Dicas sobre planejamento e realização de reuniões eficazes com os hangouts do google

Com a tecnologia da Internet de hoje, a realização de reuniões on-line pode ser eficiente e de baixo custo, especialmente se você pré-planejá-los e fazer uso de ferramentas de economia de tempo. Para o último par de meses eu já participou de reuniões on-line usando o Google Hangouts.

Embora tenha limitações, a voz ea plataforma de vídeo é bastante fácil de usar, e inclui recursos extras úteis para a realização de reuniões.

Google Hangouts Preparação

A melhor maneira de obter os participantes da reunião a bordo com o Google Hangouts é enviá-los como fazer instruções para baixar e instalar o plug-in do Hangouts. Faça isso várias dias antes da reunião para garantir os participantes têm tempo para configurar.

Video: Como Fazer Reuniões Altamente Eficazes - Transforme sua Rotina

Informar os participantes que eles vão precisar de uma câmera e um microfone para participar. Um microfone, mesmo que é um par de fones de ouvido do iPhone, separa a saída de som do-entrada de áudio, mantendo assim as vozes dos ecoando de volta para a conversa.

Video: Aula de Secretariado: Organização de Reuniões e Viagens - Instituto Monitor

Em seguida, desenvolver uma agenda para a reunião. todo um artigo poderia ser escrito sobre a tomada de agenda. Mas uma questão importante com a criação de agendas é, além de listar os itens da agenda, você também deve fornecer uma breve descrição ou propósito para cada item. Por exemplo, se o item é “potluck empresa” ou “redes sociais”, estado que você ou os outros membros quer alcançar com esse item.

você vai discutir porque você precisa para construir uma rede social, ou você quer Reveja um plano para a rede social já existente? Ou talvez o objetivo é relatório e Avalie dados sobre redes sociais. Fornecendo um propósito para cada item vai ajudar a decidir quanto tempo cada item precisa, e quais os recursos necessários para discutir para discuti-los.

Mande um convite para o Hangout pelo menos 30 minutos antes da reunião está a ser realizada. Isso vai dar aos participantes tempo para configurar sua câmera e microfone. Infelizmente, você tem que enviar convites cada vez que você realizar uma reunião em Hangouts. Os convites podem ser feitas via e-mail ou de sua página Hangouts, e apenas 9 pessoas podem participar de um Hangout de uma só vez. Além disso, tente iniciar e reuniões sobre o tempo acabar.

Aplicativos reunião

Na área de Hangouts, um dos participantes primeiras ferramentas devem estar cientes de é o recurso de bate-papo, no topo de extrema-esquerda da página. chats escrito pode ser útil para o brainstorming itens, a partilha de links, e postar outras informações escritas.

A caixa de bate-papo é rápido e fácil, mas o Google Hangouts integra com o Google Docs, que está na barra de menu do Hangouts. Qualquer participante pode iniciar um documento no Hangouts, mas o documento não será visto por outros participantes até que eles selecionar Google Docs na barra de menu.

Video: Fazer Reunião por vídeo (Videoconferência)- HANGOUT

Você pode, compartilhar curso documentos existentes usando essa ferramenta, que é outra maneira eficaz de fazer reuniões mais produtivas. Se um item da agenda, por exemplo, as chamadas para discutir e rever um comunicado de imprensa, esse documento pode ser puxado para cima e colaborou em durante a reunião.

O aplicativo Screenshare é outra ferramenta útil. Um participante pode clicar no botão Screenshare e selecione para compartilhar uma janela aberta ou uma tela inteira em seu desktop. A partilha de ecrã irá substituir a câmera de vídeo e mostrar o que está em sua tela. Você simplesmente desmarcar o botão Screenshare para voltar à câmara.

tomando Minutos

Se você está a realização de reuniões regulares, como um grupo, organização ou negócio, você provavelmente vai querer tomar minutos para que suas reuniões para rever tarefas, trabalhos e resumos das discussões. Existem várias ferramentas para fazer isso. Um útil é simplesmente criar um modelo minutos no Google Docs.

No entanto, quando você digita enquanto no Google Hangouts, os participantes ouvirão a digitação no teclado, mesmo se você estiver usando fones de ouvido. Então, quem está digitando e tomando minutos provavelmente terá que desligar seu microfone durante a digitação.

Eu prefiro no entanto, usar um aplicativo para iPad chamado MinuteTaker (US $ 7,99.) É muito útil para tirar e gerenciar minutos, e não há nenhum ruído de fundo quando você usar o teclado embutido no iPad.

Quando eu uso MinuteTaker, eu posso muito bem terminar e-mail os minutos logo após a reunião. A maior desvantagem para o aplicativo é que você pode apenas compartilhar minutos em PDF Format- no entanto, você pode copiar e colar o conteúdo em um arquivo de texto regular. O aplicativo on-line, minutes.io, é outra ferramenta para minuto tomada também.

Reuniões nunca são perfeitas, mas com bom planejamento e as ferramentas certas, eles podem ser mais eficiente e menos morosa.

Temos escrito anteriormente sobre o Google Hangouts. Confira alguns dos artigos anteriores abaixo:

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