Como lidar com a sobrecarga de caixa de entrada e listas de tarefas em e-mails

sobrecarga de e-mail é um grande problema nos dias de hoje. Além disso, e-mail não é apenas comunicação, mas também em grande parte determina a sua lista de afazeres. Além disso, as notificações constantes podem ser uma distração. Todos nós precisamos de uma maneira de domar e-mail.

Truques para evitar uma caixa de entrada transbordante estão na ordem do dia. Quem melhor para falar sobre isso do que um homem que tem estado a olhar para domar Gmail a partir de 2006? Andy Mitchell é o fundador da ActiveInbox, um aplicativo para organizar sua caixa de entrada do Gmail.3 maneiras fáceis de parar mail sobrecarga de bater sua caixa de entrada3 maneiras fáceis de parar mail sobrecarga de bater sua caixa de entradaE-mail tem uma boa reputação como um assassino de produtividade. Gerenciar e-mails bem pode ajudar a manter a sua caixa de entrada limpa, mas não seria ótimo se você tem menos do que para começar?consulte Mais informação

Email da manhã: é um must-do, ou você deve apenas resolver o problema para mais tarde? O que é a melhor estratégia para lidar com e-mail quando você acorda?

Andy: Eu tenho lutado com isso há anos.

• Se você fizer enviar e-mail a primeira coisa, você sugada e perder uma manhã inteira (um pouco como assistir a um vídeo no YouTube, em seguida, seguir os relacionados no buraco do coelho).
• Mas se você adiá-la, você provavelmente vai perder algo crítico, ou ficar preso em outra coisa e nunca mais voltar a ele.

A resposta é fazer as duas coisas! Embora em duas mordidas fáceis.

Primeiro, alcançar Inbox Zero usando a abordagem de David Allen, para cada e-mail:5 Etapas da ação para curar sua caixa de entrada Zero-mail Frenzy5 Etapas da ação para curar sua caixa de entrada Zero-mail FrenzyInbox Zero é uma das palavras de zumbido mais populares. Para resolver verdadeiramente os seus problemas de e-mail que você precisa para ir além Inbox Zero e resolver os problemas subjacentes.consulte Mais informação

• É lixo? Delete isso.
• você pode responder em 2 minutos? Em seguida, fazê-lo & delete isso.
• Caso contrário, a ação para mais tarde. Gmail (com ActiveInbox) ou Outlook permitirá que você especifique um status de prioridade. (Você pode querer responder a todos os e-mails críticos imediatamente)

Por que ir para Inbox Zero? Nas palavras de Merlin Mann ...

“Isso é zero?` Não é quantas mensagens estão em sua caixa de entrada, que é o quanto de seu próprio cérebro está nessa caixa de entrada. Especialmente quando você não quer que ele seja.”

Dá-lhe um começo limpo para obter com o seu dia.

Item de ação: Escolha vários pontos de baixa energia no final do dia para obter os e-mails feito. Eu defendo a meia hora sono depois do almoço, e pouco antes do final do dia. Cair em sua lista de e-mails acionadas, e zoom através deles.

Deve email ser algo que você verifique o tempo todo ou periodicamente?

Andy: Eu acho que, se você seguir a abordagem Inbox Zero acima, você pode verificar cada hora ou assim para ficar ciente das coisas urgentes, mas adiar qualquer coisa que leva tempo em blocos mais periódicas.

Claro, se você trabalha em suporte de vendas ou cliente que você não tem escolha,-mail é a sua vida!

Como você categorizar e-mails entre tarefas, informações importantes, e outros trabalhos?

Andy: Primeiro, há apenas duas grandes categorias que são importantes: É uma tarefa, ou é material de referência? Cada outro e-mail simplesmente é excluído.

Em seguida, as tarefas podem ser agrupadas por status. Por exemplo. alta prioridade, prioridade baixa, e “Waiting For”.

O “Waiting For” lista é o mais poderoso, por tudo o que é bloqueado enquanto você espera de alguém para fazer alguma coisa. Esses e-mails são normalmente aqueles que se afundam nas profundezas do nosso cliente de e-mail, e nós completamente se esqueça de acompanhar.

Item de ação: No Gmail, manter um label- ou no Outlook manter um FLAG- e quando você envia um e-mail que você definitivamente precisa de uma resposta a, marcá-lo. Em seguida, uma vez por semana, você pode cair em sua espera lista e perseguir até todos que não respondeu.

Deve enviar e-mail ser usado como uma lista de coisas a fazer?

Andy: Sim!

Se as tarefas já estão entrando em sua caixa de entrada, qual é a alternativa? Você teria que copiar & colá-los a partir de seu e-mail em outro sistema.

Esta é uma enorme fonte de desperdício de tempo e confusão, com tarefas que estão sendo duplicados em diferentes sistemas. Por esta razão, David Allen defende “arestas duras” (um item deve aparecer em uma única lista) para manter seu cérebro organizado e livre de estresse.

Claro, a desvantagem principal com clientes de email regulares é que eles não são bons em lidar com as tarefas de e-mail. Assim, a idéia original de ActiveInbox foi que e-mails são tarefas. Não há nenhuma separação ou duplicação.

Item de ação: [Nota do Editor] Você pode transformar Gmail em um quadro de tarefas Trello-like com SortD, dando-lhe o conforto de sua caixa de entrada regular e adicionando uma pele lista de tarefas no processo.Vire Gmail Into A Task Board Trello-Like Com SortDVire Gmail Into A Task Board Trello-Like Com SortDNa força de trabalho moderna, o seu e-mail, muitas vezes se transforma em sua lista de tarefas. Bem, agora você pode obter organização Trello-estilo certo no Gmail com uma nova extensão Chrome, SortD.consulte Mais informação

Quais são algumas maneiras eficazes de usar e-mail para anotar tarefas?

Andy: Se você deseja adicionar uma tarefa que não começou como um e-mail, basta enviar um e-mail para você mesmo! Então você precisa marcá-lo como uma tarefa.

Com ActiveInbox, você pode substituir o assunto do e-mail com um nome de tarefa, definir um status & data de vencimento, adicione uma lista de verificação & notas, e torná-lo parte de um projeto. Acontece Gmail em um gerenciador de tarefas completo.

Item de ação: No Gmail, você pode marcar um email com estrelas- com a Caixa do Google você pode adicionar lembretes ou suspender um email.Google Inbox comentário: A lufada de ar frescoGoogle Inbox comentário: A lufada de ar frescoGmail é um nome familiar no departamento de e-mail, mas o Google não estava contente com isso. Conheça Google Caixa de entrada, uma nova maneira de abordar e-mail.consulte Mais informação

Video: Getting Things Done - o que é o GTD de David Allen | Produtividade Arata 12

Será que a nossa caixa de entrada como uma lista de tarefas se tornam apenas mais um sistema concorrente para a atenção?

Andy: Com certeza é um sistema concorrente para nossa atenção, mas nossa caixa de entrada já está fazendo isso. Portanto, não é outro. O fato de que sua caixa de entrada é uma tarefa lista já, sem que você particularmente querendo que ele seja, é precisamente por isso que você deve fazer a sua lista de tarefas central.

Video: Шина Айенгар: Как облегчить выбор

É sempre mais fácil de nadar com a corrente. Você poderia tentar manter uma lista de tarefas em outros lugares, mas se a maioria de suas tarefas são provenientes de e-mail, quer continuar lutando, copie & colando e-mails em seu outro gerenciador de tarefas e gritando com colegas que manter enviando-lhe? Não lute contra isso! Faça enviar e-mail o núcleo de sua lista de tarefas.

Item de ação: [Nota do editor] Se você ainda quiser usar uma lista de tarefas externa, Todoist e Any.do deixá-lo adicionar tarefas diretamente do Gmail.

eficiência e-mail é uma responsabilidade colaborativo ou individual? O que é a etiqueta que todos nós devemos seguir?

Andy: Quando se trata de etiqueta, a resposta é definitivamente, definitivamente colaborativo. Tal como em tudo na sociedade, é sobre respeitar os outros tanto quanto a si mesmo. [Nota do editor: Da mesma forma, há alguns -mails garantidos para ofender, raiva ou irritar os destinatários]6 maneiras de garantir a ofender, Raiva & Irritar com cada email que você enviar6 maneiras de garantir a ofender, Raiva & Irritar com cada email que você enviarOs e-mails são difíceis. É realmente difícil para atravessar o que você realmente quer dizer em um e-mail, e metade do tempo as pessoas vão quase sempre entendê-lo mal. Uma grande parte do problema vem ...consulte Mais informação

Apesar de ser aparentemente educado, eu acho que e-mails que apenas dizer “obrigado!” Ou “ok!” É um total desperdício de tempo e, assim, o mal.

No entanto, quando se trata de ferramentas colaborativas, isso é uma questão diferente. E-mail é uma experiência inerentemente a solo. Pelo menos para coordenar a programação de uma equipe, você ainda precisa de seu gerente de projeto, ferramenta de CRM e IM.

Item de ação: Eu sou um fã de 3Sentences. Brevidade salva a todos o tempo, mesmo quando você tem que verificar novamente o e-mail no futuro. Considerando-mails indeciso quanto são preguiçosos e rude.

Video: Lançamento de reservatório utilizando o Eberick

Pergunte Andy Suas perguntas-e-mails relacionados!

Andy Mitchell estará lendo os comentários e responder quaisquer perguntas que você tem sobre como lidar com o seu e-mail. Agora é sua chance de obter esse problema traquinas resolvido!