Como usar o google formas para criar um fluxo de trabalho interativo

O Formulários Google é a interface de fluxo de trabalho de escritório que você não sabia que você precisava.

O Formulários Google não é apenas mais ferramenta de pesquisa simples. Na sua forma mais simples, é uma instrumento de coleta de dados livre. Com um pouco de know-how, você pode desencadear o poder combinado dentro de formulários do Google, Planilhas Google e Add-ons para criar alguns fluxos de trabalho poderosas para ajudá-lo a obter mais feito no escritório.Como criar uma pesquisa gratuito e coletar dados com o ExcelComo criar uma pesquisa gratuito e coletar dados com o ExcelVocê está cansado de ter que coletar manualmente e consolidar os dados, a partir de várias pessoas, em sua planilha Excel? Se assim for, é provável que ainda têm de descobrir Pesquisa Excel.consulte Mais informação

Coisas que você pode fazer com o Google Forms

Fora da caixa, os Formulários Google permite coletar dados e armazená cada resposta como uma linha em uma planilha. Aqui vamos mostrar como você pode usar a mesma forma de trabalhar com que os dados coletados para adicionar informações a uma linha existente, ou desencadear um processo.

Isso é útil em qualquer situação onde você precisa de tomar medidas sobre os dados coletados, em oposição a apenas relatórios sobre ele. Um exemplo disso é quando você usa um formulário para coletar um pedido de um serviço que requer uma resposta, aprovação, ou alguma outra ação. Em vez de manipular manualmente cada novo pedido na planilha, você pode reabrir o pedido na sua forma de realizar o próximo passo em seu processo.

Design seu fluxo de trabalho

Para demonstrar o conceito, considere um cenário onde você precisa criar um processo estruturado para receber, documentar, respondendo, e relatórios sobre pedidos de ajuda submetidos à sua equipe.

Sim, você pode usar uma ferramenta de gerenciamento de incidentes sofisticado para estes tipos de pedidos. No entanto, isso pode não ser viável em uma pequena empresa, ou pode ser apenas uma maneira de lidar com o tipo ad-hoc de situações que realmente não exigem esse nível de sofisticação (ou fita vermelha).

Para gerir esta tarefa de uma forma simples, você pode criar uma solução usando formulários do Google que atinge o seguinte:

1. Cria um novo pedido e capta os dados em uma planilha do Google.
2. Envia um e-mail para o solicitante, reconhecendo que o pedido foi recebido.
3. Envia um e-mail para a equipe de suporte, notificando-os de uma nova solicitação que requer ação.
4. Permite que a equipe de suporte para editar o registro com as informações resolução.
5. Envia um e-mail para o solicitante com as informações resolução.
6. Registra todas as informações na Folha Google para permitir a geração de relatórios.

Construa seu Form

• Para criar um novo log Formulário Google em Google Drive: https://drive.google.com
• selecionar Novo gt; Mais gt; O Formulários Google

Certifique-se de que o seu Formulário de captura todos os dados que você vai precisar para apoiar o seu processo. Desde que você estará enviando notificações, é importante que você capturar as informações de contato para cada usuário, além dos dados de solicitação de ajuda.

Adicionar Ramificação Logic

ramificação página é o componente chave neste processo de workflow Form. Ele permite que você pule para uma seção específica do formulário, com base em uma resposta que você fornecer. Uma vez que este formulário será a interface para ambas as novas solicitações e atualizações, esta pergunta será feita no início, para que você possa direcionar o usuário para a seção apropriada. A requerente só serão submetendo novos pedidos e pessoal de apoio irá utilizar o Solicitação de Atualização (Apenas Admin) opção.

Para adicionar página ramificação faça o seguinte:

1. Clique no ícone no canto inferior direito da secção
2. selecionar Vá à seção com base na resposta
3. Clique no menu drop-down ao lado da questão e selecione o destino página apropriada

Adicionar validação de entrada

Obviamente, você vai querer evitar que não-administradores de aceder ao Apenas administrador secção de forma. Este é o lugar onde a validação de entrada vem a calhar. selecionando o Pedidos de actualização (Apenas Admin) opção irá direcioná-lo a uma pergunta desafio - neste exemplo é chamado código de acesso. A validação de entrada sobre esta questão está definido para aceitar apenas uma resposta que contém uma seqüência específica.

Tenha em mente que este não é um método super seguro, mas ele começa o trabalho feito para casos de uso simples. Apenas certifique-se que você não está coletando dados sensíveis. Além disso, certifique-se de não usar sua senha atual como o passcode- você não quer ser hackeado!7 erros senha que provavelmente irá obter você cortou7 erros senha que provavelmente irá obter você cortouOs piores senhas de 2015 foram liberados, e eles são bastante preocupante. Mas eles mostram que é absolutamente crítico para fortalecer suas senhas fracas, com apenas alguns ajustes simples.consulte Mais informação

Power Up Your Folha Google com add-ons

Agora que você construiu seu formulário, defina-se o fluxo de trabalho de notificação usando uma folha Google add-on chamado formMule. formMule permite-lhe enviar e-mails personalizados e estruturados, com base em gatilhos como no formulário de envio. Tenha certeza de confira outros add-ons que possam melhor atender às suas necessidades específicas do processo.

Para adicionar formMule a sua folha clique Google Add-ons gt; Get Add-ons e encontrá-lo na lista.

Criar seus modelos de E-mail

Para configurar formMule, clique em Add-ons gt; formMule - Email Mesclar Utility gt; Configuração e siga as instruções. Para esta aplicação, é importante que você permitir que o enviar no formulário de envio gatilho bem como selecionar a opção para registrar o URL de edição para cada envio do formulário.

Você estará usando 3 modelos de email para este exemplo. Os modelos devem ser nomeados logicamente, para tornar mais fácil para editá-las na próxima etapa.

Use a caixa drop-down para alternar entre os diferentes modelos e criar o e-mail personalizado que você deseja enviar, para cada uma das etapas de fluxo de trabalho, que foram descritas no início:

• Reconhecer
• notificar
• Responda

A mágica aqui vem na Mesclar Tags, que formMule fornece. Todos os campos de dados que a forma capturado estão disponíveis em tags, que permitem que você crie os modelos personalizados. Além dos dados do formulário, formMule também adiciona uma tag chamada Formar Editar URL. Este URL é um link que re-abre essa resposta específica dentro de sua forma original. Esta é a chave para amarrá-lo todos juntos. Quando você cria o notificar modelo de email, certifique-se de incluir esta tag, para que os administradores de suporte pode atualizar a solicitação usando a mesma forma que você criou!

Não se esqueça de dar-lhes a senha que você criou anteriormente, para que possam utilizar a seção de solicitação de atualização do formulário.

Google Script e Triggers Evento

Quando você está pensando em outras maneiras de usar os formulários do Google para resolver suas necessidades de processo, tenha em mente que você também pode criar suas próprias ações que são ativadas no formulário de envio usando Google Script.3 maneiras de se aumentar a sua produtividade com Scripts do Google3 maneiras de se aumentar a sua produtividade com Scripts do GoogleÉ possível fazer todos os tipos de automações muito legal com Scripts do Google, e você não tem que mesmo criá-los do zero. Aumentar a sua produtividade em grande forma.consulte Mais informação

Teste seu trabalho

Você já fez um monte de trabalho em formulários, planilhas e Add-ons. Antes de ir ao vivo com seu novo processo incrível, certifique-se de fazer um passeio completo através de seu fluxo de trabalho. Validar que cada passo está funcionando como projetado.

Partilhe a sua Form

Está tudo pronto para impressionar seu chefe e colegas de trabalho! Para compartilhar o seu processo, abra o formulário e clique no Enviar botão. Você tem um par de opções para compartilhar o formulário, escolher o que funciona melhor para a sua situação, e enviá-lo para o seu público-alvo.

Ver suas respostas

Após o seu link formulário foi enviado, você pode começar a monitorar sua planilha para as respostas e analisar os resultados. Os dados serão armazenados na planilha que a pesquisa está vinculado.Como usar uma tabela dinâmica Excel para Análise de DadosComo usar uma tabela dinâmica Excel para Análise de DadosA tabela dinâmica é uma das ferramentas mais poderosa no repertório Excel 2013. É freqüentemente usado para análise de dados de grande porte. Siga o nosso demonstração passo-a-passo para aprender tudo sobre ele.consulte Mais informação

Faça mais com os Formulários Google

Como já demonstrado acima, os Formulários Google pode fazer mais do que ajudá-lo a coletar dados. Ele fornece uma ótima interface para processos simples e fluxos de trabalho também. E não se esqueça, acrescentando Google Apps Script para o evento “na forma de enviar” dá-lhe possibilidades quase ilimitadas para automação.

Que tipos de fluxos de trabalho que você pode imaginar edifício com formulários do Google? Como você implementar um processo usando os formulários do Google em seu local de trabalho? Por favor, compartilhe nos comentários!