Como melhorar a gestão de documentos com propriedades na microsoft office

Cada documento criado por um aplicativo Microsoft Office tem um número de propriedades de documentos, incluindo título, autor, assunto, e muitos outros. Na maioria das vezes, você vê estes quando você está procurando por seus arquivos, mas você sabia que essas propriedades do documento pode realmente ser realmente útil para gerenciamento de documento

Veja como visualizar, alterar e tirar proveito de propriedades do documento no Microsoft Office.

A janela Propriedades do Documento

Como você abrir a janela de propriedades do documento depende da versão do Office que você está usando. No Office 2007 aplicativos, você clique no botão Microsoft Office, clique em Preparar gt; propriedades gt; Propriedades avançadas. Em 2010-2016, você vai bater Arquivo gt; informações, eo painel de propriedades do documento aparecerá no lado direito do menu. De propriedades suspensa, selecione Propriedades avançadas. Em um Mac, você só vai usar Arquivo gt; propriedades.

Estas propriedades estão disponíveis em Word, Excel, PowerPoint, Access e Publisher, mas eu vou estar usando os três primeiros para screenshots. O mesmo processo seria usado em qualquer das outras aplicações.

Resumo documento

Quando a janela abrir, primeiro, você verá as informações básicas que você esperaria Excel, Word ou PowerPoint para armazenar sobre o seu documento na seção Resumo. Título, Assunto, Autor, gerente, empresa, e assim por diante. Se você estiver olhando para mudar o Excel propriedade-ou planilha autor outro básica propriedade, você pode fazê-lo a partir desta primeira janela.

Estatísticas do documento

A próxima guia, Estatística, contém dados calculados automaticamente, como datas de criação e modificação, números de revisão, impressões, caracteres, linhas e assim por diante.

As estatísticas que são recolhidos aqui dependem de qual programa você está usando. PowerPoint, por exemplo, tem mais detalhes sobre slides, slides ocultos, multimídia e notas.

Excel, em contraste, não armazena tanto na secção de estatísticas em tudo.

conteúdo do documento

A próxima guia, Conteúdo, provavelmente não contém nada para muitos dos documentos que você está trabalhando no momento. Mas isso pode mudar quando você vê como é útil. Para mostrar o que ele pode fazer, vamos usar um documento que eu criei, uma história de thrash música na década de 1980. Isso iria funcionar tão bem com um relatório de pesquisa, plano de marketing, ou romance.Google Docs vs. Microsoft Word: O Death Match para escrever ResearchGoogle Docs vs. Microsoft Word: O Death Match para escrever Researchsoluções on-line estão se tornando a norma. Decidimos ver como Microsoft Word empilha contra o Google Docs. Qual deles vai fazer o melhor trabalho de pesquisa?consulte Mais informação

Agora, vamos dar uma olhada no guia Conteúdo da janela de propriedades.

Como você pode ver, a guia Conteúdo dá-lhe uma visão geral do que está contido no documento. De onde vem esta informação? De títulos. Se você usar estilos de título do Microsoft Word (Que você pode personalizar em Visão gt; Styles), Eles vão ser importados para a guia Conteúdo para criar automaticamente um esboço. Se você tem realmente um documento longo e você quer ter uma idéia do que está nele, isso pode ajudar.Como usar estilos em Microsoft Word Para salvar um monte de TrabalhoComo usar estilos em Microsoft Word Para salvar um monte de Trabalhoconsulte Mais informação

Como você poderia esperar, os diferentes aplicativos do Office trazer diferentes informações na guia Conteúdo, também. Excel, por exemplo, apenas agarra os nomes das planilhas que você criou.

PowerPoint, por outro lado, vai lhe dar informações sobre quais fontes você usou, quais tema da apresentação está usando atualmente, e os nomes dos slides.7 Dicas para criar Professional PowerPoint Templates7 Dicas para criar Professional PowerPoint TemplatesNinguém se beneficia de uma apresentação PowerPoint chato. Use essas dicas para se certificar de seus esforços sempre pegar seu público.consulte Mais informação

Propriedades personalizadas de documentos

A guia final é onde as propriedades do documento ficar muito útil. Se você quer gravar (ou encontrar) absolutamente nenhuma informação sobre um documento, este é o lugar onde você pode fazê-lo. A guia Personalizado é o mesmo para o Word, Excel e PowerPoint, por isso vou estar usando Word para screenshots.

Aqui está a lista de todas as propriedades internas do documento:

• Verificado por
• Cliente
• data de conclusão
• Departamento
• Destino
• Disposição
• Divisão
• Número do documento
• editor
• Para a frente
• Grupo
• Língua
• Mailstop
• Importam
• Escritório
• Proprietário
• projeto Publisher
• propósito
• Recebido de
• Gravado por
• data de gravação
• Referência
• Fonte
• estado
• Número de telefone
• Datilógrafo

Recorde que trabalhou com o Documento

O que torna esta lista especialmente útil é que você pode adicionar vários pedaços de informação para qualquer propriedade. Vamos dizer que você quer que todos em sua equipe para verificar um documento. Em vez de ter pessoas enviar e-mail que você, deixar uma nota no documento, ou usar outro método de indicar que eles já olhou para o documento, eles podem simplesmente modificar o Verificado por propriedade para adicionar seu nome.

Se você quiser que todos tenham seu nome em uma linha separada, você pode tirar vantagem da capacidade do Office para adicionar propriedades personalizadas clicando no Nome caixa e adicionando uma nova propriedade. Verificado por, Verificado por dois, Verificado por três, e assim por diante, iria deixá-lo ter o nome de todos em uma linha diferente.

Essas propriedades têm potencial aparentemente ilimitado. Se você quer gravar as pessoas que você já consultados sobre este documento, você pode adicionar um número de Fonte propriedades. Quer ter a certeza você se lembra quem você enviou o documento? Adicione seu nome no Recebido de. Certifique-se de que você não enviar o documento para o cliente errado? Adicionar um Cliente entrada. Com estas 26 propriedades, você pode adicionar uma enorme quantidade de informações úteis para o documento.

Registro de informações personalizada no documento

A capacidade de adicionar propriedades personalizadas para a guia personalizado é uma das coisas mais úteis que você pode fazer para gerenciamento de documentos no Microsoft Office. Quer registros detalhados de que editou o documento e quando? Basta digitar “Editado” no Nome campo, e em seguida, adicione um nome e uma data no Valor campo, como este:

Agora todos podem adicionar seu nome e da data em que editou o documento para que você possa acompanhar. Quero que todos pesar sobre o quão bom eles acham que o documento é? Digite “Rating” no campo Nome, mude o Tipo campo para Número, e todo mundo pode rapidamente e facilmente dizer-lhe quão bom eles acham que o doc é.

Você está limitado apenas pela sua imaginação-qualquer tipo de informação que pode ser útil para pessoas que trabalham com o documento pode ser adicionado às propriedades do documento personalizado.

Manter um olho mais próximo em seus documentos

A janela de propriedades do documento na suíte Office é uma das melhores maneiras de gerenciar seus documentos, especialmente se você estiver trabalhar em equipe e movendo seus arquivos torno de um lote. De alterar o autor de uma planilha Excel para fazer logon a edição de um conjunto de slides PowerPoint, você pode fazer tudo a partir do documento, ou seja, você não tem que usar algum outro tipo de sistema complicado. Depois de dominar a janela de propriedades de documentos no Microsoft Office, você vai ser um verdadeiro mestre Escritório!Equipe de trabalho: 10 dicas para uma colaboração eficaz em tempo real on-lineEquipe de trabalho: 10 dicas para uma colaboração eficaz em tempo real on-lineconsulte Mais informação

Você usa as propriedades do documento? Quais você acha mais útil? O que mais você usá-los para? Compartilhe nos comentários abaixo!