5 Pecados e-mail você pode estar cometendo ... E como se redimir

Dante foi errada- há dez círculos do inferno, o mais profundo do que está reservado para aqueles que cometem o mais hediondo dos pecados e-mail. Email está aqui para ficar, mas existem alguns pecadores que estão fazendo as coisas piores para o resto de nós. Hoje eu vou olhar para algumas das mais graves formas que as pessoas podem abusar de e-mail e tornar a vida sugar para o resto de nós.

Não se preocupe, mesmo se você é um pecador, você não está condenado a uma eternidade de sofrimento. Abrace uma penitência de uma semana para corrigir o erro de seus caminhos e se arrepender seus pecados e-mail e tudo será perdoado.

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Enviar e-mails para muitas pessoas

E-mail é incrivelmente barato para enviar. Uma pessoa pode gastar cinco minutos escrevendo um e-mail e enviá-lo para milhares, ou mesmo centenas de milhares, de destinatários. É também, em termos gerais, extremamente caro para receber. Se demorar dois minutos para ler, ou mesmo apenas 30 segundos para demitir, o número de pessoas em minutos um único e-mail pode perder é enorme. Isso equivale a um enorme desperdício de tempo produtivo. Mesmo se você tomar medidas para minimizar o impacto, como a criação de um sistema de comunicação multi-camadas, você ainda tem que lidar com isso em algum momento.

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Muitas organizações têm políticas onde cão qualquer um, todos, e de todos é enviadas com cópia para todos os e-mails. Nem todo mundo precisa receber cada e-mail. Se você é uma das pessoas que fazem essas políticas, ou apenas enviar Cópias todos fora do hábito quando você não tem que, você é um pecador e-mail.

Não se preocupe, a penitência é simples. Durante uma semana, apenas a enviar e-mails para as pessoas que absolutamente necessário para recebê-los. Em caso de dúvida, não enviar o e-mail. Você provavelmente vai se surpreender com o pouco efeito que tem sobre como tudo funciona.

Como um bônus, mais enviar e-mail que você enviar, mais é provável que você receber por isso, se você está enfrentando a sua própria sobrecarga de e-mail, isso pode ajudar também.

O uso excessivo Responder a Todos

E-mail é no seu melhor quando ele é usado exatamente como uma carta: uma pessoa envia uma outra pessoa uma única mensagem e espera que eles respondam. E-mail também funciona quando uma pessoa envia uma única mensagem para cargas de pessoas (desde que todos precisa receber). Mesmo com grandes recursos como mensagens de rosca, e-mail simplesmente não é projetado para lidar com várias mensagens corretamente.6 razões pelas quais você deve parar de usar clientes desktop e-mail em favor de opções baseadas na Web6 razões pelas quais você deve parar de usar clientes desktop e-mail em favor de opções baseadas na WebEu sei que sugerem clientes desktop tiveram o seu dia ao redor da multidão MakeUseOf é como pregar para o coro. A maioria de nós usa o Gmail, nossos próprios servidores de correio ou alguma forma de backup em nuvem ...consulte Mais informação

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O problema se torna muito aparente com e-mails do grupo. I classificá-las um pouco maior do que a bomba nuclear como a pior desenvolvimento tecnológico do século 20. Um fio de e-mail com 15 ou 20 pessoas respondendo pode obter rapidamente fora de controle se as pessoas não têm o cuidado. E lembre-se, cada mensagem que é enviada é outra notificação para alguém em algum lugar.Não Trip sobre o senhor mesmo: 5 Grupo Comportamentos E-mail para evitarNão Trip sobre o senhor mesmo: 5 Grupo Comportamentos E-mail para evitarCrafting um bom e-mail não é fácil, e é uma arte que poucas pessoas são capazes de aperfeiçoar. e-mails de grupo não é nada fácil. Essas dicas devem ajudar a melhorar as suas mensagens.consulte Mais informação

Enquanto a primeira mensagem poderia ter sido relevante para todos na organização, as chances são de que as respostas não são. Se o seu chefe envia uma pergunta a toda a equipe, fazer seus colegas de trabalho realmente precisa ver a sua resposta? Sobre o uso do botão Responder a todos é um dos maiores pecados e-mail que você pode cometer.

Mais uma vez, a penitência é bastante simples. Durante uma semana, você só deve usar o botão de resposta. Se mais de uma pessoa precisa para ver a resposta, CC-los manualmente. O botão Responder a todos é uma tentação do mal que deve ser combatida.

E-mail quando você não precisa

Às vezes, o email é a melhor maneira de chegar alguém. Às vezes não é. Infelizmente, e-mail é frequentemente visto como o padrão. E-mail quando você não precisa é uma outra maneira de obter-se enviado diretamente para e-mail inferno.

Às vezes, há maneiras melhores de fazer as coisas. Se Tony fica em frente a sala de você, a menos que você precisa para criar uma trilha de papel, por que não passar por cima e falar com ele? Da mesma forma, se algo vai exigir um monte de vai-e-vem, um face-a-face ou reunião telefone irá provavelmente ser muito mais eficiente. Um telefonema 30 minuto pode tomar o lugar de semana discussões longo de e-mail. Apenas certifique-se não deixe que suas reuniões se transformar em um vácuo de tempo.Fed Up Of reuniões ineficientes? Enviar Estes 8 regras para seu chefeFed Up Of reuniões ineficientes? Enviar Estes 8 regras para seu chefeSe uma reunião for bem organizado, não há nenhuma razão que não pode aumentar a produtividade, senso de propósito, e moral. Aqui estão algumas regras a seguir para reuniões eficazes.consulte Mais informação

Sua penitência é fazer tudo o que puder para não enviar e-mails para uma semana. Se Tony não está em sua mesa quando você passar por cima, deixar uma nota escrita à mão. Se Bob quer organizar algo, chamá-lo e martelar-lo no telefone. Veja como mudar o seu padrão de “enviar um e-mail” para “enviar apenas um e-mail se não há nenhuma outra opção” afeta o modo como você trabalha. caixa de entrada de todos vai agradecer.

Enviar e-mails overlong

Assim como o envio de um e-mail curto para muitas pessoas é um pecado, o envio de e-mails realmente longos para apenas uma pessoa pode ser também. Se o que você está tentando dizer requer um 2000 palavra e-mail, as chances são que você está usando a ferramenta de comunicação errado. Quanto mais tempo o seu e-mail, mais tempo que leva para a outra pessoa para ler e quanto mais esforço que requer para responder. e-mails longos pode realmente chupar!

Há um movimento crescente de pessoas prometendo manter todos os e-mails com menos de cinco frases. Eles sentem que, se a mensagem não pode ser transmitida de que brevemente, você está fazendo errado. Se você é culpado de escrever e-mails que ponta em território Tolstoy-esque, então a sua penitência é juntar as cinco frases multidão durante uma semana. No e-mail que você envia, não importa o quão necessário ao que parece, pode executar mais de cinco - de preferência curto - frases. É um bom hábito de entrar e vontade torná-lo mais produtivo.7 Dicas Email eficiência para obter mais Email Feito, Faster7 Dicas Email eficiência para obter mais Email Feito, FasterVida gira em torno da comunicação e, literalmente, nada é feito sem ele. E-mail é uma ferramenta de comunicação destinada a facilitar a sua vida. Em vez de ter que digitar uma letra ou tentar pegar alguém ...consulte Mais informação

Respondendo a todas as mensagens

Este é o pecado que eu era mais culpados, e ele me levou um tempo para passar por isso. Quando você receber um e-mail o impulso natural é responder imediatamente. O problema é que isso pode chamar-lhe em, intercâmbios e as pessoas reacionárias desnecessários virá para esperar que você estará disponível para responder instantaneamente para email em todas as horas. Respondendo a todos os e-mails instantaneamente é apenas um pequeno pecado e-mail, enquanto o inverso, esperando todos para responder instantaneamente é um pecado maior.

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Ao responder rapidamente a tudo o que está alimentando a besta que é o chefe que exige respostas de e-mail às 4h em um sábado. Tu não deve agradar a esses patrões. Como penitência por esse pecado, você deve passar uma semana esperando pelo menos uma hora antes de responder a e-mails, e só responder durante o horário de trabalho. Se algo requer uma resposta urgente, você precisa usar um outro método de comunicação.

Go Now in Peace

Amá-lo ou odiá-lo, e-mail está aqui para ficar. No entanto, existem maneiras de tornar a experiência melhor para todos os outros. Se você é um pecador terrível e-mail, se arrepender seus caminhos e colocar algumas destas soluções simples em ação. As pessoas vão agradecer por isso. Se, por outro lado, você é um santo e-mail, enviar este artigo a todos os pecadores que você conhece e espalhar a boa palavra.

Há inúmeros outros pecados e-mail lá fora. O que mais você acha que eu perdi? E o que a penitência que você sugeriria?