3 Boosters de produtividade e-mail para poupar tempo

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É fácil de se atolar fazendo tarefas repetitivas, ou verificar seu e-mail quando você deveria estar fazendo outras coisas. Ou quando você está no trabalho, um monte de seu tempo pode ser tomado até o envio de respostas do formulário ou perseguindo respostas aos seus e-mails. Quando você estiver fora do escritório, você pode encontrar-se verificar o seu e-mail no seu telefone, ou se perguntando se você recebeu que um e-mail de seu chefe.

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Com os métodos descritos abaixo, você pode automatizar respostas, follow-up e-mails, receber notificações quando seus e-mails foram lidos, e as notificações quando você receber e-mails urgentes. Em vez de desperdiçar seu tempo verificando constantemente sua caixa de entrada para novas mensagens, você pode aumentar seu email produtividade pessoal ao automatizar uma grande parte do processo e acessar seu e-mail apenas quando você realmente precisa.

Automatizado follow-up com FollowUpThen

Há sempre algumas pessoas que tomam um pouco mais do que deveriam voltar para você quando você enviar um e-mail. Para essas pessoas, FollowUpThen é a solução perfeita que você economiza tempo e esforço. Não há inscrição exigida, mas a primeira vez que você usar o seu serviço, você será solicitado para verificar o seu endereço de e-mail.

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Depois disso, cada vez que você enviar um e-mail que pode precisar de um lembrete gentil, tudo se você tem a fazer é adicionar um endereço de e-mail FollowUpThen no campo CC.

O formato do endereço de e-mail depende de quanto tempo você quer esperar antes de enviar esse segundo e-mail de acompanhamento. Você pode especificar o período de tempo de espera usando [email protected] ou [email protected], e assim por diante, ou você pode especificar a data exata usando [email protected] ou [email protected]. Só não se esqueça de usar o seguinte formato ao usar uma data do calendário exato: [email protected]

Se o seu destinatário responder antes do tempo previsto passou, desde que bateu o botão Responder a todos, um seguimento e-mail não será enviado. Para evitar e-mails de follow-up desnecessárias, pode ser sábio para colocar uma pequena nota em sua assinatura certificando-se de que ao responder, eles batem Responder a Todos.

Se preferir, você também pode colocar o endereço de email FollowUpThen no campo BCC, com uma desvantagem óbvia, que, se fizerem responder ao e-mail antes do acompanhamento está programado para sair, eles vão recebê-lo de qualquer maneira.

Se você está procurando uma maneira de enviar respostas automatizadas, os usuários do Gmail deve verificar se o post de Mark on como criar respostas automatizadas para e-mails utilizando filtros Gmail e respostas enlatadas.Criar uma resposta automática e-mail com o novo filtro do GmailCriar uma resposta automática e-mail com o novo filtro do Gmailconsulte Mais informação

Descubra se-mails enviados foram abertos

Se você não é um fã de MS Outlook, mas ainda gostaria de saber se um e-mail que você enviou foi aberto, há serviços de terceiros que você pode usar para receber um recibo de leitura. O serviço gratuito mais fácil disponível, WhoReadMe, permite-lhe enviar e-mails e anexos completamente formatados diretamente de dentro do seu site.

Depois de ter enviado o e-mail, você pode verificar seu status, retornando para o site WhoReadMe e ver a data e hora exata do e-mail foi aberto.

único inconveniente de WhoReadMe é que, enquanto você pode enviar e-mails ilimitadas, você está limitado a 20 confirmações de leitura por dia, mas que é um pequeno preço a pagar para a facilidade de uso do site. Se você não quer ser limitado ao número de recibos, dar SpyPig uma tentativa, ou se você quer saber se alguém clicar em um link no e-mail, dar LinkBlip uma tentativa.

Obter e-mails urgentes qualquer lugar com AwayFind

AwayFind é um dos serviços de terceiros e-mail mais elaborados lá fora, e é o companheiro perfeito para o viciado em trabalho quando não estão no escritório. Em vez de desperdiçar seu tempo a verificação de e-mails urgentes em seu telefone quando você estiver fora e aproximadamente, AwayFind pode alertá-lo de quaisquer e-mails urgentes em uma variedade de maneiras, incluindo o envio de um SMS, uma mensagem direta no Twitter, uma mensagem no Google Talk , ou até mesmo, surpreendentemente, por e-mail.

Uma vez que você se inscreveu para uma conta, ou apenas ligada AwayFind diretamente para sua conta do Google Apps / Gmail, você pode adicionar quantos endereços de email como você deseja e escolher suas configurações de notificação.

O primeiro passo é escolher como você deseja notificado. De qualquer maneira, você receberá um código de verificação para adicionar esse serviço. Assim, por exemplo, se você quiser ser notificado por Twitter, você receberá uma mensagem direta com um código de verificação, desde que você está seguindo a conta AwayFind Twitter. Se você deseja receber a notificação por SMS, você receberá uma mensagem em seu telefone com um código de verificação.

Você também pode ser notificado utilizando programas de chat, como Google Talk, MSN, Yahoo Messenger e AIM. E, por último, você pode optar por receber uma chamada automática de telefone para o seu celular, telefone fixo, ou vários serviços de VoIP, incluindo Skype e Google Talk.

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O próximo passo será o de criar seus filtros. Se você quer ter certeza de não perder qualquer e-mails de seu chefe, você pode criar um filtro que o alerta de todas as mensagens provenientes de endereços de email específicos.

Você também pode criar filtros com base em quem mais o e-mail é enviado para, ou em palavras-chave específicas no assunto e mensagem.

Ao criar um novo filtro, você pode escolher entre seus vários métodos de notificação a respeito de como você quer ouvir sobre este filtro específico, e para limitar as notificações para determinados períodos de tempo durante a semana e fins de semana. Você também pode optar por enviar uma resposta automática para e-mails que se encaixam nesse critério.

Uma das melhores coisas sobre AwayFind é que ele não apenas notificá-lo do e-mail, mas na verdade permite que você saiba o seu conteúdo. Você será informado sobre a hora ea data que foi enviado, de quem é, e da mensagem, mesmo se você é notificado por um telefonema.

Se você não quer deixar nada ao acaso, você também pode criar uma assinatura para sair em todos os e-mails com um link para um formulário de contato para as pessoas para chegar até você, se é urgente. Enquanto isso faz abri-lo até a possibilidade de receber mais notificações do que você prefere, as chances são seus filtros não vai cobrir cada possibilidade de uma mensagem urgente. Você pode personalizar todo o texto que aparecerá na página, e escolher a forma de ser notificado de novas mensagens enviadas para você através do formulário de contato.

Como você manter-se com seus e-mails e manter-se produtivo, ao mesmo tempo? Deixe-nos saber nos comentários.