3 Dicas de produtividade rápidas cada usuário do microsoft outlook deve começar a usar

Outlook continua sendo uma das plataformas de e-mail mais populares no local de trabalho, e vem embalado com lotes de grandes ferramentas de produtividade que você pode economizar uma tonelada de tempo. Se você está à procura para mais dicas para adicionar ao seu arsenal Outlook, aqui estão três maneiras que você pode usar o cliente de e-mail para permanecer na pista.

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1. Emails Marcar como lida Imediatamente

Quando você clica em um e-mail não lidas no Outlook e excluí-lo sem mover para outra mensagem, ela permanece não lida. Isto é particularmente irritante porque você vai acabar pensando existem mensagens não lidas em seu lixo.

Vamos para Arquivo gt; opções gt; Enviar. Sob painéis do Outlook Clique no Painel de leitura uma caixa de diálogo botão, e irá aparecer com algumas opções. A definição só você precisa mudar é Marcar itens como lidas quando visto no Painel de Leitura. Certifique-se a caixa está marcada, e digite 0 para o número de segundos de espera antes de marcar um item como lido.

Clique em OK na caixa de diálogo, e novamente nas configurações de correio. Agora, quando você clicar em um e-mail no Outlook, ele será marcado ler instantaneamente.

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2. instantaneamente criar novos e-mails com texto copiado

Se você copiou o texto de seu navegador, um documento de outro e-mail, ou de qualquer outro lugar no seu computador, você pode criar instantaneamente um novo e-mail com que o texto no corpo do e-mail por apenas acertando o atalho de teclado Ctrl + V em qualquer lugar no Outlook.

Para e-mails, você vai querer estar na guia Mail. Se você é nas guias de calendário, contatos ou tarefas, o texto irá aparecer em uma caixa de diálogo novo item para que respectiva guia.

3. desativar as notificações com exceções

Se você precisa se concentrar e notificações de e-mail do Outlook são distraí-lo, você pode desligá-los. Mas se você quiser ainda manter um olho para fora para e-mails relacionados ao projeto que você está trabalhando em, ou a partir de indivíduos específicos, você pode criar exceções à regra.

Primeiro, vá para Arquivo gt; opções gt; Enviar. Sob chegada mensagem certificar-se de que todas as opções para as notificações estão desmarcadas e clique em OK.

Em seguida, você vai querer criar exceções para contatos específicos. Existem várias maneiras que você pode fazer isso.

Se você está apenas interessado em notificações para contatos específicos, a maneira mais fácil de fazer isso é para navegar para um e-mail a partir deles, clique com o botão direito nele e selecione Regras gt; Criar Regra. Na caixa de diálogo que aparece, certifique-se de que, sob Quando eu recebo um e-mail com todas as condições selecionadas a A partir de opção estiver marcada. Para Faça o seguinte certifique-se de que Exibição na janela New Item de alerta está checado. Se você quiser, você também pode ativar a notificação sonora, e também entrar em Opções avançadas para mais condições, tais como texto na linha de assunto e nível de importância.

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Se você quiser, você pode escolher entre mais condições além do remetente, mas para isso você vai ter que ir para o menu com abas na parte superior da tela, clique no Regras botão e ir para Gerenciar Regras e Alertas. Clique no Nova regra botão. Sob Mantenha-se atualizado clique na opção Exibição mail de alguém na janela New Item de alerta e clique Próximo.

Você vai encontrar uma lista de várias condições para os tipos de e-mails que você recebe: por remetente (um indivíduo ou um grupo), por palavras específicas no assunto, enviado apenas para você, marcado como importante ou sinalizado, com palavras específicas no corpo, com anexos, e muito mais.

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Marque a caixa da condição que você deseja usar no Passo 1, e na etapa 2, você verá texto vinculado para cada item. Clique em cada link e siga as instruções sobre o tipo de conteúdo para entrar. Depois de ter feito todas as suas escolhas, clique em Próximo.

Você pode então selecionar sua ação. Para notificações, você pode configurá-lo para que o Outlook exibe uma mensagem de alerta específica de sua escolha, um notificações de desktop, e / ou reproduzir um som. Depois de ter feito sua seleção, clique em Terminar. Você verá a regra aparece na lista de Regras e Alertas.

Se você terminar de se concentrar e quer desativar as notificações de volta, apenas voltar paraArquivo gt; opções gt; Enviar e vocênder chegada mensagem desativar as notificações de volta.

Que dicas Outlook e truques que você usa para manter-se produtivo? Compartilhá-los com a gente nos comentários.