Indo sem papel: prós, os contras, e soluções digitais

o escritório sem papel

parece finalmente estar em recuperação. Em parte, isto pode ser devido à ainda mais idéia popular do minimalismo. Mas é tudo um nirvana de economia de árvore ou um pesadelo de proporções A4?O futuro está aqui - Seu Guia para ter uma vida sem papel hojeO futuro está aqui - Seu Guia para ter uma vida sem papel hojePaperless - um termo que é usado com bastante frequência agora dias. Mas o que significa isso? E em que medida se aplica? Certamente que todos nós ainda usam papel até certo ponto, apesar dos avanços ...consulte Mais informação

Nós investigamos os prós e contras, juntamente com recomendações práticas, para que possa fazer a sua própria mente e continuar com ele imediatamente.

Os profissionais de um escritório sem papel

Vamos primeiro dar uma olhada nas vantagens de dizer adeus para papel.

Livrar-se da máquina de fax desatualizado

Apesar da máquina de fax ter sido transformado em um dispositivo arcaico, ainda existem alguns que insistem em pendurar nele por suas unhas. Estas são as pessoas que têm o seu número de fax indicado proeminente em seu cartão de visita. Estas são as pessoas que não podem aceitar que algo chamado “e-mail” foi inventado, e como resultado, eles estão se afogando em um mar de papel de fax.

Se alguém assim absolutamente insiste que algo deve ser enviado por fax para você, então há maneiras de acomodá-los, sem ter que lidar com atolamentos de papel e árvores caídas sobre sua consciência. Numerosos serviços on-line pode atribuir-lhe um “número de fax virtual” ea outra pessoa pode enviar um fax a esse número. O fax é então convertido em um anexo de e-mail e enviado para você ao longo dos interwebs.

A desvantagem é que os planos gratuitos para esses sites são extremamente limitante. Para obter qualquer serviço decente, você precisa pagar por um plano mensal.

Alguns mais para olhar incluem MaxEmail, MyFax, RingCentral, Faxburner, eFax, e FreeFaxtoEmail.

Ter mais espaço para Tango

Agora, eu tenho várias caixas cheias de documentos que remontam 15 anos. Eles estão sentados no meu escritório à espera de ser digitalizado para que eu possa, finalmente, destruir os originais de papel. Enquanto isso, enquanto o meu melhor amigo Procrastinate vai ficar comigo, estou constantemente tropeçar nas caixas, acertando meus quadris contra eles, e, geralmente, jurando minha cabeça para eles.

Quando eu finalmente chegar a cerca de digitalizar o papel, eu vou ter uma grande festa retalhamento e uma bebida cada vez que um documento passa pelo triturador (até o final, eu vou ser totalmente sem pernas). Mas o que eu realmente estou sonhando com está a ter uma enorme quantidade de espaço em meu escritório. Posso utilizar este espaço para começar a dançar, ou lutar o cão. E me lembrar que cor meu chão é.

Se você é uma empresa gastar muito dinheiro em espaço de armazenamento para seus documentos, basta pensar o quanto você vai economizar, a digitalização desses documentos e queima todo o lote. O moral dos funcionários irá percorrer o telhado.

Salvando o Meio Ambiente de nós mesmos

A vantagem mais óbvia é, naturalmente, o meio ambiente. Muitas árvores estão sendo cortadas e a Floresta Amazônica está desaparecendo em parte para alimentar a indústria de papel e celulose. Tudo o que podemos fazer para diminuir esse baixo é obviamente uma boa notícia para o planeta em que vivemos. Nós imprimir em papel demasiado e demasiado está sendo desperdiçado. Movendo-se para um ambiente sem papel, você pode fazer a sua parte para a Mãe Natureza.

Se vocês Deve imprimir algo, em seguida, há maneiras de minimizar a quantidade de papel e tinta que você usa. Serviços como PrintWhatYouLike, PrintFriendly, Aardvark, e O Printliminator irá ajudá-lo a remover todos os elementos desnecessários a partir de uma página antes de imprimi-lo, como anúncios. Mas, sempre que possível, verificar e-mail.Dicas & Ferramentas para ajudar com a impressão de Páginas WebDicas & Ferramentas para ajudar com a impressão de Páginas WebNão importa o quão duro você tente ir sem papel, às vezes você só precisa imprimir essa página. Pode ser para as direções, um artigo para a aula, um folheto para uma reunião no trabalho, etc. Como ...consulte Mais informação

Papel não dura para sempre, mas arquivos digitais

É um fato da vida que o papel não dura para sempre. A Magna Carta provavelmente não está olhando tão fresco como o fez quando ele foi escrito em primeiro lugar. O diário de Anne Frank está começando a marrom e enrolar nas bordas. Papel simplesmente, eventualmente, começa a quebrar, com o tempo passou.

Portanto, em outras palavras, é uma péssima maneira de armazenar informações a longo prazo. Você nunca pode ter certeza de quando ele will brown, rip, fade, onda, ou simplesmente ter uma xícara de café jogado tudo sobre ele. Mas um arquivo digital? Desde que você mantê-lo em um formato popular, tais como PDF ou TXT e fazer backups regulares, ele sempre vai estar lá quando você precisar dele. Em vinte ou trinta anos, ele ainda vai olhar o mesmo que quando você fez isso pela primeira vez.5 fatos backup básico Cada usuário do Windows deve saber5 fatos backup básico Cada usuário do Windows deve saberNós nunca se cansam de lembrá-lo para realizar backups e manter seus dados seguros. Se você está se perguntando o que, quantas vezes, e onde você deve fazer backup de seus arquivos, temos a frente respostas.consulte Mais informação

Os funcionários podem trabalhar remotamente

O problema com o papel é que, em um ambiente de escritório, se você quiser colegas em outros locais geográficos para ter uma cópia, você precisa enviá-lo por correio tradicional. Isso leva tempo (ainda mais se os correios perde-lo). Tempo em muitos casos significa dinheiro perdido, oportunidades atrasados ​​e frustração crescente.

Se os arquivos forem digitalizados, no entanto, eles podem ser colocados on-line em uma empresa intranet ou wiki. Ou eles podem ser enviados por email ou colocar em uma pasta de armazenamento em nuvem. Isso permite que os colegas no outro escritório para obter sua cópia imediatamente, sem necessidade de espera. Se o documento for carregado um site de colaboração como o Google Docs ou Dropbox, então todos em todos os locais podem começar a deixar o feedback em tempo real.Configurar rapidamente sua própria casa Intranet Com ocPortalConfigurar rapidamente sua própria casa Intranet Com ocPortalVocê já pensou sobre o que poderia ser gostaria de ter um "página do portal" para a sua família, assim como muitas empresas oferecem aos funcionários? Não seria conveniente ter um repositório central baseado na Web ...consulte Mais informação

Os contras de um escritório sem papel

Mas indo sem papel nem sempre é o paraíso é feita para ser. Tecnologia para o resgate!

Examinando cada. Solteiro. Peça. Do. Papel.

Logo de cara, isso é a coisa mais irritante sobre o conjunto da empresa. Encontrar a energia ea inclinação para se sentar e analisar cada pedaço de papel. É tedioso, demorado, e, francamente, você seria muito melhor estar assistindo reprises de Baywatch na TV.

Mas há algumas coisas que você pode fazer para tornar o trabalho um pouco mais fácil. Em primeiro lugar, analisar cada pedaço de papel e colocá-lo em um dos três pilhas - definitivamente a varredura, talvez varredura, e farrapo. o farrapo coisas ... bem ... .shred-lo e se livrar dele.

Você provavelmente pode se livrar das contas pagas, recibos de coisas onde a garantia há muito expirados, manuais de instruções (as chances são o fabricante submeteu uma versão PDF no seu site), depósito bancário deslizamentos (mas não a declarações), e assim por diante. Apenas lançar um olhar crítico sobre ele e decidir “Eu realmente preciso para manter isso?“.Não conseguimos encontrar um manual do usuário para o seu equipamento? Pesquise estes sites especializados Não conseguimos encontrar um manual do usuário para o seu equipamento? Pesquise estes sites especializados O cara meticuloso com previsão vai digitalizar um manual do usuário e manter uma cópia eletrônica no seu computador, ou procurar uma cópia eletrônica que normalmente é disponível como PDF no site do fabricante. Há uma terceira ...consulte Mais informação

talvez digitalização é para coisas que você não tem certeza de ainda e você não quer se apressar em uma decisão. Mantenha os para o lado.

Você vai encontrar, em seguida, que o definitivamente digitalização pilha é provavelmente mais manejável. Agora criar pastas no seu computador (Impostos, seguros, Payslips, etc), e quando você digitalizar um documento, movê-lo imediatamente para a pasta relevante e adicionar um nome descritivo.

Existem aplicativos que pretendem acelerar o processo para você (os resultados são misturados na minha opinião). Evernote tem Scannable, que detecta as bordas do documento quando você aponta a câmera do smartphone para ele. Há também Photomyne, se você estiver digitalizando fotos. AlternativeTo tem algumas boas alternativas para scannable se você está procurando algo mais. Eu particularmente gosto ScanBot.7 dos melhores aplicativos para digitalizar, Track, & Gerenciar Receipts7 dos melhores aplicativos para digitalizar, Track, & Gerenciar ReceiptsGerenciar seus recibos para você ou sua empresa pode ser difícil, mas estes sete aplicativos torná-lo muito mais fácil.consulte Mais informação

Lembrando-se de volta tudo para cima

Quanto mais você digitalizar, o mais importante é que você apoiá-tudo. Porque se o computador decide cometer suicídio ou auto-destruição, não tendo backups significa ter absolutamente nenhum arquivo. E em muitos casos, isso pode ser um desastre absoluto (especialmente se você perdeu a papelada fiscal). Muitas empresas na minha experiência cópias oferta de substituição de documentos por um preço, e você pode muito bem decidir fazer isso. Mas você pode dormir melhor à noite, se você tem uma solução de backup nas proximidades ou remotamente (ou ambos).

No mínimo, você deve ter um disco rígido portátil (obter pelo menos 1 terabyte de espaço). Se você tem um PC com Windows, download e uso SyncToy, uma ferramenta de backup extremamente fácil. usuários de Mac provavelmente gravitam em torno de Máquina do tempo. Tudo o que você decidir usar, você precisa configurar algum tipo de sistema automatizado para fazer backup de seus arquivos ao mesmo tempo todos os dias, sem falhar.O Guia de Backup 10 Dados Windows UltimateO Guia de Backup 10 Dados Windows UltimateWindows 10 faz backups de dados sem esforço. Resumimos cada backup nativa, restauração, recuperação e opção de reparo que poderia encontrar no Windows 10. Use nossas dicas simples e nunca desespero sobre dados perdidos novamente!consulte Mais informação

Video: Solução para Impressão Desbotando Jato de tinta

Idealmente, você também deve ter um backup remoto, apenas no caso do seu lugar fica alagada ou pega fogo. Mas antes de enviar seus arquivos valiosos para dentro da nuvem, certifique-se de criptografá-los em uma pasta especial primeiro. WinRAR e WinZip pode criptografar arquivos, como pode veracrypt, e seu antecessor desatualizado, TrueCrypt. possibilidades nuvem incluem Dropbox, Google Drive, Box e SkyDrive.

Encontrar um banco de dados com tecnologia OCR-Type

Depois de ter digitalizado tudo, você pode ir a rota de ter pastas e sub-pastas ordenadas por data e categoria mês (e até mesmo pastas dia, bem como, se você realmente deseja obter mais preciso). Ou porta número dois é encontrar algum tipo de banco de dados com tecnologia OCR-tipo.4 Ferramentas OCR Free Online posta à prova final4 Ferramentas OCR Free Online posta à prova finalCom os avanços da tecnologia OCR, conversão de texto e imagens do seu documento PDF digitalizado para os formatos de texto editável é mais fácil. Testamos algumas ferramentas de OCR online grátis para que você não terá que.consulte Mais informação

OCR significa Optical Character Recognition, e é a tecnologia que lê o texto impresso em uma página e é capaz de tanto converter esse texto em texto copy-capazes, ou pode retornar resultados para você, baseado em palavras-chave que lhe dão. Esta é a tecnologia que impulsiona Evernote, e é o que Projeto Gutenberg usa a varredura de todos os textos de domínio público em eBooks. Texto em ambos os documentos e imagens pode ser encontrado, reconhecido, e trazido a você nos resultados da pesquisa quando você entra essa palavra.

Para efeitos de consulta de documentos digitalizados, você precisa claramente de encontrar uma forma de facilmente ser capaz de puxar para cima o que você precisa imediatamente. Então, se você for a rota OCR, você precisa decidir. Você vai pagar Evernote uma taxa anual e confiar neles com seus documentos sensíveis? Ou você vai baixar alguma coisa em vez disso e manter tudo no seu computador.

Você é uma Connoisseur papel ou um Deviant Digital?

Há sempre prós e contras de tudo, mas algumas pessoas podem tolerar um con mais do que outros. Então, tudo se resume ao que você está preparado para aceitar.

Video: J. Krishnamurti - Ojai 1984 - Public Talk 1 - Truth is the catalyst to end conflict

Agora, está digitalizando tudo inútil e um desperdício de tempo? Ou é a digitalização do caminho do futuro? O que você diz, os leitores?