Se você usar o pdf ou escritório microsoft documentos? Os prós e os contras

Todos nós se deparar com documentos PDF todos os dias - é o go-to formatar para extratos bancários, manuais de instrução, relatórios on-line e muito mais.

Mas é sempre o melhor formato? Como você sabe se você deve estar usando um documento PDF ou um dos tipos de arquivo do Microsoft Office?

Se você está em um dilema sobre qual formato a utilizar para o efeito, manter a leitura. Neste artigo, vou explicar os prós e contras do uso de um PDF em comparação com DOC, XLS e PPT.

PDFs: Os Benefícios

Vamos começar por avaliar as vantagens de documentos PDF. Em que circunstância você deve sempre usá-los?

Independente

Se você está produzindo conteúdo para distribuir para outras pessoas - por exemplo, apresentações de vendas, notas de aula, ou boletins - você deve estar usando o formato PDF para enviar os arquivos.

O motivo? PDFs são auto-suficientes. O próprio arquivo contém todos os projetos de formatação, fontes e layout. Eles vão tornar a mesma maneira cada vez, sem depender do sistema operacional, hardware ou software.

Qualquer pessoa que tenha aberto um documento do Microsoft Word no Google Drive sabe como isso é importante. Se você enviar um arquivo DOC para outro usuário que não está usando o mesmo aplicativo ou não têm as mesmas fontes instaladas, é muitas vezes vai olhar confuso.

De alta qualidade de impressão

Como os documentos PDF são auto-suficientes, lojas de impressão ficará feliz em aceitá-los. Eles muitas vezes não aceitará documentos do word ou outros formatos do Microsoft Office.Como imprimir documentos do Microsoft Office no caminho certoComo imprimir documentos do Microsoft Office no caminho certoQue às vezes parece impossível imprimir documentos exatamente do jeito que você quer? Nós podemos ajudar! Nós mostramos-lhe todas as suas opções de impressão e ajudar você a escolher as configurações certas para documentos perfeitamente impressos.consulte Mais informação

PDFs são “o que você vê é o que você começa” - qualquer que seja a página parece na tela, você pode ter certeza que vai ser o mesmo caminho em uma cópia física. Imagens de alta resolução irá manter sua aparência e página profissionais layouts não será comprometida.

Portanto, se você pretende imprimir um lote de cartazes, folhetos, ou mesmo uma apresentação de slides PowerPoint, certifique-se de salvar o arquivo como um PDF antes de ir para a cidade.

Formatos múltiplas

Sim, você pode importar parágrafos de texto em um arquivo de PowerPoint ou cole um slide do PowerPoint para o Excel, mas o processo requer um monte de mexer se você quiser fazer o documento acabado parecer respeitável. Os vários formatos do Office não são realmente concebido para inúmeros formatos e muita embeds.

Mesmo se você receber o seu documento com bom aspecto na tela, se o arquivo é grande, pode demorar muito tempo para abrir e / ou salvar. Os documentos PDF podem facilmente suportar texto, quase todos os tipo de imagem, gráficos vetoriais, slides, código HTML, e muito mais.

Interativo

arquivos do Microsoft Office pode ser interativo, mas PDFs são uma escolha melhor para formulários de candidatura, formulários de feedback, e outras situações que exigem entrada de dados. Aqui está o porquê:

• Campos fixos - Não há nenhuma possibilidade de um usuário final para apagar acidentalmente um campo, incorretamente interpretar os dados que é necessário, ou perder uma pergunta.
• Step-by-Step Guias - Criadores pode adicionar notas de margem para orientar os usuários através de formulários complicados.
• fórmulas - Você pode fazer um PDF adicionar instantaneamente imposto sobre vendas ou calcular as taxas de câmbio em uma fatura. Obviamente, Excel também permite que você trabalhar com fórmulas e equações, mas não há nenhuma maneira de reter as fórmulas ao converter de XLS para PDF.
• Assinatura - Alguns serviços, como o Adobe Entrar e DocuSign, deixá-lo adicionar sua assinatura aos contratos e outros documentos pessoais em uma maneira fácil e segura.

Compatibilidade

Há méritos para usar tanto navegadores e leitores de PDF especialista.PDF Reader vs. Browser: Qual Visualizador de PDF é melhor para você?PDF Reader vs. Browser: Qual Visualizador de PDF é melhor para você?Um leitor de PDF é muitas vezes uma das primeiras ferramentas que as pessoas instalar no seu novo computador. Não é fascinante ou sexy, mas é uma ferramenta vital no seu arsenal de produtividade. Ou é?consulte Mais informação

Em última análise, no entanto, desde que o receptor tenha um navegador instalado em seu sistema, que será capaz de abrir o seu arquivo. Não é o caso, se você enviar um arquivo no DOC, XLS ou PPT. Nem todas as suítes de escritório pode lidar com todos os formatos.

PDFs: Desvantagem e Alternativas

Apesar dessas aparentes benefícios, ainda há momentos em que um formato PDF não é adequado. Eu vou olhar para algumas dessas situações, e aconselhá-lo que você deve usar em seu lugar.

compor Texto

documentos PDF faltam as poderosas ferramentas de formatação do Microsoft Word e outros processadores. Você não pode editar layouts de página, fontes e outras questões estilísticas importantes.

Além disso, eles não têm corretores ortográficos, gramaticais e outros auxiliares de escrita. Você deve usar um processador de texto tradicional para compor seu texto. Somente salve o arquivo como um PDF quando tiver certeza de que você terminou.

Editando conteúdo

PDFs também não são uma boa escolha quando alguém precisa editar ou adicionar mais detalhes ao seu documento. Por exemplo, se você é responsável por adicionar texto a um documento e, numa fase posterior do processo de outra pessoa é responsável por adicionar imagens, não é sensato para enviar o arquivo em formato PDF.5 ferramentas livres para editar arquivos PDF5 ferramentas livres para editar arquivos PDFPDFs são universalmente útil. No entanto, eles são insuficientes quando se trata de edição. Estamos aqui para mostrar-lhe as melhores ferramentas gratuitas para editar seus arquivos PDF.consulte Mais informação

O formato não é editável por natureza. PDFs são apenas uma imagem de um documento existente, ao invés de ser um documento original em seu próprio direito. Na melhor das hipóteses, a maioria dos leitores de PDF só vai deixar você editar algumas palavras de cada vez.

imagens

Se você pode precisar de reutilizar imagens de um documento em uma data posterior, para manter os aplicativos do Office. Você vai encontrá-lo mais difícil - se não impossível - para extrair as imagens incorporadas a partir de um documento PDF.

Se for absolutamente necessário para extrair uma imagem de um PDF, você pode pegar um print screen e editar a imagem no Paint - mas não é um fluxo de trabalho eficiente, e você provavelmente vai perder alguma da qualidade da imagem.

Colaboração

aplicativos de criação de PDF não têm ferramentas para colaboração. Algumas ferramentas pagas introduzir características que os melhores leitores gratuitos não incluem, mas o processo é complicado.Os 6 melhores leitores de PDF para WindowsOs 6 melhores leitores de PDF para WindowsA maioria das pessoas não param para pensar sobre o leitor de PDF que instalar - eles apenas instalar o Adobe Reader. do Adobe Reader PDF não é a única opção, embora - há muito poucos alta qualidade, livre PDF ...consulte Mais informação

A maioria das suites de produtividade como o Microsoft Office 365 e aplicativos do Google Drive agora permitem em tempo real colaboração em documentos. Mais uma vez, você pode fazer todo o seu trabalho usando um conjunto tradicional, então só economizar em PDF uma vez que o documento é completa.

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Espero que eu te dei uma ampla introdução sobre como documentos PDF comparar com os formatos de arquivo pacote Office típicos, bem como explicar quando usar PDFs e quando evitá-los.

Eu gostaria de ouvir o que mais você gostaria de acrescentar a esta lista. Eu perdi nenhum prós? Tenho negligenciado qualquer contras significativas? Você pode deixar seus pensamentos e opiniões na caixa de comentários abaixo.