Como usar o evernote para gerir as suas reuniões

Você sabia que as últimas ferramentas fornecidas pelo Evernote torná-lo uma aplicação muito útil para gerenciar reuniões?

Organização e gestão de reuniões é uma parte tediosa ainda importante de fazer as coisas, e eu não tinha percebido o quão útil Evernote pode ser para a criação de agendas de reuniões e tendo minutos até recentemente. o recursos mais recentes para adicionar listas de tarefas, a criação de tabelas, a partilha de notas e notebooks, e anexar documentos faz Evernote uma ferramenta ideal para o gerenciamento de reuniões.8 Evernote Upgrades Você Deve Saber Sobre8 Evernote Upgrades Você Deve Saber SobreParece que a cada dois meses, Evernote recebe atualizações adicionais. Alguns estão silenciosamente lançado, enquanto outros são muito aguardado pelos usuários pesados ​​Evernote. Desde que eu escrevi meu último artigo sobre o novo design e do Evernote ...consulte Mais informação

Se você é novo para o Evernote, o download do nosso livre Manual Evernote não oficial para se levantar e correr em nenhum momento.

Criar um modelo

Todas as equipes, comitês e organizações têm necessidades específicas e propósitos, mas quando se trata de criar uma agenda da reunião há alguns itens padrão que você provavelmente irá incluir para cada reunião. Antes de sua próxima reunião, criar um modelo de nota que será utilizado para a agenda e os minutos de sua reunião.

Eu prefiro usar as tabelas Evernote apresentam para a agenda e os minutos porque redimensiona automaticamente como o conteúdo é adicionado. Colunas e linhas não podem ser adicionados ou excluídos, mas desde que eu use a tabela como um modelo, isso não é um grande problema. Adicionando os nomes dos participantes regulares faz com que seja mais fácil de marcar que participou da reunião.

I manter a data ea hora da reunião na seção de título da nota para torná-lo mais fácil para mim e para outros membros da equipe para identificar as informações. Outra bonita peça de formatação de uma agenda é o item de menu horizontal regra especial do Evernote (Formato gt; Insira Regra Horizontal).

Video: Como Fazer Ata de Reunião usando o Evernote - Organize-se fácil!

Duplicar sua nota agenda e experimentá-lo da próxima vez que você tem um encontro real para ver o que precisa ser revisto. Quando estiver satisfeito com os resultados, você pode duplicar o modelo para futuras reuniões, e, claro, manter todas as suas notas de reuniões em um notebook designado. Você também pode exportar (Arquivo gt; Export Note) A nota de modelo para a pasta de documentos ou conta Dropbox, e re-importar uma cópia, quando necessário.

Link para Outras Notas

Na preparação da agenda para você reunião, você pode ou não pode saber que as ligações externas e links para as notas podem ser adicionados a itens na sua nota reunião. Para adicionar um link externo, selecione e clique com o botão direito em um item na nota, e escolha Ligação gt; Adicionar Link ... e inserir a URL externa.

Video: Reuniões Produtivas com Evernote

Para conectar-se a uma outra nota na sua Evernote, clique com o botão direito sobre a nota em um trecho, cartão, ou exibição de lista e selecione Cópia Nota Ligação. Cole o link como faria qualquer link externo para conectar-se a nota. Isto é muito útil para adicionar os resultados das reuniões anteriores à sua agenda atual, ou discutir os itens do menu para o qual você tem outros materiais em Evernote.

Compartilhamento e colaboração

Embora existam vários bons agenda e minutos aplicativos disponíveis para o iPad, Eu prefiro usar o Evernote por causa de sua recursos de compartilhamento e colaboração. Estes tornam mais fácil compartilhar agendas e reuniões on-line ou via e-mail com sua equipe e outros participantes da reunião.MinuteTaker e Reuniões ajudar a produzir relatórios profissionais Minuto iPadsMinuteTaker e Reuniões ajudar a produzir relatórios profissionais Minuto iPadsNa minha linha livre MakeUseOf Guia Online reunião onde eu forneci algumas dicas para o planejamento e realização de reuniões sobre a Web, eu referenciados alguns minutos tomada aplicativos também. Embora muito poucos de nós ...consulte Mais informação

Outra vantagem deste tipo de partilha é que links para suas notas da reunião incluirá sempre alterações e atualizações para as notas, e que a disposição das notas do Evernote é profissional em uma página web.

Se você usar um prémio conta Evernote você pode compartilhar notas com outros usuários do Evernote, particularmente para fins de colaboração. notas compartilhadas pode ser definido para acesso somente leitura ou ler e modificar. Evernote mantém o controle de quem modificou as notas, e se existem quaisquer conflitos de sistema, Evernote faz automaticamente uma cópia do seu bilhete em conflito para que o problema pode ser resolvido.

lembretes

Outro recurso útil no Evernote é que a capacidade para definir lembretes. Pessoalmente eu anexar um lembrete para uma agenda de reuniões que o que me lembra de enviar as atas aos participantes alguns dias antes da reunião está a ser realizada. lembretes Evernote vai aparecer em todos os seus dispositivos que Evernote instalados.

Durante o encontro

Embora Evernote é, naturalmente, útil para tirar minutos, muitas versões incluem um recurso de apresentação para exibir sua agenda de reuniões e outras notas através de uma tela de projeção, bem como uma ferramenta de marcador de built-in para destacar conteúdo.

A ferramenta de apresentação inclui um item de menu para apresentar uma nota em outra tela, mas você vai precisar clique ou toque no botão apresentação na barra de ferramentas cada vez que você mudar para uma nota diferente, por isso não deixe de praticar o uso do modo de apresentação antes sua reunião! O recurso de apresentação também pode ser usado como um “quadro” digital para debater idéias.

A ferramenta de gravação de áudio também é útil para gravar partes da reunião que deseja rever mais tarde. Você pode precisar de um microfone externo, em vez do microfone interno em seu Mac ou PC, para obter uma boa gravação de uma sala cheia de pessoas de qualidade.

O Evernote não neste momento permitem duas ou mais pessoas para colaborar ao vivo em notas, mas uma recente atualização para os LiveMinutes de serviços online (comentado aqui) Não permite a colaboração em tempo real usando notas do Evernote.

Post-Meeting

Tal como acontece com agendas, Evernote torna conveniente para também compartilhar os minutos de sua reunião quase que imediatamente após a reunião é concluída. colaboradores da equipe podem fazer os ajustes necessários para os minutos e os minutos podem ser usados ​​para preparar a agenda para a próxima reunião.

A beleza de usar Evernote é que todos os seus minutos são mantidos em um notebook para fácil acesso. Depois de acumular lotes de notas minuto, você pode selecioná-los todos e quer fundi-los em um grande nota, ou exportá-los para uma unidade local (Arquivo gt; Export Notes), Onde podem ser recuperados se você precisar deles novamente.

Observe também quando várias notas são selecionados em um caderno, uma tabela de conteúdo pode ser criado para essa coleção. O TOC é criado como nota e é uma ótima maneira de compartilhar maneira uma lista de minutos terminados ao longo do tempo.

Se adapta às suas necessidades

Usando Evernote de forma eficaz para ajudar a organizar e executar as suas reuniões requer que você está familiarizado com muitos dos recursos avançados do serviço. Se os membros da equipe também estão usando o serviço, ele pode fazer organizar, colaborar e compartilhar materiais de reuniões mais fácil, e isso significa que usando algumas aplicações menos para fazer as coisas.

Deixe-nos saber se você usar o Evernote para a preparação e realização de reuniões nos comentários, abaixo.