Fartos de reuniões ineficientes? Envie estas 8 regras para o seu chefe

A grande maioria de nós sabe quanto de um reuniões de drenagem pode ser tanto o nosso tempo e produtividade. Mas se uma reunião está bem organizado (e bem run), não há nenhuma razão que não pode melhorar a produtividade, senso de propósito, e moral, para cada participante.

Há uma abundância de conteúdo lá fora sobre por que nós odiamos reuniões. divertidos do Facebook escrito em um momento de completa frustração devido a oportunidades perdidas graças inteiramente a uma reunião mal organizado, aparentemente sem sentido que se arrastou muito além de seu tempo alocado.

Aqui estão algumas regras a seguir para obter melhores reuniões e para se certificar de que você não está desperdiçando o tempo de todos. Confie em mim.

Tem um propósito e garantir que as pessoas saber sobre ele

Se você está simplesmente chamando todos juntos para dar uma atualização ou para ter um gemido, isso é uma palestra. Uma palestra não é uma reunião. Se você precisa atualizar todos, envie um e-mail, ou postar a todos em uma ferramenta time como Slack que torna a comunicação grupo mais fácil. Este será um muito melhor uso do tempo de todos.Slack Faz Communication Group Mais rápido e mais fácilSlack Faz Communication Group Mais rápido e mais fácile-mails do grupo podem realmente matar a produtividade. É hora de colocar os clientes de email para descansar e usar serviços de colaboração, como Slack recém-lançado.consulte Mais informação

Se você estiver em uma posição onde a reunião é realmente necessário (isto é, quando você precisa colocar algo para o grupo, falar sobre as coisas, trocar idéias em torno etc), garantir que ele tem um propósito claro. Por que, exatamente, você está recebendo todos juntos?

Bad propósito: “Para fazer com que todos até a velocidade sobre o que está acontecendo”.

Melhor propósito: “Para reunir ideias, definir um cronograma e atribuir próximas ações para cada membro da equipe para que possamos executar um lançamento bem sucedido do X360 produto até o final de março”.

E, por favor, certifique-se todos os participantes saber o propósito da reunião antes que aconteça. Se as pessoas sabem o que os resultados finais de uma reunião será, eles serão muito mais propensos a transformar-se preparado, e espero que tenha pensado através de alguns dos tópicos em discussão ao invés de pensar na mosca.

Criar A Clear, Agenda Structured

Seu propósito é o seu destino. Sua agenda é o seu roteiro de como você está indo para lá chegar. Sem esse roteiro, reuniões, muitas vezes espiral fora de controle, ir fora do tópico e em nenhum lugar perto como será feito muitas decisões que você estava esperando. Se você observar as suas reuniões indo off topic, pôr fim a essa discussão rebelde, e trazê-lo de volta na pista o mais rápido possível.

Estruturar suas agendas de reuniões cuidadosamente usando um produto como corresponder às expectativas (IPAD) ou ferramentas online como MyCommittee e Minutes.io. Defina um prazo estrito para cada item na agenda, enquanto dando às pessoas individuais um heads-up, como o que se espera deles. Se você quiser alguém para contribuir para uma certa discussão na reunião, que eles saibam! Por exemplo:Facilmente Criar Reunião Agendas Usando corresponder às expectativas [iPad]Facilmente Criar Reunião Agendas Usando corresponder às expectativas [iPad]Embora nenhum de nós ansiosos para participar de reuniões, há, felizmente, um número de aplicações online e móveis úteis, como AgreeDo, que tornam a tarefa de reuniões de planejamento mais fácil. Todas as reuniões de sucesso começar ...consulte Mais informação

Agenda

1. Declaração de propósito para as reuniões e prep- (5 minutos)
2. Post-mortem na últimas semanas launch- o que eram os nossos KPIs (Kim para informar sobre isso). O que foi bem? o que não o fez? (15 minutos)
3. Idéias sobre como podemos criar consciência para o próximo lançamento (todos - por favor, pensar em algumas ideias antes da reunião) - (15 min)
4. Decidir sobre 3 dessas idéias para aperfeiçoar a mais antes da próxima reunião - (10 min)
5. Atribuir próximas ações para cada membro da equipe - (5 minutos)

Garantir que todos tenham o que necessitam

Tenho medo de pensar quanto tempo é desperdiçado a cada ano em todo o mundo devido a pessoas voltando-se para as reuniões despreparado (incluindo sem saber como tomar notas de reuniões adequadas). Partilhe a sua agenda com todos os participantes pelo menos um par de dias de antecedência da reunião para que eles possam reunir tudo o que é exigido deles.Faça os minutos de trabalho: Como tomar notas eficaz durante uma reuniãoFaça os minutos de trabalho: Como tomar notas eficaz durante uma reuniãoÉ uma habilidade que poucas pessoas têm perfected- as atas de reuniões perfeitas. O registro de eventos salva dores de cabeça mais abaixo da linha. Veja como você levar minutos eficazes em uma reunião.consulte Mais informação

Se você precisa de um certo membro da equipe para trazer algo junto, certifique-se que eles entendem o quanto é importante, e que é impresso (se necessário) com antecedência, para garantir que eles não ficar preso em uma fila para a impressora. A última coisa que você precisa é participantes desculpando themselves- “Oh, desculpe, eu não tive a chance de obtê-lo preparado- eu vou tê-lo pronto para a próxima semana“. Isto não ajuda ninguém.

Se você está segurando uma reunião com as pessoas que estão trabalhando remotamente, em primeiro lugar, consulte a nossa detalhada “Guia Online Meeting”Além disso, certifique-se toda a gente sabe como usar qualquer ferramenta de conferência que você decidir usar. Antes da reunião, as pessoas prontas para verificar o seu microfone, webcam, e para garantir que eles tenham qualquer plugins instalado que possa ser necessária para coisas como Hangouts do Google+.Dicas sobre Planejamento & A realização de reuniões eficazes com o Google HangoutsDicas sobre Planejamento & A realização de reuniões eficazes com o Google HangoutsCom a tecnologia da Internet de hoje, a realização de reuniões on-line pode ser eficiente e de baixo custo, especialmente se você pré-planejá-los e fazer uso de ferramentas de economia de tempo. Para o último par de meses eu já participou de reuniões on-line ...consulte Mais informação

Apenas convidar pessoas que são necessários

Não convide toda a equipe apenas para fazer-se sentir como o chefão. Apenas convidar as pessoas que você precisa. Ou seja, as pessoas que estão em uma posição para ajudá-lo a alcançar o propósito da reunião. Todo o resto pode ser atualizado mais tarde, lendo a ata da assembléia, ou por ter um bate-papo com seus colegas em um momento mais conveniente.

Mantenha Minutos detalhadas

Video: MENSAGEM LIMITES PAIS E FILHOS

Utilizar um produto tal como Agreedo (livre) para actas detalhadas que você pode confiantemente voltar para e na realidade Compreendo. Esta ferramenta permite que você tire minutos detalhadas usando atalhos de teclado, acompanhar os resultados de reuniões (tais como tarefas realizadas), e compartilhar esses minutos rápida e facilmente com sua equipe. Se você estiver usando um iPad, você também pode tentar MinuteTaker ($ 7,99) para relatórios de reuniões profissionais.Agreedo: Escrever & Gerenciar Minutes sua reunião de negócios gratuitamente on-lineAgreedo: Escrever & Gerenciar Minutes sua reunião de negócios gratuitamente on-lineDurante várias semanas, agora eu tenho procurado por um site de fácil utilização ou aplicação que permita-me de manter e conservar as actas das reuniões. A abordagem documento de texto tradicional não é mais um produtivo ...consulte Mais informação

Certifique-se de que, quando as pessoas lêem estas minutos, eles sabem os principais pontos / resumos do que foi discutido, e que foi decidido, bem como rapidamente ser capaz de se referir a este documento para saber o que eles próprios, precisa fazer a seguir.

Exclusão não é sempre melhor que Inclusão

Eu sei que (apenas) mencionou que somente aquelas pessoas que estão realmente necessários devem participar de uma reunião, mas de vez em quando, você também deve incluir todos para uma jam session mais informal, onde podem trocar idéias ao redor, falar sobre o que poderia melhorar a organização.

Use isso como uma oportunidade para construir uma equipe mais forte. Faça isso durante uma refeição ou uma cerveja. Tenha um pouco de comida saborosa trouxe para o escritório, e obter todos a tomar uma ou duas horas do seu dia para conhecer melhor seus colegas, enquanto todos trabalhando juntos para fazer algumas melhorias para a empresa como um todo. Mais uma vez, ter um propósito e uma agenda, mas tentar fazer esse tipo de se reunir mais informal, menos estruturado, mas ainda com um tema geral, como “tornar a organização mais eficiente”, ou “ideias sobre como podemos diversificar ”.

Atribuir Limpar ‘Itens próxima ação”

Antes de encerrar a reunião, certifique-se todos na sala sabe a ação exata de que necessitam para tomar em seguida, e sua linha do tempo. Este é um truque que é realmente empurrado por David Allen em seu livro fantástico ‘Getting Things Done’. Qualquer projeto que ninguém está trabalhando em, certifique-se que há uma próxima ação claro que deve ser tomado para manter este projecto para a frente em movimento.

Para reiterar, isso precisa ser uma ação específica (ou conjunto de ações), com um prazo estrito, não apenas uma idéia geral que precisa ser feito ‘o mais rápido possível`. Por exemplo

Bad próxima ação: “Resumir lançamento do mês passado`.

Melhor próxima ação: “Montar uma planilha (com algumas paradas votos) visualizadas nossas KPIs do período de lançamento geral. Compartilhe isso com a equipe de lançamento, juntamente com o envio de um breve e-mail explicando como você acha que o lançamento foi. Por favor, que isto seja feito até quinta-feira”.

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Peça feedback

Muitas pessoas têm receio de criticar seus ‘superiores ou colegas, por isso, após cada reunião, pedir às pessoas para deixar um feedback anônimo através de um formulário on-line (há uma lista de um ferramentas de pesquisa online grátis Aqui). Descubra o que as pessoas pensavam da reunião - era demasiado longo? Se sentiu útil para eles? Eram os seus pontos de vista ouviu? Como poderia a reunião ser melhorado na próxima vez?Isso é o que todos dizem: 5 ferramentas livres para pesquisas em linha eficazIsso é o que todos dizem: 5 ferramentas livres para pesquisas em linha eficazPor um tempo, você não teria tido muita escolha sobre qual o levantamento serviço para usar, mas hoje em dia há muito por onde escolher. Qual deles é o melhor para você?consulte Mais informação

Seja qual for o feedback que você recebe, certifique-se que você não ignorá-lo. Evolua suas reuniões para se certificar de que eles estão trabalhando bem para todos os envolvidos.

No geral, seguindo estas regras simples para se certificar de suas reuniões estão bem preparados, e bem, você será capaz de encurtar o comprimento, e aumentar a eficiência de suas reuniões, mantendo a frustração de todos a um mínimo!

E se você? Se suas reuniões foram executados mais goste disto, você acha que eles seria mais eficaz?