5 Passos para economizar papel e entrar na era digital

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Papel e materiais alternativos como o pergaminho já foram materiais muito raros e preciosos. Hoje, usamos papel em quase toda parte, ou melhor - onde quer que ele não pode ser substituído por plástico.

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Produção de qualquer material é uma carga sobre o ambiente, embora de papel - normalmente feitos de madeira, é biodegradável e, portanto, muito mais fácil de ser reciclado.

A era digital não só irá economizar papel e ajudar o meio ambiente, mas também irá poupar-lhe toneladas de espaço: sua mesa ou até mesmo sua geladeira vai olhar muito mais limpo. Encontrar documentos será muito mais rápido. E depois de tudo, vivemos na era digital! Aqui está como você começar:

1. Digitalização

Tudo começa com a digitalização de seus documentos em papel existentes. Se você não tiver um scanner, você pode usar sua câmera digital, tirar uma foto e usar Snapter para corrigir perspectiva e distorção. Damien revisada a ferramenta em detalhes um par de meses atrás: Snapter - digitalizar seus documentos sem um ScannerSnapter - digitalizar seus documentos sem um ScannerSnapter - digitalizar seus documentos sem um Scannerconsulte Mais informação

2. Arquivo

Certifique-se de descobrir um bom sistema que permitirá que você acompanhe facilmente abaixo de um documento que você pode precisar. Sempre se pergunte: “Onde e como eu vou olhar para isso?”

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A maneira mais fácil de arquivamento de documentos, provavelmente, é tê-los como PDFs, nomeando-os com a data e uma breve descrição e procurando o que você precisa dentro do conteúdo por palavras-chave.

Desde a pesquisa de imagens para o texto ainda não é um padrão, o nome do arquivo para imagens terão de ser muito descritivo. Alternativamente, você pode usar uma ferramenta chamada JOCR, que irá extrair o texto a partir de documentos digitalizados e colocá-los em um arquivo de texto. Você pode dar o arquivo de texto exatamente o mesmo nome como a imagem, arquivá-lo na mesma pasta, e de que maneira você vai ser capaz de controlar facilmente para baixo do respectivo documento. Varun revisada JOCR: Como extrair texto de ImagensComo extrair texto de imagens (OCR)Como extrair texto de imagens (OCR)A melhor maneira de extrair texto de uma imagem é a utilização de reconhecimento óptico de caracteres (OCR). Nós mostramos-lhe sete ferramentas de OCR grátis para o trabalho.consulte Mais informação

Se isso soa como muito trabalho, você também pode arquivar os documentos digitalizados e PDFs usando o Gmail. Apenas envie os arquivos para si mesmo e escreva os apropriados, palavras-chave relevantes para o e-mail. Basta ter em mente o risco de segurança que você pode estar expondo seus arquivos para, então não tente fazer upload de documentos sensíveis.

3. Use Tools

Nós usamos um monte de papel para notas aleatórias, o que irá, em seguida, ficar por aqui em nossas mesas para sempre ou até que derramar café nele. Para economizar papel e fazer sua mesa olhar um pouco mais arrumado, para tentar obter uma rotina para o uso de ferramentas.

Lembretes, notas rápidas, listas de tarefas, endereços podem ser organizados e armazenados digitalmente. Dependendo do que ferramentas que você usa, pode ter o benefício adicional de acessá-los onde quer que esteja.

Para notas rápidas, você deve usar Stickies, que basicamente é a alternativa digital para Post-It Notes.

Google Calendar faz para um excelente calendário online e desktop. Ele também pode lembrá-lo de tarefas. Se você integrar o Calendário Google para Thunderbird, você pode até criar listas de tarefas diretamente de seu desktop. Em meu artigo Como: Integrar Google Calendar Em Thunderbird, você vai ver como isso é feito.Como integrar o Google Calendar Em ThunderbirdComo integrar o Google Calendar Em ThunderbirdVocê está usando Thunderbird e Google Calendar e você quer saber como você pode unir os dois? Nós mostramos-lhe como integrar totalmente o Google Calendar com o Thunderbird.consulte Mais informação

Uma das melhores ferramentas para se manter organizado e se livrar de notas de papel e lembretes é Remember The Milk. Sendo compatível com uma gama de outras aplicações, assim como ele pode se tornar o seu hub central para manter o controle de tarefas e informações. David coberta 8 maneiras fáceis de gerenciar tarefas com o Remember The Milk, o que dá um pouco mais de visão sobre o que esta ferramenta pode fazer por você.

Além disso, no artigo Organize a sua vida com ferramentas de gerenciamento gratuito Online Time, Eu revi várias outras ferramentas úteis, alguns dos quais são mencionados acima.

4. Backup, backup, backup

Para ir totalmente sem papel, você teria que descartar os documentos originais em papel em algum ponto ou armazená-lo afastado. Claro, existem documentos que você tem que segurar. Mas para a maioria, as cópias digitais será bom o suficiente.

No entanto, os acidentes acontecem. Seu disco rígido pode corrupto, levando as cópias digitais de seus documentos com ele. Então, é importante para criar backups regulares.

arquivos confidenciais nunca devem deixar o seu disco rígido e você deve apoiá-los para unidades externas em uma base regular. Mark reviu uma ferramenta chamada SyncBack, que irá ajudá-lo a fazer isso facilmente: Backup de seu disco rígido com SyncBack

E sobre os documentos armazenados na sua conta GMail? Embora o Gmail pode ser um lugar bastante seguro, você também deve fazer backup sua conta GMail, só para ter 100% de certeza de que tudo é contabilizado.

Existe uma maneira de fazer backup GMail usando o Gmail Backup, como Karl descrito em seu artigo Como fazer backup sua conta do Gmail para o seu computador.Como fazer backup sua conta do Gmail em seu disco rígidoComo fazer backup sua conta do Gmail em seu disco rígidoconsulte Mais informação

Finalmente, ter uma cópia eletrônica de cada documento importante, mesmo se você não pode descartar o original, é uma cópia de segurança em si mesmo. Imaginem todos os seus documentos em papel preciosos perdidos em uma enchente ou incêndio - e você ainda tem uma cópia em um disco rígido.

5. Repita

Faça os passos acima um hábito. Isso é crucial. Manter a definição de lembretes para digitalizar documentos em papel. Faça a digitalização de uma rotina para tudo novo que vem em, e trabalhar em coisas antigas quando tiver tempo. E repita.

Então, o que está impedindo de totalmente conversão de um usuário do papel da velha escola para o novo mestre era digital? Deixe-nos saber, digitalmente, nos comentários.

Créditos das fotos: spekulator, Gastonmag, bosque