Como garantir a sua assinatura de email não dar a impressão errada

Dizer adeus é tão difícil de fazer, não é? É desconfortável, e às vezes é difícil. Bem, pode não haver quaisquer instruções para essas situações, mas pelo menos podemos oferecer algumas instruções sobre como você pode dizer adeus em um e-mail sem sensação desagradável.

A assinatura de e-mail é para todos os efeitos, o seu “adeus”. Não é se você abraçar alguém ou dar-lhes um aperto de mão. Não é se você apenas dar-lhes o seu nome, ou entregá-los o seu cartão de visita com todas as suas informações de contato incluídas. É como você fazer uma impressão. Ou não.Você também pode se beneficiar do poder do E-mail AssinaturasVocê também pode se beneficiar do poder do E-mail AssinaturasA assinatura diz-lhe algo sobre a personalidade. Assim como duas pessoas quase não escrever da mesma forma, eles também assinar de forma diferente. É assim que o "Ciência" de Grafologia surgiu. Mas a era digital eo e-mail ...consulte Mais informação

Neste artigo, eu estou indo para compartilhar as cinco lições mais importantes que aprendi no par de décadas que eu estive comunicar com as pessoas na Internet. Curiosamente, os dilemas envolvidos com assinaturas de e-mail já existia desde aqueles e-mails iniciais estavam sendo enviados através Bitnet e FidoNet ou mesmo sistema de correio CTSS do MIT em 1960, mas eu discordo.

E-mail tem estado conosco por um tempo muito longo. Assim como você fazer isso certo? Como você assinar sem olhar como um esnobe, mas também oferecer informações suficientes para que as pessoas sabem quem eo que você é? Vamos começar. No momento em que nós terminamos, você terá uma boa idéia do que você quer fazer com sua própria assinatura de e-mail.

O que uma assinatura de email é suposto fazer

Estes dias, no processo de e-mail das pessoas, tenho 3 diferentes “níveis” de assinatura de email. Por quê? Bem, existem três níveis de relações para cobrir - tudo a partir de uma breve nota a um amigo, todo o caminho a uma mensagem de e-mail formal do negócio para uma empresa. Três variações é realmente tudo que você precisa, eo propósito deles deve ser o seguinte:

1. Um sorriso rápido - Esta versão assinatura vai em e-mails rápidos para amigos ou colegas que você enviar e-mail constantemente, várias vezes ao dia.

2. Sorriso e um aperto de mão - Esta versão assinatura vai em e-mails mais longos para colegas de trabalho, onde o seu e-mail precisa ser um pouco mais formal.

3. Um Aperto de mão firme e cartão de visita - Isto é para aqueles momentos em que você precisa para escrever um e-mail formal, relacionadas com o negócio e fornecer o seu título e todas as suas informações de contacto.

Existem regras não escritas para cada um desses tipos de assinaturas de e-mail. Quebrá-las, e não será o fim do mundo. Se você quiser fazer uma especialmente boa impressão, porém, então você vai querer tomar cuidado de algumas dessas dicas para cada tipo de e-mail que você envia.

A assinatura sorriso rápido

Você não precisa sempre uma assinatura de e-mail. Pelo menos, você não precisa sempre de um formal. Isso é como quando você está andando por um colega no corredor. Você vê-los várias vezes por dia. Você assistir às mesmas reuniões. Você realmente precisa para cumprimentá-los no corredor com um aperto de mão? No- na maioria das vezes é um rápido “Hey Fred” e um sorriso, se alguma coisa. Quando você está enviando rapidamente um colega para pedir conselhos ou para uma dica, você não pode mesmo precisar de uma assinatura em tudo. Se você sentir a necessidade de assinar, você pode tomar a minha abordagem, apenas seu nome prefaciado com um traço. Não há necessidade de citações floridas ou títulos elaborados. A pessoa sabe quem você é, o que você é, e nada além do seu nome seria estranho. Considerá-lo como uma conversa de base pelo bebedouro, o que você costuma acabar com algo como “tudo bem, pegá-lo mais tarde, então!” E uma onda rápida. Nada mais é necessário.

Sorriso e um aperto de mão

O outro tipo de assinatura é uma espécie de híbrido entre formal e informal. Esta é a pergunta difícil de acertar. Estes podem ser colegas que você deseja enviar e-mail com pedidos de negócios semi-formais, mas você não quer que eles pensem que você está vindo transversalmente como um cadáver. Eles precisam apreciar a importância do e-mail, mas você não quer que eles para saber se você está realmente ainda amigos. Isto é onde a assinatura muito sutil entra em jogo. Estes são geralmente em tamanho reduzido e quase imperceptível no rodapé do próprio e-mail. Uma das melhores abordagens para isso é uma assinatura que chamo de “one-liner”.

Nesta versão, toda a informação é dividido com um | caractere “”. Isso pode ser tão simples como um endereço ou e-mail, números de telefone, números de celular ou qualquer outra coisa. Deve ser breve, incluem apenas um pouco de informação necessária, e é isso. Eu mesmo vi algumas pessoas fazem essa assinatura em uma fonte que é mais fraco do que o resto do e-mail - talvez em cinza. Outra abordagem que eu observado é uma muito breve dois-liner. Basicamente, um nome e uma forma de contato que poderia ser um único número de telefone ou um endereço de e-mail.
Obviamente, isso é para os destinatários que já sabem quem você é, o que a empresa que você trabalha com, e você está apenas enviando-lhes um dos muitos e-mails correspondência. Ele fornece a “sensação” de um e-mail amigável, mas se a pessoa precisa entrar em contato com você e não pode manter o seu número em seu Rolodex (as pessoas ainda usam aqueles ...?), Então há suas informações de contato no pé do e-mail, direito ao seu alcance.

Um aperto de mão formal

Claro, há aqueles momentos em que você está enviando alguém de fora da empresa, ou talvez você está enviando alguém dentro da empresa sobre algo oficial que requer a conversa para ser formal. É como vestir uma roupa formal, quando participar de uma cerimônia de premiação para os seus colegas. Antes de cobrir o que você deve fazer nestes casos, é mais educativo para cobrir o que não fazer em primeiro lugar. Sim, você deve fornecer informações de contato, como o nome da empresa, site, e-mail, mas você não precisa exagerar. Existe realmente uma necessidade de fornecer quatro números de telefone diferentes, incluindo uma máquina de fax?

Não, fornecer suficiente informação de contato para que existem vários métodos para manter contato com você - e-mail, telefone, ou talvez até mesmo através de um site - mas não se empolgue. Fornecendo uma lista de números de telefone faz parecer que você é tão móvel que você nunca está no seu escritório e muito difíceis de contactar.

Outro erro comum é entrar em toda como um auto-promotor. Pessoas como isso vai sobrecarregar suas assinaturas de e-mail com as suas contas de redes sociais para o ponto onde a assinatura é mais de 10 linhas de comprimento e cheio de principalmente auto-marketing.

Outra maneira de dar uma impressão horrível é usar todos os tipos de cores funky e fontes em seu endereço de e-mail. É difícil para puxar algo assim fora, porque as cores precisam corresponder, e as fontes precisa olhar direito. Infelizmente, muitas pessoas não têm idéia de como combinar corretamente as cores, e sua assinatura de e-mail acaba parecendo algo saído de uma fábrica de Willy Wonka.

Este tipo de clown-assinatura é pouco profissional e qualquer um que você enviá-lo para vão pensar que você não tem idéia do que está fazendo, não importa o campo em que está. Portanto, evite cores extravagantes. Mantenha simples.

Video: Links na sua assinatura de email

O que você pode fazer para a direita

Então, o que um bom e-mail assinatura formal de olhar como se você quiser fazer uma boa impressão? Vá com as informações básicas necessárias, manter a formatação e estilo simples, e don`g exagere com informações.

Aqui está um exemplo. Este inclui 4 linhas - nome, empresa, número de telefone e endereço de e-mail. É isso aí.

Esta pessoa usado apenas texto simples, e mantê-lo com apenas quatro linhas torna se deparar com tão elegante e profissional.

Com o meu próprio endereço, I ir um pouco mais em manter a assinatura modesta usando itálico e desbotamento para cinza escuro. Mantê-lo um tom mais claro do que o próprio texto e-mail informa o destinatário que você considere seu próprio informações secundárias para a própria mensagem. É um toque sutil de humildade.

Além disso, os títulos só deve ser usado quando eles são relevantes para a conversa à mão. Na maioria correspondência relacionada com o meu próprio site, as pessoas precisam de saber que eu sou o proprietário do site, de modo que o título é importante. Apenas informações suficientes está incluído para contato rápido - e-mail e número de telefone, é isso.

Video: Como criar uma assinatura de e-mail (Gmail)

Outro exemplo é a assinatura que eu uso tanto para a correspondência interna e externa de MakeUseOf.

Aqui, eu realmente waffled entre usar o título ou não. Ele geralmente só é importante nas comunicações de e-mail externos e marginalmente importante em algumas comunicações internas. Eu comecei a usar duas versões - uma para externa e uma para interna - mas cansei de mudar manualmente entre os dois, que eu decidi ficar com o descrito acima. Correndo o risco de entrar em toda como auto-importante, continuar fraca e secundário. Ele também faz uso do “|” caráter mencionado acima, um pequeno toque de cor para tornar o nome site se destacar, e eu decidi ser ousado e adicionar uma quinta linha para uma cotação.

Vindo com a assinatura de e-mail perfeito que representa quem você é, o que você faz e como entrar em contato com você pode tomar alguma tentativa e erro, mas uma vez que você obtê-lo direito, é bom saber que você está colocando o seu melhor pé em frente em cada correspondência e-mail que você envia.6 dicas para saber mais das assinaturas no Gmail6 dicas para saber mais das assinaturas no Gmailconsulte Mais informação

Quais são suas dicas para uma assinatura de e-mail melhor? Que coisas você gosta ou não sobre outras assinaturas que você já viu? Compartilhe seus pensamentos na seção de comentários abaixo!