Fazer o backup de seus e-mails do microsoft outlook de forma simples

Para muita gente, o arquivamento e backup de e-mails antigos parece complicado e insuperável, mas ele realmente não tem que ser muito complicado, especialmente se você é um usuário do Outlook.

Video: Configurando o outlook na nuvem nunca mais precisará de backup dos seus e-mails

Microsoft Outlook armazena e-mails para um arquivo de dados chamado quer um arquivo PST ou OST. PST significa Personal Storage Table, e OST significa offline Storage Table. Em ambos os casos, esses arquivos contêm todos os e-mails enviados ou recebidos a partir das contas carregados no seu cliente Outlook.Um guia rápido para importar & Exportar E-mail ContactosUm guia rápido para importar & Exportar E-mail ContactosIria perder seus contatos de e-mail ser um pesadelo? Melhor apoiá-los! Nós vamos mostrar-lhe como para o Outlook, Gmail e Thunderbird. O processo de backup de contatos devem ser semelhantes para outros clientes.consulte Mais informação

Arquivamento e backup de e-mails é simplesmente uma questão de configurar o Outlook para arquivar e-mails antigos para um arquivo especial, e, em seguida, configurar um agendamento para arquivar esses arquivos para algum local seguro para armazenamento de longo prazo. Neste artigo, você verá o quão simples este processo é.

Usando Outlook Exclusivamente

Você certamente poderia ir toda a sua vida apenas usando clientes de e-mail online, como Gmail e Yahoo, e nunca usar um cliente de e-mail do desktop em tudo. No entanto, se você é uma pessoa muito ocupada que não tem muito tempo para limpar as contas on-line, não vai demorar muito tempo para sua caixa de entrada para conter milhares de e-mails.

A beleza de um cliente como o Outlook é que você pode descarregar essas contas on-line através do carregamento de todos os e-mails para o seu cliente Outlook. Aqui estão os benefícios de se fazer isso:

• Se você nunca abrir seu cliente Outlook, e-mails permanecem na sua conta online, ainda acessível a partir de seu dispositivo móvel.
• Quando você abrir e-mails com o Outlook, o email é baixado e armazenado no arquivo de dados local.
• Uma vez que os e-mails estão em Outlook, você pode usar recursos automatizados do Outlook para arquivar e-mails importantes.

Isso pode liberar suas contas online como Google e Yahoo, impedindo-o de atingir os limites de armazenamento de dados e, potencialmente, ter que pagar para o armazenamento extra.

Você pode adicionar essas contas para o cliente Microsoft Outlook, clicando em Arquivo gt; Configurações da conta, então clique Configurações da conta opção que cai debaixo dela.

Na guia E-mail, você pode adicionar quantas contas de e-mail que você quiser, contanto que você sabe tudo da configurações de POP3 ou IMAP para a conta (ou o servidor Exchange). Definir tudo o que no Outlook está fora do escopo deste artigo, mas Brad recentemente coberta como você pode configurar o cliente Outlook para ser mais eficaz com e-mails.O que é POP & IMAP e Qual deles você deve usar para o seu e-mail?O que é POP & IMAP e Qual deles você deve usar para o seu e-mail?Se você já criou um cliente de e-mail ou aplicativo, você terá certamente se deparar com o POP termos e IMAP. Você se lembra de qual você escolheu e por quê? Se você não está...consulte Mais informação

Criar Automated arquivos de email

Assumindo que você tem várias das suas contas de email alimentação e-mails em seu cliente Outlook, o próximo passo é certificar-se de que você arquivar arquivos mais antigos.

Neste exemplo, eu estou indo para arquivar todos os meus e-mails MakeUseOf que são mais de um ano de idade. Para fazer isso, você cria o arquivo onde você deseja armazenar os e-mails, indo para Arquivo gt; Configurações da conta como você fez anteriormente, mas desta vez clique no Arquivos de dados aba.

Clique em Adicionar… eo nome do seu novo arquivo de dados onde você armazenar seus e-mails arquivados idade.

Se você quiser proteger os e-mails antigos para que ninguém pode vir bisbilhotando e abra o arquivo, vá em frente e clique na caixa para incluir a proteção de senha. Esta é uma boa prática, especialmente se os e-mails contêm dados de negócios ou informações pessoais sobre pessoas que conhece.

Há duas maneiras de configurar AutoArquivar para e-mails antigos. A primeira maneira é ir para Arquivo gt; Ferramentas de limpeza gt; Arquivo…

Aqui você pode selecionar a caixa de entrada onde deseja arquivar e-mails, definir a idade além da qual você deseja arquivar e, em seguida, navegue até o arquivo de dados de arquivo que você acabou de criar na etapa anterior.

A segunda abordagem é que basta clicar com o botão direito na caixa de entrada direito dentro do cliente Outlook, clique em propriedades, e ir para o AutoArquivar aba.

Video: Como fazer backup no Microsoft Outlook

Neste janelas, você também pode configurar quando arquivar os e-mails na caixa de entrada, dando-lhe um limite em meses. selecionar Mover itens antigos para ... e navegue até o arquivo de dados que você criou na etapa anterior.

O arquivamento de uma conta recentemente importada

A primeira coisa que alguém vai fazer depois de ler o acima é instalar imediatamente Outlook, adicione todas as suas contas favoritas para o cliente, e importar milhares e milhares de e-mails que se acumularam nas contas online ao longo do tempo.

Ótimo! Exceto ... ele não vai funcionar.

Aqui está a coisa: AutoArquivar é destinado a todos os e-mails que você recebe a partir do momento que você configurar AutoArquivar em diante. Isso ocorre porque o Outlook usa a data de “modificar” do e-mail. E adivinha o que acontece quando você importar esses mais de 10.000 e-mails de suas contas online. Você adivinhou-lo, cada e-mail recebe uma data “modificada” de hoje.

Então, o que você faz sobre esses e-mails? Bem, você pode movê-los para o arquivo de dados do arquivo manualmente.

Basta ir para a caixa de entrada onde você tem todos esses e-mails antigos que deseja arquivar, realce todos eles, e então simplesmente clique e arraste-os para o arquivo que você criou para eles.

Poderia levar um tempo muito longo, dependendo de quantos e-mails que você está tentando arquivo. Mas você verá uma janela de status como a abaixo, portanto basta ir beber uma xícara de café e dar-lhe algum tempo.

Gerencie seus arquivos

Assim que estiver pronto arquivar os e-mails, existem várias opções que você tem disponível, dependendo de como você deseja organizar seus arquivos de e-mail.

• Opção 1: Quando o nome de ficheiros de arquivo, dar-lhes o nome do ano passado. No final de cada ano, fechar o arquivo (veja abaixo), e criar um novo arquivo.
• opção 2: Criar um único arquivo, configurar AutoArquivar para manter o arquivamento de qualquer coisa com mais de 6 meses a esse arquivo, e depois esquecê-la.

Há prós e contras de cada abordagem. A segunda opção é ótimo para quando você arquivar apenas alguns e-mails como você pode simplesmente definir e esquecer. Ele vai voltar para assombrá-lo, no entanto, se você ficar sem espaço de armazenamento para o arquivo. Com a primeira opção, você tem que lembrar a cada ano o botão direito sobre o arquivo no seu cliente Outlook, e fechar o arquivo.

Então você pode mover este arquivo PST para outro local para a custódia. O local padrão de arquivos de dados do Outlook está no / Documentos / Arquivos Outlook / pasta.

Você poderia mover o arquivo fechado para / Documentos / arquivos Outlook / 2014 Arquivos / - ou, melhor ainda, copiar aqueles velhos e-mails arquivados para algum local de armazenamento em nuvem off-site como o Dropbox ou conta do Google Drive. Esta é uma opção ainda melhor, porque no caso de um incêndio (ou se o seu disco rígido do PC de outra forma é destruído), você não perdeu os e-mails antigos.

Se você precisar de recordar esses arquivos de dados repletos de e-mails arquivados, apenas copiá-los de volta para o / Documentos / Arquivos Outlook / diretório, ir para o Outlook, e no mesmo Arquivos de dados guia onde você criou os arquivos de dados, você pode usar o Adicionar.. botão para navegar para esse arquivo armazenado e adicioná-lo de volta para o seu cliente Outlook, onde você pode navegar através de todos os seus e-mails antigos novamente.

Apenas um Backed Up-mail é um e-mail Seguro

A chave aqui é fazer com que as suas contas online sob controle, e Outlook pode ajudar. A primeira fase é conectar seu cliente Outlook a essas contas on-line. A próxima fase é copiar manualmente todos aqueles velhos e-mails que você foi squirreling afastado em um arquivo, e armazenar esse arquivo em algum lugar seguro.Combine suas contas de email em uma caixa de entrada única: Veja comoCombine suas contas de email em uma caixa de entrada única: Veja comoMalabarismo várias caixas de entrada de e-mail pode ser uma trabalheira, mas felizmente com todos os principais provedores de e-mail - o Gmail, Outlook (Hotmail) e Yahoo - você pode mesclar todas as suas contas de e-mail em uma caixa de entrada, e ...consulte Mais informação

A última e última fase é configurar AutoArquivar no seu cliente Outlook para manter sua caixa de entrada limpa e seu cliente operando bem, arquivando automaticamente os e-mails antigos para um arquivo de dados diferente. Trabalhando fora um arquivo de dados menor mantém sua caixa de entrada rápida e eficiente.

Você já usou o Outlook como seu cliente de e-mail principal? Agora que você sabe o quão facilmente ele pode ajudá-lo a fazer backup de seus mais importantes e-mails, salvos, você vai considerar dar-lhe um ir? Compartilhe seus pensamentos com a gente na seção de comentários abaixo!