Evoluir seu gmail inbox pesadelo em um sistema de mensagens simplificada

Eu tenho que admitir que quando se trata de organizar o email, Eu sou um pouco preguiçoso. Quando eu receber um email de alguém, eu normalmente só disparar uma resposta rápida e deixar o email sentado na minha caixa de entrada. Quando eu costumava usar o Yahoo Mail muito, isso resultou em minha caixa de entrada crescente para cerca de 3000 a 4000 mensagens. Agora, como exatamente você vai fazer sobre a fixação de um cenário de pesadelo como esse?

A situação se torna ainda mais crítica quando você começar a trabalhar remotamente. Suas tarefas de trabalho e discussões em equipe tudo ocorrer via email. Isso faz com que a organização email e simplificar ainda mais importante, porque pode afetar a qualidade do seu trabalho e se você se deparar como uma pessoa bem organizada e altamente funcional ou não.

Primeiro de tudo, MakeUseOf é claramente o lugar para virar quando você precisar de ajuda com o seu Gmail conta. Dois dos meus artigos favoritos MUO que incidem sobre a racionalização Gmail são lista incrível de Angelina maneiras de usar Gmail como uma ferramenta multitarefa- e eu também gostei muito o artigo de Ann Smarty com alguns exemplos de como usar Gmail filtros para melhorar a sua produtividade. Neste artigo, eu estou indo para compartilhar três maneiras poderosas que você pode começar a sua caixa de entrada para organizar-se, ao invés de passar horas tentando reparar os efeitos de sua preguiça em uma sessão.Como transformar Gmail em uma máquina multitarefa (Parte 1)Como transformar Gmail em uma máquina multitarefa (Parte 1)consulte Mais informação

Video: Gmail: How to block unwanted messages

Limpando sua caixa de entrada como um processo evolutivo

Organizar e limpar minha caixa de entrada do Gmail é quase tão atraente para mim como fazer a roupa ou lavar os pratos. No entanto, em vez de organizar toda a sua caixa de entrada e toda a pilha de mensagens acumuladas lá, você pode fazer um hábito de fazer apenas algumas coisas de forma diferente avançar. Estes “algumas coisas” acabará por causar a sua caixa de entrada para limpar-se para cima. Parece impossível? Não é - é apenas uma questão treinando sua caixa de entrada do Gmail para agir de forma mais inteligente e para resolver suas mensagens para você.

O primeiro passo de fazer uma promessa a si mesmo para lidar com e-mails recebidos, dizendo Gmail como classificar ou organizá-los. Redirecionando-mails recebidos comuns, você vai descobrir que a sua caixa de entrada limpa-se muito rapidamente.

Por exemplo, eu recentemente configurar o Google Calendar para me emitir e-mails de lembrete para as tarefas que eu planejava fazer para o dia. Embora esta seja uma boa maneira de fazer as coisas, é também uma ótima maneira para turvar-se uma caixa de entrada na ordem muito curta. Eu deixei essas mensagens se acumulam, mas agora eu estou lidando com os e-mails de notificação que acabei de receber hoje e usá-lo para ir retroativamente volta e reorganizar todos os atualmente bagunçando minha caixa de entrada. Enquanto você tem a mensagem aberta, tudo que você tem que fazer é clicar em “Mais ações” e selecione “Filtrar mensagens como estas.

Desta forma, você não tem que descobrir quais os critérios filtro que você deve usar para aplicar a este grupo de imagens, o sistema de e-mail já conhece o endereço de e-mail que o email veio, e ele automaticamente preenche o campo “De” para você.

Lembre-se, em lidar com tais e-mails como eles vêm em sua caixa de entrada hoje, você estará ensinando sua conta de e-mail como organizar sua caixa de entrada para você. Isso pode levar tempo extra hoje ou amanhã, mas depois de um tempo você vai perceber que sua conta do Gmail é manter-se limpo e organizado! O verdadeiro segredo para “ensinar” a sua conta do Gmail o que fazer com a mensagem vem na próxima etapa de criação do filtro.

Video: quick and easy way to Delete thousands of old emails in GMAIL

Se você acabou de começar a fazer isso, então você provavelmente não tem quaisquer etiquetas pronto para as mensagens que você espera para organizar. Não tenha medo - basta usar a caixa suspensa ao lado de “Aplicar o marcador” para selecionar “Nova etiqueta ...” Isso vai permitir-lhe atribuir um rótulo que descreve bem este tipo de e-mail. Por exemplo, neste caso, eu chamei o tipo de e-mail “Calendar_Notifications”, e então disse Gmail para aplicar esta nova regra para mensagens passadas.

Isto é o que agiliza seus esforços. Ao invés de ir para trás e reorganizar seus milhares de e-mails antigos, você pode deixar seus esforços com o Novo e-mails que vêm em resultado de uma limpeza da pilha existente de correio assorted bagunçando sua caixa de entrada.

Use Superstars a e-mails Bandeira Rapidamente

Se você for como eu, você pode receber e-mails vindos de todo o lugar - e-mails informativos de seu banco ou outras organizações fazem negócios com você, e-mails de colegas de trabalho ou pessoas que gerem ou mensagens importantes dos membros da equipe que você` re trabalhando. Se você está lidando com um afluxo maciço de e-mail, então é uma idéia muito inteligente para começar a “sinalizar” suas mensagens de email com estrelas.

Normalmente, estrelado por uma mensagem significa que a mensagem é muito importante, mas também é uma ótima maneira de quebrar os e-mails “importantes” em subcategorias para pesquisa fácil e rápido mais tarde. Você pode fazer isso ao permitir que os “Superstars” Gmail Labs característica.

Este recurso permite que você use até 12 ícones exclusivos estrela de modo que você não só pode separar mensagens importantes do resto da pilha de caixa de entrada, mas você pode classificar essas mensagens importantes em seu próprio tipo especial. Você precisa saber o nome do ícone para pesquisa, portanto, em sua página de configurações do Gmail, basta passar o mouse sobre o ícone para o nome do ícone. Quando você está lendo um novo e-mail e você quer marcá-lo como importante e classificá-lo - você pode clicar na opção “estrela” e clique várias vezes para alterar o tipo de estrela. Neste caso, eu cliquei cinco vezes para marcar a mensagem como um importante e-mail informativo sobre meus planos de viagem Orbitz.

Video: Filter Imported Emails Out Of Your Gmail Inbox

Mais tarde, quando você quer recordar aquelas mensagens importantes dentro de sua pilha de caixa de entrada de e-mails, apenas realizar uma pesquisa para o tipo digitando “tem: azul-info” ou qualquer que seja o nome do tipo de ícone é - e apenas as mensagens que você `ve sinalizado vai ter retornado. Por exemplo, aqui estão todas as mensagens que eu sinalizadas como importantes e-mails informativos.

Isto torna muito fácil de encontrar rapidamente as mensagens que você costumava ter que caçar através de sua caixa de entrada - economizando tempo e evitando uma grande dor de cabeça.

Os e-mails críticos marque com Quick Links

Outra forma importante para organizar e manter o controle desses e-mails críticos que você sabe que vai precisar para lidar com o primeiro momento em que você pode é, permitindo que os Quick Links recurso no Gmail Labs. Isso configura um simples Quick Links apresentam no painel de menu esquerdo da sua conta do Gmail.

Quando você receber um e-mail que você sabe que vai ter que voltar e descobrir mais tarde, basta clicar em “Adicionar link rápido” e Gmail irá gravar automaticamente o URL para essa imagem e adicioná-lo à lista menu à esquerda. Você pode dar o texto do link qualquer título que você gosta.

Video: Smart Reply for Gmail | The G Suite Show

Esta lista as ligações de e-mail na barra de menu à esquerda com os títulos que você escolheu. Esta é uma maneira muito útil para evitar a necessidade de cavar para os e-mails que têm informações importantes, como número de telefone de alguém que já lhe enviou. Quando é hora de chamá-los, tudo que você tem a fazer é clicar no link - sem necessidade de vasculhar todos os seus outros e-mails para encontrar essa informação importante.

Observe que há “x” opções lado de cada link rápido. Isso ocorre porque esse recurso é destinado a salvar rapidamente as informações que você vai precisar na ordem curta. Uma vez que você usou a informação, é uma idéia muito boa para excluir o link rápido para que você possa manter a sua lista de Quick Links tão curtos quanto possível. É basicamente uma rápida bloco de rascunho para acompanhar os e-mails importantes que você sabe que vai precisar voltar para novamente em breve.

Você sabe de quaisquer outras dicas úteis para ajudar a organizar e agilizar sua caixa de entrada? Compartilhar suas próprias idéias e sugestões na seção de comentários abaixo.