidade. Ela tem sido um escritor da concessão para museus para seis anos e tem escrito sobre a preservação da mídia, arte e história do transporte. Stumm tem um mestrado em biblioteconomia e informação.