5 Configurações folhas google essenciais para o trabalho em equipe

Serviços como o Google Docs e planilhas do Google ter tomado nativos digitais pela tempestade e são usados ​​em todo o mundo para colaborar com a escola e projetos profissionais.

Google Sheets é o equivalente online de Excel e não é a primeira ferramenta que vem à mente na esfera do trabalho em equipe. Mas quando você está fornecendo coletivamente dados, a planilha como uma ferramenta de processamento de informação torna-se inevitável.Excel vs. Google Sheets: Qual é melhor para você?Excel vs. Google Sheets: Qual é melhor para você?Você realmente precisa de Excel? Desktop e soluções on-line têm suas vantagens. Se você tiver problemas para escolher entre o Excel e planilhas do Google para gerenciar suas planilhas, vamos ajudá-lo a decidir.consulte Mais informação

Este artigo irá levá-lo através de funções e características essenciais para projetos de grupo Folhas do Google. Alguns são universais e podem ser encontrados em Excel, outros são únicos para as Planilhas Google e as opções de colaboração que oferece.

O básico

Assunto da Demonstração

Para demonstrar o poder de planilhas do Google, eu estou usando uma planilha que foi criada para avaliar os resultados de um exercício de dinâmica da equipe. O objetivo do exercício é identificar quais os membros da equipe adotou quais funções dentro da equipe, como visto por seus colegas. Se você gostaria de aprender mais sobre a dinâmica da equipe e papéis, eu recomendo olhar para o quadro Belbin.

Setup planilha & Fonte de dados

Resumidamente, eu configurar uma folha para cada participante, em que se pode classificar todos os outros membros da equipe para cada um dos nove papéis no âmbito Belbin. Depois de criar o primeiro modelo, eu dupliquei-lo para criar várias folhas idênticas. Os dados são importados para uma folha de processamento, que por sua vez, liberta os resultados para a folha de mestre. Quando digo folhas, quero dizer guias dentro de um único documento de planilha. Além da classificação média para cada membro da equipe e papel, a folha de mestre também revela que os papéis são cobertos pela equipe e quais estão em falta ou sub-representados.

Para criar um conjunto aleatório de dados para esta demonstração, eu usei o gerador aleatório, um dos muitos útil Google Drive add-ons.5 Google Drive Add-ons que você precisa usar5 Google Drive Add-ons que você precisa usarGoogle Docs e Google Spreadsheet são ambos serviços gratuitos surpreendentes, mas quando você incluir alguns dos add-ons listados aqui, pode dar vida nova para essas ferramentas.consulte Mais informação

Eu destacou as células que eu precisava cheios, defina o add-on para inserir número inteiro números de 0 a 3 (as opções de classificação para o nosso ensaio), removida a marca de verificação para valores exclusivos, e clicou Gerar. Repeti o processo para todas as folhas de dados individuais. Desde os membros da equipe não devem avaliar-se, entrei e removido os respectivos pontos de dados aleatório de cada folha, a criação de uma linha vazia.

Além de inserir números inteiros, você também pode usar o gerador aleatório para adicionar valores booleanos, datas, listas personalizadas, e cordas.Torne-se melhor em encontrar material com motores de busca: Boolean Pesquisa Logic ExplicadaTorne-se melhor em encontrar material com motores de busca: Boolean Pesquisa Logic ExplicadaLeva apenas milhares do Google de servidores meio segundo para consultar cerca de 50 bilhões de páginas indexadas, isso leva muito mais tempo para digitalizar apenas a primeira página de resultados de pesquisa. Além disso, ...consulte Mais informação

Como encontrar as fórmulas que você precisa

Note-se que sempre que você começar a digitar uma fórmula, ou seja, um sinal de igual seguido por pelo menos uma letra, auto-sugestão irá aparecer com as funções disponíveis. Passe o mouse sobre as funções sugeridas para ver o que eles são projetados para fazer.

Você pode rever todas as fórmulas na lista de funções do Google ou rever alguns dos mais básicos, tomando a Criação de curso fórmulas simples em GCFLearnFree.org.

Video: Dia a dia na gráfica #15 - Sobre gerenciamento de cores

Tornar o Google Sheets trabalhar para você

Importar dados de outros planilhas do Google

Desde que você tenha permissão de visualização, você pode importar dados de qualquer planilha do Google, se é outra guia em sua folha de presente ou um documento de planilha completamente diferente. Pode importação único células ou colunas inteiras e / ou rows- a fórmula básica é a mesma:Como importar dados de outros Google SpreadsheetsComo importar dados de outros Google SpreadsheetsA maioria dos usuários só usam uma pequena fração do potencial do Google Spreadsheet. Sabe como obter informações de uma planilha do Google para outra? Aqui está uma função celular para fazer o trabalho.consulte Mais informação

= ImportRange ("SHEET_ID", "TAB_NAME! CELL_OR_RANGE")

SHEET_ID refere-se à sequência de letras encontrado entre duas barras no documento URL, como mostrado na figura a seguir. A cadeia pode ser bastante longo.

TAB_NAME refere-se ao nome da folha individual dentro de um documento. Certifique-se de torná-lo algo simples, idealmente, sem espaços. Se o nome do guia contém espaços, use aspas simples para envolvê-lo. Está separada da CELL_OR_RANGE com um ponto de exclamação. CELL_OR_RANGE pode referir-se a uma única célula, algo como B4, ou uma variedade de células, algo como B: B para copiar toda uma coluna, B4: J4 para copiar a partir de uma única linha, ou B4: J15 para copiar em várias linhas e colunas .

Adicionar a fórmula para a primeira célula do seu “gama de importação” desejado e ele será automaticamente preencher todas as células solicitados à direita e / ou por baixo. Embora quando você tentar fazer isso, você pode obter um # ref! erro, como mostrado abaixo. basta clicar Permitir acesso para a importação para prosseguir.

Se você está fazendo referência dados de dentro do mesmo documento de planilha, uma fórmula simplificada deve funcionar, embora para mim ele só trabalhou com células individuais:

= TAB_NAME! CELL

Contagem Pontos de Dados & calcular médias

Para calcular a classificação média para cada membro da equipe, eu importado suas avaliações de todas as folhas individuais em uma folha de processamento utilizando a fórmula descrita acima. Em outras palavras, para cada membro da equipe, tenho 11 linhas de dados, com pelo menos uma linha vazia, já que ninguém classifica-se. Eu também tive que levar em conta que, se menos de 11 participantes mostrar-se para o exercício, mais de uma linha estará vazia, o que cria um desafio para o cálculo da média. Aqui está como eu resolvi isso.

Para calcular a média, eu simplesmente adicionado a sua total desde todas as classificações individuais. Esta é a fórmula para que:

= SOMA (START: FIM)

INÍCIO refere-se para a primeira célula, v.g. B5 e END refere-se à última célula que você deseja incluir, por exemplo, B15.

Para determinar o número de pontos de dados, I usado a fórmula COUNTIF:

= COUNTIF (B5: B15, "lt; 4")

Eu sabia que os ratings seria qualquer número entre 0 e 3. A célula que contém algo diferente de um desses números, que são todos menor do que 4, de preferência uma célula vazia, não precisa ser contado. Assim, o resultado desta contagem será igual ao número de pontos de dados apresentados.

Em seguida, combinaram as duas fórmulas para uma função aninhada, isto é, para dividir a minha soma com o resultado COUNTIF e, assim, calcular a média de uma única célula:

DIVIDIR = ((SOMA (B5: B15)), (COUNTIF (B5: B15, "lt; 4")))

É bom ter em mente que a função dentro dos parênteses será processada em primeiro lugar.

Note-se que um parênteses ou citação faltando é a fonte mais comum de erro de planilha. Além disso, se você está usando a formatação número europeu, onde vírgulas em vez de pontos são usados ​​para separar decimais, você pode executar em problemas com a vírgula usada para separar valores em sua formulação tente usar um ponto e vírgula em vez.

Eu usei esta fórmula novamente, para contar quantas pessoas aparecem em papéis específicos dentro de nossa equipe. Nesse caso I utilizada “gt; 1”, uma vez que classificações de maiores do que 1, isto é, 2 ou 3, indicam a habilidade está sendo aplicado.

Você pode usar a fórmula COUNTIF para muitas operações avançadas, como descrito em um artigo separado. Da mesma forma, se você precisa encontrar informações específicas dentro de uma planilha, você pode usar o universal funções de pesquisa. Finalmente, se você está curioso sobre a formatação condicional, combinando dados de diferentes células, ou importar dados externos, eu recomendo o nosso artigo sobre úteis funções do Planilhas Google.Mini Excel Tutorial: utilizando contagem avançada e adicionar funções no ExcelMini Excel Tutorial: utilizando contagem avançada e adicionar funções no ExcelContando e fórmulas acrescentando pode parecer banal em comparação com mais fórmulas avançadas do Excel. Mas eles podem ajudar você a economizar muito tempo quando você precisa coletar informações sobre os dados em sua planilha.consulte Mais informação

ocultar & Proteja Sheets

Para ajudar o meu foco da equipe sobre os dados que importava, eu escolhi para esconder a folha de processamento. Para fazer isso, clique na seta ao lado do nome da folha para expandir o menu, em seguida, selecione Esconder folha. Como você pode ver na imagem abaixo, você pode mostrar uma folha escondida, indo para Visão gt; folhas ocultas e selecionando a planilha que deseja exibir novamente.

Para impedir que os usuários acidentalmente bagunçar fórmulas complexas ou alteração de dados, você também pode escolher o Proteger a Folha ... opção no menu mostrado acima. Isto lhe dará a opção para proteger um Alcance de células ou um inteiro Folha. Se você vai com o último, você pode Salvo certas células. Em ambos os casos, você pode Definir permissões e Restringir quem pode editar o intervalo, essencialmente permitindo aos utilizadores seleccionados para realizar edições, ou geralmente Mostrar um aviso ao editar esta faixa.

Configurar notificações para ser alertado das Mutações

Quando você está lançando um documento para colaboração em grupo assíncrona, é uma boa idéia para verificar em cada momento e, em seguida, e ver o que todo mundo está fazendo. Ou configurar notificações, para que você saiba exatamente o que acontece quando.

Vamos para Ferramentas gt; Regras de notificação ... e escolher sua rotina preferido. Você pode ser notificado sempre que Todas as alterações são feitas ou quando Um usuário envia um formulário e você pode ser notificado por e-mail a partir de um sumário diário ou Imediatamente.

Desde que o Google Sheets suporta comentários, você também pode receber notificações sobre comentários ou respostas. Clique Comentários no canto superior direito, expanda o notificações menu e selecione sua preferência.

Para fazer um comentário, primeiro realçar a célula / s você deseja comentar, então vá para Comentários gt; Comente.

Use Histórico da Revisão para restaurar versões de documentos

Às vezes acontecem coisas que não tinham a intenção ou talvez você quiser voltar a utilizar uma folha e transformá-lo em um modelo, ou seja, você precisa limpar todos os dados que foi inserido no mesmo período. Isso é quando o histórico de revisão vem a calhar. Você pode acessá-lo através Arquivo gt; Veja o histórico de revisões ou com o atalho de teclado CTRL + ALT + SHIFT + G.10 Modelos de planilha incrivelmente útil para organizar a sua vida10 Modelos de planilha incrivelmente útil para organizar a sua vidaA sua vida é uma mixórdia de prazos não cumpridos, lojas esquecido e compromissos renegaram? Parece que você precisa para se organizar.consulte Mais informação

No início, isso irá listar as edições chaves ao longo do histórico do documento, juntamente com a data, a hora e o nome de usuário da pessoa que editou o documento. Para ver cada passo, clique em Mostrar revisões mais detalhadas na parte inferior da lista. Quando você encontrou o estado em que você gostaria de ver o documento, clique em Restaurar esta revisão.

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Faça mais com o Google Sheets

Não é só os seus recursos de colaboração que fazem do Google Sheets uma ferramenta muito mais versátil do que Excel. Combinado com outras ferramentas do Google, você pode criar operações complexas. Por exemplo, você pode combinar as Planilhas Google com o Google Forms para criar uma questionário de auto-classificação ou com o Google Analytics para produzir um relatório automatizado. Sua imaginação é o limite.Como usar o Google Forms To Crie sua própria auto-classificação QuestionárioComo usar o Google Forms To Crie sua própria auto-classificação QuestionárioVocê é um professor ou treinador? Alguém envolvido em um processo de contratação? Você precisa verificar alguma forma que outras pessoas têm as habilidades ou conhecimentos que você espera que eles? Bem, você vai ...consulte Mais informação

O que você está fazendo com as Planilhas Google e quais fórmulas, scripts de planilhas do Google, ou add-ins que você não poderia viver sem?