Torne-se um usuário pro outlook, evitando erros comuns

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Se você trabalha em um ambiente típico de escritório, as chances são muito boas que o sistema de correio é uma Sever Exchange eo que o cliente de escolha mail é o Outlook. Nós cobrimos Outlook aqui no MUO de alguns ângulos, incluindo Outlook Journal e backup de seus dados Outlook. Nós ainda coberto alguns scripts legal VBA no Outlook onde você poderia exportar a sua tarefas em uma planilha do Excel.Acompanhe-mails, telefonemas e tarefas com Outlook JournalAcompanhe-mails, telefonemas e tarefas com Outlook JournalDesde Outlook é quase tão comum como Word e Excel na maioria dos computadores de trabalho em todo o mundo, eu gostaria de compartilhar com vocês algumas dicas sobre como você pode usar o Journal muito legal ...consulte Mais informação

Neste artigo, vou dar uma olhada no cliente Outlook em si e alguns dos erros do Outlook comuns que as pessoas muitas vezes são vítimas de. Felizmente, há alguns construído em ferramentas que você pode usar para tentar proteger-se de fazer um desses erros no trabalho que te levará um longo tempo para viver para baixo.

Quais são alguns desses erros? Como cerca de bater “responder todos”A um desses e-mails em massa e fazer um completo idiota de si mesmo? Que tal escrever algo rapidamente no calor da paixão para o seu chefe que você se arrepende completamente do momento que você clique em "enviar“? Há tantas situações que as pessoas lá fora, que podem se relacionar com este tipo de situações, e muitas pessoas têm suas próprias histórias e-mail de terror. Assim, faz sentido que a Microsoft iria incorporar algumas ferramentas importantes para ajudar a proteger contra os erros comuns do Outlook.

Os perigos de E-mail

Há três perigos e-mail que eu estou indo cobrir neste artigo - o envio de que o email que você se arrepender do momento que você enviá-lo, enviando um e-mail para a pessoa errada, e, finalmente, aquela velha resposta, todos erro que tantas pessoas estão culpado de.

O e-mail Você lamenta Envio

Você sabe o que, todos nós temos aqueles dias. Você começa ainda um outro e-mail de um chefe ou colega que apenas esfrega-lhe o caminho errado. Você teve uma manhã ruim, ou você não terminou sua primeira xícara de café ainda, e assim que você clicar em responder e apenas desencadear toda a sua frustração e raiva em um, e-mail horrível.

5 minutos e várias palavras-feitiço mais tarde, você terminar esse e-mail e com apenas uma pausa, você clicar em “Enviar“. Então, depois de se sentar na satisfação presunçosa por cerca de três ou quatro segundos, ele começa a amanhecer com você exatamente o que você acabou de fazer - e as conseqüências potenciais. Você percebe, com um sentimento de naufrágio seu estômago, que você realmente não deve ter enviado.

Não tenha medo, Outlook vem com uma ferramenta muito legal apenas para esse tipo de coisa - exceto que você tem que fazê-lo em seu cliente antes você cometer este erro emocional, e não depois. Eu o chamo de “seguro de e-mail-delay”. Para ativá-lo, basta clicar em “Informações do arquivo”E clique em“Gerenciar Regras & alertas“.

Basicamente, o que você vai fazer aqui é criar uma regra que atrasa todos os seus e-mails enviados por 5 minutos. Isto dá-lhe um pouco de seguros “cool-down”, de modo que você pode evitar esses erros aconteçam antes que eles aconteçam.

Na tela de regras de e-mail, clique em “Nova regra…”

Em seguida, clique em “Aplicar regra sobre mensagens enviadas“. Isso aplicará o atraso para cada email que você enviar o momento em que você clicar no botão “Enviar”Botão.

Na próxima etapa do Assistente de regras, você tem a opção de limitar o número de mensagens enviadas este se aplica. Por exemplo, pode ser importante apenas mensagens, ou com certas palavras no corpo da sua mensagem (talvez a verificação de certas palavras escolha maldição que você gosta de usar?)

Neste exemplo, eu vou apenas aplicá-la a todas as mensagens enviadas, para que você clique em Avançar e, em seguida, basta clicar em “Sim” para a mensagem de aviso.

Finalmente, selecione “adiar a entrega de um número de minutos", Clique no "um número”Link, e definir o período de atraso para qualquer quantidade de tempo você acha que vai levá-lo para se refrescar e cancelar a mensagem antes que ela realmente é enviado.

Na etapa final, você pode aplicar exceções a esta regra de modo que não irá atrasar mensagens enviadas para certas pessoas (como um exemplo). Por exemplo, eu sei que pode muito bem escrever qualquer coisa que eu quero para o meu buddy John, e ele não vai ficar com raiva de mim. Nós somos melhores amigos depois de tudo - então eu vou fazer uma exceção para essas mensagens com seu endereço de e-mail no campo “destinatário”.

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Nome sua regra de atraso, e você está pronto para ir (não se esqueça de ligar a regra).

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Agora, cada vez que você enviar um e-mail, ele vai sentar-se na caixa de saída para 5 minutos. Então, se você decidir depois de um minuto ou assim que o envio do e-mail foi realmente um grande erro, você pode entrar em sua caixa de saída e apagar a mensagem - e evitar uma grande crise.

Verifique Quem Sua mensagem vai

Há um erro comum que as pessoas fazem ao enviar rapidamente e-mails para as pessoas - você provavelmente já experimentou isso sozinho. Você vai para enviar um e-mail para um amigo chamado, digamos, Ryan Dube por exemplo. Então você digitar “ry” e três nomes correspondentes da lista de contatos global do servidor Exchange ou de sua lista de contatos pessoais vir para cima.

Porque você está com tanta pressa, você acidentalmente selecionar “Bryan Dube“, E prossiga para escrever sobre a sua escapadela de fim de semana em Las Vegas. Você cuidadosamente detalhe todas as coisas que você fez lá - você sabe, todas as coisas que deveriam fique em Las Vegas? Você clique “Enviar", abre o teu "Enviei”Caixa para se certificar de que foi para seu amigo está bem, e, em seguida, amanhece em que você enviou para a pessoa errada. Pior ainda - Bryan Dube passa a ser o presidente da empresa que tinha enviado-lhe algum e-mail em massa na semana passada (é por isso que ele apareceu como um contato drop-down).

Sim, isso é chamado sendo ferrado.

Em vez disso, fazer uso de um pouco pró-ponta conhecido como Control-K direita após digitar o primeiro par de letras do nome do seu amigo. Isso abre a “verificar nomes”Ferramenta e permite que você realmente selecionar o nome da pessoa na lista de contatos oficial.

Isso pode se sentir como um passo extra no início, mas para aquelas mensagens particularmente sensíveis, é um passo extra muito importante. Ele permite que você confirmar e garantir que a mensagem a sua escrita vai para a pessoa correta.

Vamos MailTips alertá-lo de erros do Outlook Comum

Pessoalmente, acho que as Dicas de Email é uma das maiores invenções já construídos para o Outlook. Dicas de Email protege você de uma longa lista de questões, avisando-o sobre coisas como se o destinatário que você está enviando um email para é realmente um grupo com um grande número de destinatários (que irá protegê-lo da resposta-all erro), se você está enviando um email para alguém de fora da empresa, e dicas informativas semelhantes.

Para activar as Dicas de Email, basta ir em Opções do Outlook, selecione “Enviar”E, em seguida, role para baixo até ver o“Opções de Dicas de Email”Botão.

Você verá todas as coisas que MailTips faz para você nesta caixa Opções. Se você gosta de tudo que você vê, confirmam que “exibir automaticamente”Está selecionado e, em seguida, clique em OK.

Dicas de Email pode realmente ser um salva-vidas. Quando e-mails críticos rolar, você vai ter derrubado que este é um que você pode querer responder. Ele também informa se ele veio de um sistema automatizado que auto-transmitiu o e-mail para você - uma característica agradável para o pessoal de TI que criaram regras auto-forward de diferentes scripts que monitoram sistemas de computadores e servidores.

Dicas de Email também irá aconselhá-lo quando você está tentando enviar um e-mail para um endereço de e-mail inválido, ou para um endereço que contém um grande número de destinatários. Dicas de Email pode salvá-lo de cometer erros de e-mail comum em demasiadas maneiras de listar aqui.

Basta usar estas três importantes pro-tools no Outlook poderia salvar sua vida - ou pelo menos o seu orgulho. Capacitá-los e usá-los, e salvar-se a dor de fazer estes erros comuns do Outlook. Pode até salvar sua carreira!

Você já fez todos os erros de e-mail embaraçosas onde dicas como estas teria que você salvou? Compartilhe suas experiências na seção de comentários abaixo!