Gerencie sua caixa de entrada do outlook e-mail microsoft como um chefe

Não deixe seu e-mail caixa de entrada arrastá-lo para baixo.

Outlook tem uma riqueza de grandes recursos que permitem gerenciar sua caixa de entrada, dando-lhe maior controle e economia de tempo. Você pode filtrar automaticamente e-mails usando regras e formatação condicional, velocidade-encontrar o que precisa usando atalhos e pesquisa, e se livrar de tudo que o spam usando os filtros de lixo. Nós vamos mostrar-lhe como fazer melhor uso de ferramentas de produtividade do Outlook.

Se você tem suas próprias dicas para compartilhar quando se trata de gerenciar sua caixa de entrada do Outlook, certifique-se de deixar-nos saber nos comentários.

Gerenciar Com regras

Regras em Outlook são muito poderosas e você pode salvar um monte de tempo a gerir a sua caixa de entrada. Qualquer mensagem que chega na sua caixa de entrada vai obedecer as regras que você contorno. Por exemplo, você poderia marcar qualquer mensagem do seu gerente para ser sinalizado e reproduzir um som. Alternativamente, você pode mover qualquer mensagem contendo a palavra chave “newsletter” para o lixo.

Para começar, selecione o Casa guia da fita superior e seleccione Regras gt; Criar uma regra. Se você tivesse um e-mail selecionado, então você notará alguns campos são preenchidos, mas você pode alterá-los como quiser.

Para começar realmente de personalização em suas regras que você vai querer clique Opções avançadas… Aqui você pode definir qualquer número de condições que têm de ser cumpridos, juntamente com o que acontece com as mensagens que lhes correspondem.

Para obter orientação completa sobre criação e gerenciamento de regras, folhear o nosso guia para deixar as regras do Outlook gerenciar sua caixa de entrada.Vamos regras do Outlook Gerenciar Seu e-mail InboxVamos regras do Outlook Gerenciar Seu e-mail Inboxalertas inteligentes e filtros podem ajudá-lo a ficar em cima de sua caixa de entrada de e-mail. de desktop Outlook e Outlook.com oferecem um recurso chamado "regras" e nós vamos mostrar-lhe como configurá-lo.consulte Mais informação

Dominar os atalhos

Se você deseja gerenciar sua caixa de entrada com eficiência, então você precisa dominar todos os atalhos de teclado disponíveis ao seu alcance.

Um dos melhores é pressionar Alt + H, que então destaca a fita com a respectiva chave para que você pressione. Outros exemplos incluem Ctrl + E para saltar para a caixa de pesquisa, Ctrl + 6/1 para se mover entre os diferentes pontos de vista (como Mail, Calendário e Contatos), e Inserir para sinalizar uma mensagem.

Claro, estes apenas arranhar a superfície. Para obter uma lista mais abrangente, não deixe de consultar nosso guia para atalhos de teclado do Outlook.Atalhos de teclado 25+ do Outlook para fazer mais produtivoAtalhos de teclado 25+ do Outlook para fazer mais produtivoOutlook é um dos mais populares clientes de e-mail do desktop em uso hoje. Se você é um daqueles muitos usuários do Outlook, os seguintes atalhos de teclado tem certeza de poupar muito tempo.consulte Mais informação

Use o filtro de lixo e pasta Clutter

Spam é o bane da caixa de entrada. Não desperdice seu tempo tentando encontrar e-mails que você deseja leitura-em vez disso, vamos Outlook cuidar dela usando o filtro de lixo eo recurso Clutter.

O filtro de lixo tem diferentes níveis de proteção, dependendo de como estrito você quer que ele seja. Para alterar suas configurações, vá para o Casa guia na fita e seleccione Lixo gt; Junk E-Mail Opções ...

Aqui você pode selecionar Baixo para filtrar junk óbvio, Alto para pegar o mais lixo, mas com a possibilidade alguns e-mails normais também podem ser capturados, ou Só listas seguras para receber apenas de remetentes que você aprovados.

A partir da mesma janela, use o Remetentes seguros e remetentes bloqueados guia para listar os endereços de email ou domínios que fazem e não querem receber respectivamente.

Office 365 para usuários de negócios também pode usar um novo recurso chamado Clutter. Ao analisar o remetente, o conteúdo da mensagem, e seus hábitos de leitura, o Outlook irá mover certos e-mails longe de sua pasta Caixa de entrada e em desordem. Você pode mover manualmente um e-mail para a desordem e ajudar o sistema aprender Botão direito do mouse a mensagem e selecionando Mover gt; Mover para Clutter.

Clutter é ativado por padrão, mas você pode desativá-lo através da versão web do Outlook. Clique no ícone cog e navegue até opções gt; Enviar gt; O processamento automático gt; Desordem e desmarque itens separados identificados como desordem, então clique Salve .

Se você está atrás de dicas de filtragem mais spam, leia nossa orientar sobre como evitar Outlook lixo eletrônico.Como evitar Outlook Junk Mail e-mail ClutterComo evitar Outlook Junk Mail e-mail ClutterSe você luta para obter através de seus e-mails, você vai adorar estes recursos do Outlook. Eles podem ajudá-lo a filtrar e priorizar todos os e-mails recebidos.consulte Mais informação

Pesquisar Usando parâmetros

Você provavelmente poderia começar afastado com não classificar sua caixa de entrada em tudo, se você fosse tão inclinado, e é só usar a pesquisa poderosa dentro do Outlook. Usando a caixa de pesquisa instantânea no topo de suas listas de e-mail, você pode pesquisar em todas as suas pastas e caixas de correio, selecionando-o a partir do Mailbox atual suspenso.

Na caixa de pesquisa em si basta começar a digitar algo e Outlook irá tentar encontrá-lo em qualquer campo, como o nome do remetente, assunto ou corpo da mensagem. Você pode obter mais específicas, utilizando operadores lógicos como E, OU, e NÃO. Você também pode usar parâmetros como a partir de, sujeito, e recebido, seguido por dois pontos e seu prazo. A lista completa destes pode ser visto na página de suporte Outlook relevante.

Ao clicar na caixa de pesquisa fará com que o Pesquisa guia na fita, onde você pode selecionar muitos destes parâmetros a partir da interface.

Flair Com Formatação Condicional

A formatação condicional permite que você aplique um estilo particular às mensagens que correspondam a um conjunto de regras. Por exemplo, você pode mudar a cor da fonte de e-mails recebidos mais de uma semana ou colocá-mails contendo uma palavra-chave em uma categoria.

Para definir a formatação condicional, navegue até o Visão guia na fita e clique Ver Definições gt; Formatação Condicional ... Clique Adicionar para criar uma nova regra, dar-lhe um Nome, e definir uma Fonte se você desejar. Quando estiver pronto, clique Condição…

É a partir desta janela que você pode aprimorar os detalhes da regra. Por exemplo, usar A partir de… para especificar os remetentes a regra será aplicada ou Tempo aplicar com base na data. Certifique-se de verificar as outras abas como Mais escolhas e avançado, o primeiro dos quais permite definir categorias de cor.

Quando terminar, clique Está bem e Está bem novamente. Para mais informações sobre tudo isso, leia nossa orientar sobre a marcação de e-mail com formatação condicional.Como marcar sua caixa de entrada do Outlook com formatação condicionalComo marcar sua caixa de entrada do Outlook com formatação condicionalCada e-mail é uma distração em potencial. Nós vamos mostrar-lhe como usar condicional caixa de entrada formatação - regras, bandeiras prioritárias e categorias de cores - no Outlook para manter sua caixa de entrada clara e sua mente desorganização livre.consulte Mais informação

Lembre-se de um e-mail enviado

Alguma vez você já enviou um e-mail que você deseja que você poderia inverter? Isso pode ser possível. Você precisa estar usando uma conta do Exchange e do destinatário terá de ser no mesmo servidor. Além disso, se o e-mail original foi lido ou movido para outra pasta, em seguida, o recall irá falhar.

Para tentar recall, vá para o seu Itens enviados e abra a mensagem que deseja chamar. Selecione os mensagem guia sobre a fita, na parte superior, em seguida, no Mover grupo, clique em Ações e depois Lembre-se Este Mesage ...

Na nova janela que se abre, decidir a ação você deseja tomar. Ou Excluir cópias não lidas desta mensagem para remover o e-mail da caixa de entrada do destinatário ou Excluir cópias não lidas e substituir por uma nova mensagem para enviar um novo e-mail no lugar do original.

Tique-taque Diga-me se recordar bem ou mal sucedida para cada destinatário Enviaremos um e-mail para que você saiba o resultado de cada tentativa de recall, um resumo do que você pode ver clicando no Rastreamento ícone na fita.

Clique Está bem quando estiver pronto para tentar e lembrar a mensagem. Para mais informações sobre este processo, juntamente com todos os fatores para recuperação e algumas outras alternativas, consulte a nossa guia de recordação e-mail.Como Lembre-se um e-mail no Outlook Depois que você enviouComo Lembre-se um e-mail no Outlook Depois que você enviouAlguma vez você clique em enviar e se arrepender momentos mais tarde? Nós temos tudo estado lá, desejando que pudesse desfazer enviar. Nós mostramos-lhe como chamar um e-mail no Outlook ou atrasar o envio no Gmail.consulte Mais informação

Chefe sua caixa de entrada

Estima-se que 205 bilhões de e-mails são enviados a cada dia. Felizmente, apenas uma pequena parte destes vai pousar em sua caixa de entrada, mas muitas vezes é um aborrecimento para obter através até eles. Certifique-se de usar todas as nossas dicas para se tornar um profissional em gestão de caixa de entrada.

Você ainda quer saber dicas ainda mais impressionantes do Outlook? Se assim for, aprofundar os seus conhecimentos com o nosso 10 dicas rápidas para dominar Outlook e 6 maneiras de aumentar seu fluxo de trabalho Outlook. Você vai ser um assistente de e-mail em nenhum momento.10 Dicas rápidas para obter a melhor Outlook10 Dicas rápidas para obter a melhor OutlookVocê está usando o Outlook para o seu pleno potencial? Torne-se um mestre Outlook com a nossa seleção de dicas e truques menos conhecidas e assistir sua produtividade decolar.consulte Mais informação

Que métodos você usa para manter o controle sobre sua caixa de entrada? Há alguma característica que você gostaria de ver adicionado ao Outlook?