Fazer o backup de seus e-mails do microsoft outlook de forma simples

Para muita gente, o arquivamento e backup de e-mails antigos parece complicado e insuperável, mas ele realmente não tem que ser muito complicado, especialmente se você é um usuário do Outlook.

Video: Configurando o outlook na nuvem nunca mais precisará de backup dos seus e-mails

Microsoft Outlook armazena e-mails para um arquivo de dados chamado quer um arquivo PST ou OST. PST significa Personal Storage Table, e OST significa offline Storage Table. Em ambos os casos, esses arquivos contêm todos os e-mails enviados ou recebidos a partir das contas carregados no seu cliente Outlook.Um guia rápido para importar & Exportar E-mail ContactosUm guia rápido para importar & Exportar E-mail ContactosIria perder seus contatos de e-mail ser um pesadelo? Melhor apoiá-los! Nós vamos mostrar-lhe como para o Outlook, Gmail e Thunderbird. O processo de backup de contatos devem ser semelhantes para outros clientes.consulte Mais informação

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Arquivamento e backup de e-mails é simplesmente uma questão de configurar o Outlook para arquivar e-mails antigos para um arquivo especial, e, em seguida, configurar um agendamento para arquivar esses arquivos para algum local seguro para armazenamento de longo prazo. Neste artigo, você verá o quão simples este processo é.

Usando Outlook Exclusivamente

Você certamente poderia ir toda a sua vida apenas usando clientes de e-mail online, como Gmail e Yahoo, e nunca usar um cliente de e-mail do desktop em tudo. No entanto, se você é uma pessoa muito ocupada que não tem muito tempo para limpar as contas on-line, não vai demorar muito tempo para sua caixa de entrada para conter milhares de e-mails.

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A beleza de um cliente como o Outlook é que você pode descarregar essas contas on-line através do carregamento de todos os e-mails para o seu cliente Outlook. Aqui estão os benefícios de se fazer isso:

  • Se você nunca abrir seu cliente Outlook, e-mails permanecem na sua conta online, ainda acessível a partir de seu dispositivo móvel.
  • Quando você abrir e-mails com o Outlook, o email é baixado e armazenado no arquivo de dados local.
  • Uma vez que os e-mails estão em Outlook, você pode usar recursos automatizados do Outlook para arquivar e-mails importantes.

Isso pode liberar suas contas online como Google e Yahoo, impedindo-o de atingir os limites de armazenamento de dados e, potencialmente, ter que pagar para o armazenamento extra.

Você pode adicionar essas contas para o cliente Microsoft Outlook, clicando em Arquivo gt; Configurações da conta, então clique Configurações da conta opção que cai debaixo dela.

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Na guia E-mail, você pode adicionar quantas contas de e-mail que você quiser, contanto que você sabe tudo da configurações de POP3 ou IMAP para a conta (ou o servidor Exchange). Definir tudo o que no Outlook está fora do escopo deste artigo, mas Brad recentemente coberta como você pode configurar o cliente Outlook para ser mais eficaz com e-mails.O que é POP & IMAP e Qual deles você deve usar para o seu e-mail?O que é POP & IMAP e Qual deles você deve usar para o seu e-mail?Se você já criou um cliente de e-mail ou aplicativo, você terá certamente se deparar com o POP termos e IMAP. Você se lembra de qual você escolheu e por quê? Se você não está...consulte Mais informação

Criar Automated arquivos de email

Assumindo que você tem várias das suas contas de email alimentação e-mails em seu cliente Outlook, o próximo passo é certificar-se de que você arquivar arquivos mais antigos.

Neste exemplo, eu estou indo para arquivar todos os meus e-mails MakeUseOf que são mais de um ano de idade. Para fazer isso, você cria o arquivo onde você deseja armazenar os e-mails, indo para Arquivo gt; Configurações da conta como você fez anteriormente, mas desta vez clique no Arquivos de dados aba.

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Clique em Adicionar… eo nome do seu novo arquivo de dados onde você armazenar seus e-mails arquivados idade.

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Se você quiser proteger os e-mails antigos para que ninguém pode vir bisbilhotando e abra o arquivo, vá em frente e clique na caixa para incluir a proteção de senha. Esta é uma boa prática, especialmente se os e-mails contêm dados de negócios ou informações pessoais sobre pessoas que conhece.

Há duas maneiras de configurar AutoArquivar para e-mails antigos. A primeira maneira é ir para Arquivo gt; Ferramentas de limpeza gt; Arquivo…

Aqui você pode selecionar a caixa de entrada onde deseja arquivar e-mails, definir a idade além da qual você deseja arquivar e, em seguida, navegue até o arquivo de dados de arquivo que você acabou de criar na etapa anterior.

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A segunda abordagem é que basta clicar com o botão direito na caixa de entrada direito dentro do cliente Outlook, clique em propriedades, e ir para o AutoArquivar aba.

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Video: Como fazer backup no Microsoft Outlook

Neste janelas, você também pode configurar quando arquivar os e-mails na caixa de entrada, dando-lhe um limite em meses. selecionar Mover itens antigos para ... e navegue até o arquivo de dados que você criou na etapa anterior.

O arquivamento de uma conta recentemente importada

A primeira coisa que alguém vai fazer depois de ler o acima é instalar imediatamente Outlook, adicione todas as suas contas favoritas para o cliente, e importar milhares e milhares de e-mails que se acumularam nas contas online ao longo do tempo.

Ótimo! Exceto ... ele não vai funcionar.

Aqui está a coisa: AutoArquivar é destinado a todos os e-mails que você recebe a partir do momento que você configurar AutoArquivar em diante. Isso ocorre porque o Outlook usa a data de “modificar” do e-mail. E adivinha o que acontece quando você importar esses mais de 10.000 e-mails de suas contas online. Você adivinhou-lo, cada e-mail recebe uma data “modificada” de hoje.

Então, o que você faz sobre esses e-mails? Bem, você pode movê-los para o arquivo de dados do arquivo manualmente.

Basta ir para a caixa de entrada onde você tem todos esses e-mails antigos que deseja arquivar, realce todos eles, e então simplesmente clique e arraste-os para o arquivo que você criou para eles.

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Poderia levar um tempo muito longo, dependendo de quantos e-mails que você está tentando arquivo. Mas você verá uma janela de status como a abaixo, portanto basta ir beber uma xícara de café e dar-lhe algum tempo.

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Gerencie seus arquivos

Assim que estiver pronto arquivar os e-mails, existem várias opções que você tem disponível, dependendo de como você deseja organizar seus arquivos de e-mail.

  • Opção 1: Quando o nome de ficheiros de arquivo, dar-lhes o nome do ano passado. No final de cada ano, fechar o arquivo (veja abaixo), e criar um novo arquivo.
  • opção 2: Criar um único arquivo, configurar AutoArquivar para manter o arquivamento de qualquer coisa com mais de 6 meses a esse arquivo, e depois esquecê-la.

Há prós e contras de cada abordagem. A segunda opção é ótimo para quando você arquivar apenas alguns e-mails como você pode simplesmente definir e esquecer. Ele vai voltar para assombrá-lo, no entanto, se você ficar sem espaço de armazenamento para o arquivo. Com a primeira opção, você tem que lembrar a cada ano o botão direito sobre o arquivo no seu cliente Outlook, e fechar o arquivo.

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Então você pode mover este arquivo PST para outro local para a custódia. O local padrão de arquivos de dados do Outlook está no / Documentos / Arquivos Outlook / pasta.

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Você poderia mover o arquivo fechado para / Documentos / arquivos Outlook / 2014 Arquivos / - ou, melhor ainda, copiar aqueles velhos e-mails arquivados para algum local de armazenamento em nuvem off-site como o Dropbox ou conta do Google Drive. Esta é uma opção ainda melhor, porque no caso de um incêndio (ou se o seu disco rígido do PC de outra forma é destruído), você não perdeu os e-mails antigos.

Se você precisar de recordar esses arquivos de dados repletos de e-mails arquivados, apenas copiá-los de volta para o / Documentos / Arquivos Outlook / diretório, ir para o Outlook, e no mesmo Arquivos de dados guia onde você criou os arquivos de dados, você pode usar o Adicionar.. botão para navegar para esse arquivo armazenado e adicioná-lo de volta para o seu cliente Outlook, onde você pode navegar através de todos os seus e-mails antigos novamente.

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Apenas um Backed Up-mail é um e-mail Seguro

A chave aqui é fazer com que as suas contas online sob controle, e Outlook pode ajudar. A primeira fase é conectar seu cliente Outlook a essas contas on-line. A próxima fase é copiar manualmente todos aqueles velhos e-mails que você foi squirreling afastado em um arquivo, e armazenar esse arquivo em algum lugar seguro.Combine suas contas de email em uma caixa de entrada única: Veja comoCombine suas contas de email em uma caixa de entrada única: Veja comoMalabarismo várias caixas de entrada de e-mail pode ser uma trabalheira, mas felizmente com todos os principais provedores de e-mail - o Gmail, Outlook (Hotmail) e Yahoo - você pode mesclar todas as suas contas de e-mail em uma caixa de entrada, e ...consulte Mais informação

A última e última fase é configurar AutoArquivar no seu cliente Outlook para manter sua caixa de entrada limpa e seu cliente operando bem, arquivando automaticamente os e-mails antigos para um arquivo de dados diferente. Trabalhando fora um arquivo de dados menor mantém sua caixa de entrada rápida e eficiente.

Você já usou o Outlook como seu cliente de e-mail principal? Agora que você sabe o quão facilmente ele pode ajudá-lo a fazer backup de seus mais importantes e-mails, salvos, você vai considerar dar-lhe um ir? Compartilhe seus pensamentos com a gente na seção de comentários abaixo!


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