5 Ferramentas essenciais que você precisa para um escritório virtual mais produtivo

Um escritório virtual é um escritório móvel que está localizada no seu computador ou na nuvem. Se o seu trabalho não amarrá-lo para um local específico, você pode configurar suas ferramentas para trabalhar a partir de qualquer lugar do mundo. Para mais e mais pessoas, trabalhando remotamente está se tornando uma alternativa realista e desafiador para ir ao trabalho em um escritório tradicional.

Enquanto oferece uma incrível quantidade de liberdade, trabalhando virtualmente e, possivelmente, na estrada também exige grande disciplina e excelente capacidade de organização. Tenho vindo a trabalhar e viajar por mais de um ano e, portanto, pode dizer-lhe uma coisa ou duas sobre o trabalho de um ‘escritório virtual`.

Comunicação e-mail

Uma comunicação eficaz é a chave para ser produtivo. E-mail continua a ser uma ferramenta de escritório virtual essencial para comunicação profissional e não parece que vai ser substituído em breve. Seu cliente de e-mail deve ser configurado para filtrar automaticamente seu e-mail, deve tornar mais fácil para você para marcar e classificar mails, e você deve ser capaz de acessar seu e-mail on-line em caso de algo acontecer ao seu computador.

Para mim, Google Mail com algumas configurações personalizadas e vários Google Labs apresenta satisfaz habilitado todos estes requisitos. Temos escrito inúmeros artigos sobre GMail no MakeUseOf. Algumas das melhores dicas e truques, no entanto, pode ser encontrado em The Ultimate Guide to Gmail.

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Eu também recomendo a leitura dos seguintes artigos:

organizar & Planejamento

No escritório virtual é completa sem um calendário para lembrá-lo de prazos, eventos e compromissos. Devido à sua integração com GMail eu uso o Google Calendar.

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Os seguintes artigos revelam como você pode aproveitar ao máximo calendário do Google:

Se precisar de mais ajuda do que um calendário simples pode fornecer, considerar a criação de seu próprio sistema de assistente virtual. Uma excelente solução para o gerenciamento de suas contas, detalhes de viagem, e muito mais é Pageonce. Outra grande ferramenta para manter organizado é Remember the Milk, uma ferramenta para gerenciar listas, tarefas e lembretes online ou onde quer que você quer, por exemplo, no Gmail.

Comunicação direta



É importante para se conectar com as pessoas. comunicação direta via IM, voz, chamadas de telefone ou vídeo também ajuda a transmitir informações de forma mais eficiente do que através de um e-mail. De qualquer maneira, você vai precisar para se comunicar diretamente com colegas ou clientes.

Skype cobre toda a largura de banda de comunicação direta. Você pode usá-lo para mensagem, voz ou vídeo bate-papo instantânea, e chamar um número de telefone.

Chat de voz

Video: Escritórios Virtuais -- Sevilha Contabilidade -- Vicente Sevilha Jr

Confira os seguintes artigos para dicas e truques para Skype :

Como uma alternativa para o Skype, você também pode considerar o Google Talk ou ooVoo.

Armazenamento de arquivos online & compartilhando

Se o seu escritório não é apenas virtual, mas também na nuvem, você precisa de uma ferramenta de armazenamento de arquivos online confiável. Você também pode precisar de uma ferramenta para trocar ou colaborativa trabalhar em documentos com os seus parceiros. Dropbox pode fazer tudo isso e muito mais.

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Olhe o que nós recomendamos que você faça com Dropbox:

Video: Como Montar um Escritório de Contabilidade Virtual

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Finalmente, deixe-me mencionar brevemente hardware que virá a calhar. Você, obviamente, precisa de um computador e, possivelmente, um telefone celular. A seleção do dispositivo dependerá em grande parte preferências pessoais ou talvez você está indo para confiar em computadores públicos inteiramente. De qualquer forma, existem duas peças de hardware acessório que você deve considerar:

  • Backup e File Transfer
    Para dados que não podem ou não querem armazenar on-line, obter um cartão SD ou uma unidade flash USB com capacidade de armazenamento suficiente. Você também pode instalar aplicativos móveis nesses dispositivos no caso de você está indo para confiar em computadores públicos.
  • Auscultadores e / ou Auricular
    Quando você trabalha em um lugar público ocupado e barulhento, bons fones de ouvido pode ser um crítico para o seu foco e sanidade. Quando você precisa, ocasionalmente, para fazer chamadas através do seu computador, certifique-se de obter fones multifuncionais que também funcionam como um fone de ouvido.

Conclusão

Um escritório virtual é uma configuração altamente individual de hardware, software desktop, e serviços on-line. Como em um escritório tradicional, as ferramentas de escritório virtual que você escolher dependem em grande medida de suas necessidades e preferências pessoais. Você pode manter a simples organização e eficaz, mas nunca se esqueça de proteger seus dados e fazer backup religiosamente.

Que aplicativos e hardware que você usa em seu escritório virtual?


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