Como usar mailings do microsoft word para automatizar e-mails

Enquanto há um monte de coisas que eu não gosto sobre o Microsoft Word, há muitas mais coisas que eu amo sobre isso. Em particular, eu gosto de como flexível as ferramentas de desenho são, os modelos incluídos para coisas como cartas e currículos, e acima de tudo, eu amo a capacidade de automatizar muitas das tarefas que você faz frequentemente. Uma dessas tarefas é o envio de relatórios ou e-mails.

Video: Email Merge with Outlook Word and Excel (2007/2010/2013/2016)

A maioria de nós são confrontados com um emprego onde você tem que enviar um relatório para uma equipe inteira de pessoas. O que torna esta pior, por vezes, é que você tem que enviar e-mails adaptados individualmente a cada pessoa com informações específicas que lhes digam respeito. Talvez 80 a 90% do palavreado é o mesmo, mas que 10 ou 20% específico para a pessoa é única - para que você encontrar-se gastar horas escrevendo o e-mail após e-mail.

O envio de e-mails automáticos

No passado, Eu escrevi sobre como você pode automatizar o Google Analytics para enviar relatórios programados, o que você poderia então passar para o seu chefe ou cliente. Mas a forma de automação que eu vou mostrar para você hoje é um pouco diferente. Em vez de produzir os dados para você, o Word vai preencher automaticamente os detalhes sobre a pessoa em sua lista de contatos, enquanto que lhe permite preencher rapidamente nos dados ou informações que você deseja enviar a essa pessoa. Isso faz com que o e-mail sentir pessoal e direta, mas ao mesmo tempo você não está gastando horas escrevendo-se dezenas ou centenas de e-mails, diretos pessoais.Como colocar o Google Analytics para trabalhar para você com e-mail RelatóriosComo colocar o Google Analytics para trabalhar para você com e-mail Relatóriosconsulte Mais informação

Para começar, no Word (em meus exemplos é Word 2007), clique em “correspondências”E clique em“Iniciar mala direta.”

O assistente não é necessário, mas é bom porque ajuda a se lembrar de tudo que você precisa fazer. Primeiro, escolha um modelo que você gostaria de usar para o seu relatório genérico.

Word tem um monte de bons estilos e layouts. Depois de escolher o seu modelo, basta clicar em OK. Agora todo o seu relatório é escrito para você, tudo que você tem a fazer é preencher o texto. Quando se trata da data, certifique-se de escolher “hoje” para que o documento utiliza sempre a data de hoje cada vez que você recriá-lo mais tarde.

Quando você escolhe sua lista de destinatários para receber esses e-mails, você pode usar seus contatos do Outlook atuais, uma lista de contatos atual que você tiver exportado de algum outro lugar, ou criar uma nova lista de contatos.

Video: Create Mailing Labels in Word using Mail Merge from an Excel Data Set

No meu exemplo, eu selecionei destinatários dos meus contatos atuais do Outlook.

Agora que você tem seus destinatários selecionado, você vai contar para o documento que informação para retirar das informações Contatos e automaticamente incorporar no relatório. Você pode fazer isso clicando no botão “Inserir campo”Botão.

Por exemplo, eu estou criando um relatório sobre um site específico para um cliente, para que eu tenha definido que o site em seus detalhes de contato, e aqui eu estou dizendo a Palavra de usar essa URL no relatório.

Se você estiver usando o Outlook, não se esqueça que contatos do Outlook oferece campos de usuários, onde você pode inserir qualquer informação que você deseja para essa pessoa.

Isto é útil quando as informações que você deseja incorporar para que a pessoa não é encontrada nos campos de lista de contactos.

A coisa mais legal sobre os do Microsoft Word Mailings é que você basicamente criar “preencher” campos para as partes do relatório que são únicas para cada pessoa.

Video: Word 2010: Mail Merge

Então, como você está escrevendo a mensagem genérica e você chegar a um lugar onde você tem que escrever algo que teria dados específicos relevantes para essa pessoa, basta clicar em “Regras”E escolha“Preencha“. Isso permite definir o prompt pergunta e uma resposta padrão. O que vai acontecer é quando você carregar o seu documento automatizado, ele irá pedir-lhe para preencher em cada um dos campos de preenchimento para cada destinatário.

Video: Cómo combinar correspondencia y enviar por correo electrónico con Word 2007 y 2010

Uma vez que você terminar de criar o seu mailing automatizado, o seu documento será composto de alguns campos que preenchem automaticamente com base em dados do destinatário de contato e outros campos irá preencher com base no que você especificou para obter informações.

Para cada documento, você pode rapidamente enviar o relatório de e-mail a partir do Word, clicando no botão Outlook na parte superior direita da tela, escolhendo “Enviar email”(Ou enviar como anexo de PDF), e está feito!

Usando esta técnica, você vai reduzir o seu trabalho correspondência em pelo menos 50% ou mais. Na frente ele vai levar algum tempo para obter o documento configurado perfeitamente, mas a cada semana ou mês que você precisa emitir o relatório, você vai ser muito feliz que você colocar no esforço.

Dê Microsoft Word Correspondências um tiro e deixe-nos saber como foi. Será que ele lhe poupar tempo? Compartilhe suas próprias experiências com ele na seção de comentários abaixo!