Como arquivar quickbooks arquivos da empresa

Quando um arquivo empresa QuickBooks teve muitas transações durante um longo período de tempo, o espaço ocupado pelo software QuickBooks aumenta. Isso pode causar lentidão extremas do processo operacional QuickBooks. A solução para isso é para arquivar os anos anteriores de seus arquivos da empresa. Em versões mais antigas do QuickBooks, este processo foi chamado "arquivamento"- nas versões mais recentes, ele é chamado "limpar os dados da empresa." Este processo condensa arquivos da empresa do ano anterior, removendo os detalhes de cada transação fechada, deixando apenas os totais.

Criar e salvar um backup

Insira uma unidade flash ou CD-ROM no computador.

Clique no "Arquivo" botão na barra de menu superior, em seguida, selecione "Save Copy ou Backup." Você será solicitado onde você gostaria de salvar este Backup-escolher o flash drive ou CD-ROM.

Clique no "Nome do arquivo" caixa e tipo "arquivados" antes da extensão. Clique "ESTÁ BEM," eo arquivo será feito o backup para a unidade flash ou CD-ROM.

Arquivar o arquivo

Clique "Arquivo" na barra de menu superior e selecione o "Serviços de utilidade pública" opção. Quando a próxima janela se abre, clique em "Dados Clean Up Company."

selecionar "Remover Transações a partir de uma data específica." A data que você escolher será o fechamento date- todas as operações anteriores àquela data serão condensados ​​e os detalhes dessas transações será removido.

Clique "Próximo" para abrir a próxima janela, onde você vai escolher critérios adicionais para a remoção de transações. Existem quatro opções: remover banco uncleared e cartão de crédito Transações remover transações marcadas para serem printed- remover faturas e estimativas marcadas para serem sent- remover transações contendo custos não faturados ou não reembolsadas. Clique "Próximo."

Optar por excluir os itens que têm nenhuma transação na próxima janela que se abre. Esses itens incluem contas, clientes, fornecedores, outros nomes, itens de fatura e "Façam" notas.

Clique "Comece Cleanup." Salve o arquivo limpa-up para o desktop ou disco rígido externo para continuar trabalhando no QuickBooks.

Gorjeta

• Verifica Contadores tipicamente arquivar dados QuickBooks após o ano fiscal terminou. Se você tem um número de transações que não têm fechado para fora, você pode querer considerar o arquivamento de transações a partir de dois anos antes.

Atenção

• fechar Manter o arquivo de backup em um local seguro no caso de você precisa voltar para uma transação específica para obter detalhes sobre uma transação fechada.

Referências

• ligação Intuit QuickBooks Apoio: O Utilitário de Dados Clean Up Empresa
• ligação O CPA Tecnologia Orientador: Arquivo cópia dos arquivos QuickBooks

Sobre o autor

David Roberts tem escrito desde 1985. Ele publicou em vários sites, incluindo publicações de notícias de negócios online. Ele tem mais de 11 anos de experiência na preparação de impostos e consulta das pequenas empresas. Ele também é um Certified Fraud Examiner. Ele recebeu um Mestrado em Administração de Empresas pela Universidade Metropolitana Flórida em 2005.