3 Microsoft escritório de trabalho em equipe e colaboração ferramentas online que impressionam

Em um mundo onde o trabalho remoto está se tornando mais aceito, e os trabalhadores estão vendo uns aos outros com menos frequência, maior gama de recursos de colaboração da Microsoft são extremamente atrasada.

Muitos de dedicados usuários do Microsoft Office tornou-se frustrado, a necessidade de constantemente enviar arquivos editados e para trás. Integrando várias edições em um documento final se tornou um pesadelo. Com os recursos de colaboração agora disponíveis no Office 2016 e Office Online, Microsoft promete que “o seu conteúdo fica em um lugar e ninguém tem que perder em edições de outras pessoas nunca mais”. Se você tiver uma assinatura do Office 365, e não tiver atualizado para o Office 2016 ainda, atualize agora.Como ferramentas de escrita colaborativa facilitar sua vidaComo ferramentas de escrita colaborativa facilitar sua vidaGraças à Internet, colaborando em um projeto de escrita deve ser uma brisa. Se você já co-produziu um, você sabe que isso pode ser difícil. Não deve ser com a ferramenta certa.consulte Mais informação

Soa peachy, certo? Um pouco como o Google Docs, há muitos anos, na verdade. Mas melhor.

O que estamos essencialmente a falar aqui é o novo botão de compartilhamento espremido no canto superior direito de cada um dos principais programas do Office 2016 (Word, Excel, PowerPoint e OneNote mesmo), e do Office Online (o versão gratuita, baseada em navegador do Office). Mas isso não é tudo. Microsoft também introduziu Grupos do Outlook e Office 365 Planner.Não pague por Palavra! 5 razões você deve usar Office OnlineNão pague por Palavra! 5 razões você deve usar Office OnlineOffice Online é a versão gratuita e conectados à nuvem de Microsoft Office. Limitações são compensados ​​por recursos, úteis até mesmo para os usuários do Office desktop. O melhor de tudo é o seuconsulte Mais informação

Vamos levá-lo através de cada um destes, por sua vez, juntamente com algumas outras ferramentas que vão ajudá-lo colaborar de forma mais eficaz do que nunca. Se você não usar o Microsoft Office muito, porém, há uma abundância de outras ferramentas de colaboração você pode usar.

Colaborar com documentos do Office

Se você quiser colaborar em um documento do Office, seja usando o Office 365 ou o Office Online (em qualquer dispositivo), primeiro você tem que salvar este para a nuvem (via onedrive ou SharePoint). Uma vez feito isso, você pode Finalmente começam a mudar seu fluxo de trabalho de colaboração para melhor.

Video: Adeus escritório - Como trabalhar com equipes remotas

Compartilhando com convites

Quando você clica no botão de compartilhamento no canto superior direito do Word, Excel, PowerPoint ou OneNote (leia nossa introdução OneNote), Você pode escolher para convidar as pessoas por nome ou por endereço de e-mail. Esta é também onde você pode escolher quais permissões para conceder seus colegas: Pode editar, ou Somente leitura.Como usar o OneNote como um cientista mundialmente famosoComo usar o OneNote como um cientista mundialmente famosoCharles Darwin teria amado OneNote. Ele era um anotador ávido que gravou tudo, observou. Aqui está como ele poderia ter OneNote usado para organizar seu trabalho e mover suas pesquisas para a frente.consulte Mais informação

Video: Trabalho em equipe

Você será alertado dentro do Office quando o convite foi aceito. No Word, você será capaz de observar colaboradores digitar em tempo real. Este recurso co-edição no Excel e PowerPoint não é tão aerodinâmico ainda, então pressionando Salve  irá atualizar o documento para que você possa ver as novas alterações imediatamente.

Compartilhando Com Ligações

Outra maneira de compartilhar seus documentos do Office é enviar um link de compartilhamento para os seus colegas. Se você está compartilhando com um grupo de pessoas, isso vai ser mais rápido do que convidando cada pessoa individualmente.

Você tem uma escolha de dois links para compartilhar (encontrá-los clicando Compartilhar gt; Link de cópia, em seguida, escolher para copiar o Somente leitura link ou o Pode editar ligação). Envie o link (s) relevantes para os seus colegas. Quando alguém clica nesses links, eles serão sempre levados para a versão mais up-to-date do arquivo.

Em Office Online, você ainda pode clicar o logotipo Skype para fazer uma chamada rápida para os seus colaboradores para rápida tomada de decisão.

Gerenciando seus colaboradores

Uma vez que você compartilhou um documento, você pode ver uma lista dos seus colaboradores no painel de compartilhamento no lado direito da tela. É aqui que você pode ver quem está editando o documento.

Se “edição em tempo real” é exibido ao lado de um nome de colaboradores, você vai ser capaz de ver as alterações à medida que digita. Se apenas “edição” é exibido, você terá que esperar até que eles salvar sua versão antes de você pode ver essas mudanças.

Para alterar as permissões de quaisquer colaboradores, clique direito seu nome e clique em alterar permissões. Você também tem a opção de remover todas as permissões do colaborador para que eles não podem mais acessar o documento.

Outlook 2016 Grupos

A primeira iteração do Office 365 grupos foi lançada em 2014. Tem sido transformado para o Outlook 2016, no entanto, e está agora disponível como um aplicativo independente no Windows Phone, iOS e Android, bem como dentro do aplicativo Desktop. Antes de entrar, você vai precisar de uma assinatura do Office 365 pago para (há uma versão de avaliação gratuita de 30 dias), ou uma conta de escola.

Em essência, Grupos é a resposta da Microsoft para Slack, onde os membros podem iniciar e participar de canais / conversas sobre diferentes temas. Mas há muito mais a integração com produtos Microsoft.

Ambos grupos públicos e privados são compostas de “conversas” individuais (em vez de e-mails). Os membros do grupo podem conversar em tempo real sobre vários projetos, para ajudar a mover estes para a frente de forma mais suave. Há também integração útil com onedrive de acesso aos arquivos, um calendário de grupo para o agendamento de reuniões, e Skype for Business para a voz de improviso e chamadas de vídeo, e uma caixa de entrada compartilhada e notebook OneNote.

Se sua equipe depende muito de produtos da Microsoft, este é um ótimo complemento para seus recursos de colaboração. Mas se você usar lotes de outros serviços como o Google Drive, Dropbox, etc, você provavelmente seria melhor usar Slack em vez de 365 grupos, devido à sua montanha de integrações disponíveis. Dito isto, colaboração do escritório usando o Dropbox é possível, não é apenas ideal.Melhorar Collaborative Edição de arquivos do escritório com Dropbox & projeto HarmonyMelhorar Collaborative Edição de arquivos do escritório com Dropbox & projeto HarmonyDropbox fez um movimento promissor para a escrita colaborativa e edição. Harmony projeto oferece Dropbox para usuários de negócios acesso antecipado a um novo recurso de colaboração desktop.consulte Mais informação

Para criar um grupo no Outlook 2016, siga estas instruções. Para criar um grupo usando o Outlook baseado na web 365, siga estas instruções.

Office 365 Planner

Assim como Grupos Outlook parece ser a resposta da Microsoft para Slack, 365 Planner parece que é a resposta da Microsoft para Trello.

Infelizmente, ele só está disponível em determinados planos de negócios e da escola. Com Planner, você pode visualmente mais organizar grandes projetos de equipe e tarefas, em todos os seus dispositivos, para ajudar a torná-los mais fáceis de gerenciar. Nas próprias palavras da Microsoft:

Planner torna fácil para sua equipe para criar novos planos, organizar e atribuir tarefas, compartilhar arquivos, conversar sobre o que você está trabalhando, e obter atualizações sobre o progresso.

As tarefas podem ser categorizados por status ou quem está atribuído e usuários individuais podem facilmente ver uma lista de tarefas atribuídas a eles. gráficos coloridos também visualizar o status de cada projeto em um relance.

Este é apenas o começo

Os últimos dois anos viram Microsoft jogar catch-up com os concorrentes que estavam muito à frente deles em termos de recursos de colaboração.

Mas mesmo que a Microsoft tem praticamente apanhados, a empresa não está parando lá. Nós verá logo Microsoft lançar GigJam. Este aplicativo irá permitir que você conecte o seu trabalho para vários aplicativos em torno da web, de Salesforce, para o Google Drive. Por sua vez, automatizar tarefas repetitivas se tornará mais fácil, e assim que a colaboração. Permitindo que as pessoas certas para ver apenas a informação certa no momento certo, esperamos tornar-se muito mais fácil.

Muito ainda precisa ser feito. A estrutura dos produtos da Microsoft está longe de ser fácil de entender. O número de pacotes que você pode se inscrever para, e os aplicativos que você terá acesso a, ainda é uma bagunça. co-edição em tempo real em alguns aplicativos precisa melhorar. Apesar disso, a colaboração apresenta Microsoft agora ofertas foi finalmente trouxe escritório em linha com a maioria dos seus concorrentes.

Você acha que você vai usar esses recursos para melhorar os fluxos de trabalho colaborativos no trabalho?