Automatizar escritório com mala direta para criar etiquetas de endereço, nome emblemas profissionais e mais

Você ainda está usando cópia&colar para criar etiquetas, crachás, ou documentos de outra forma personalizados? Vamos mostrar-lhe uma simples automação Microsoft Office

ferramenta que vai lhe poupar horas!Como usar o Microsoft Word Correspondências para automatizar e-mailsComo usar o Microsoft Word Correspondências para automatizar e-mailsEnquanto há um monte de coisas que eu não gosto sobre o Microsoft Word, há muitas mais coisas que eu amo sobre isso. Em particular, eu amo a capacidade de automatizar muitas das tarefas que ...consulte Mais informação

Mail Merge é uma técnica Microsoft Office para transferir automaticamente os nomes e endereços individuais de uma tabela para um modelo personalizado para produzir documentos como crachás e etiquetas de endereço. Se você é enviar convites para uma festa de família ou enviar para fora novas informações de contato para uma gama de clientes no trabalho, não há melhor maneira de automatizar o processo do que usando mala direta.

Prepare Documento de Origem

Primeiro, você vai precisar de um conjunto de contatos para fonte de seus dados. Nós vamos criar uma planilha do Excel para fazer isso, com colunas individuais para cada peça de informação que nós queremos ter acesso. Eu vou estar usando Excel e Word do pacote Office 2007, mas o processo é basicamente o mesmo em mais recentes versões do Office. Para os meus propósitos, eu escolhi nome, empresa, endereço, cidade, estado e CEP - mas, dependendo do tipo de projeto que você está trabalhando, você pode muito bem querer incluir detalhes diferentes.

O mais importante é que a informação de cada pessoa é dividido em colunas separadas, com o tipo de informação contida em cada coluna adicionada como um título na linha superior. Isso nos permitirá escolher quais credenciais que usamos - por exemplo, poderíamos só precisa saber o nome e companhia de alguém por um crachá de identificação, mas exigem seu endereço inteiro se depois quiser imprimir uma etiqueta de endereço mais tarde.MovingLabelKit: Download Grátis para impressão Movendo Etiquetas MovingLabelKit: Download Grátis para impressão Movendo Etiquetas consulte Mais informação

Selecione Fonte de Dados

O próximo passo é destacar todas as células que contêm informações e, em seguida, para seleccionar definir nome no fórmulas aba.

Video: Criar Mala Direta com Etiqueta - Word 2007

Você pode fazer o nome que quiser, apenas certifique-se que é algo que você vai se lembrar mais tarde. Se é a informação que é provável que você olhar para trás, meses e anos para baixo da linha, pode valer a pena colocar uma breve descrição no Comente campo para refrescar sua memória Numa data posterior.Como construir um cérebro-impulsionar Habit Em 2015Como construir um cérebro-impulsionar Habit Em 2015Em 2015, a dar o seu cérebro um impulso. É mais fácil do que você pensa e leva apenas alguns minutos de sua vida a cada dia - algo que você pode facilmente se transformar em um hábito.consulte Mais informação

Uma vez feito isso, salve sua planilha e cabeça para Word para enfrentar a próxima etapa de sua mala direta.

Configurar mala direta no Word

No Word, siga para a guia correspondências e selecione Iniciar mala direta, em seguida, escolha o tipo de documento que você está criando - no meu caso, um rótulo.

Selecione um modelo Matching

Se vocês são trabalhando em um envelope ou uma etiqueta, você está indo para imprimir em papel não-padrão, de modo que você será presenteado com uma tela que tem mais opções para o seu tipo selecionado de documento. Certifique-se que você está usando a bandeja padrão da impressora - a menos que você estiver usando uma bandeja diferente intencionalmente - e então escolher o número de produto do rótulo ou o tamanho e layout do envelope que você vai usar, para que o Word pode aplicar o modelo correto para seu documento.

Importação de dados Fonte

Depois disso, é hora de começar a importar os contatos do planilha de configurar para começar. Clique em Selecionar Destinatários no Mailing guia, e depois escolher Use lista existente. Você será apresentado com uma janela do Explorer - basta navegar para onde você salvou a planilha. Quando você seleciona o arquivo Excel, você será solicitado para selecionar a tabela que deseja usar- escolher aquele que você definiu anteriormente no processo.Hackear o Windows Explorer para aumenta a eficiênciaHackear o Windows Explorer para aumenta a eficiênciaWindows Explorer - conhecido como Gerenciador de arquivos do Windows 8 - é um aplicativo que você provavelmente gastar uma boa quantidade de tempo em Mesmo os geeks do Windows que evitar o uso de qualquer outro programa Microsoft tendem ....consulte Mais informação

Neste ponto, vale a pena clicar em Campos jogo no Escreva & Inserir Campos fita para garantir que todas as informações em sua planilha foi devidamente identificado. campos comumente usados ​​como Nome e Endereço provavelmente foram escolhidos automaticamente, mas você vai ser capaz de remediar qualquer coisa mais complexa ou incomum aqui, se necessário.

Video: #Excel: Criando Etiquetas Aula 01 Parte 02

Inserir dados em Template

Agora você pode começar a implementar a sua mala direta. selecionar Bloquear endereço ou Linha de saudação de Escreva & Inserir Campos fita e você vai ser dada opções quanto às informações do documento vai incluir. Desde que eu estou criando um rótulo, eu não preciso de uma saudação para ser incluído, então eu selecionei Bloquear endereço.

Se tivéssemos eleito para introduzir nomes na planilha inicial como primeiro nome, sobrenome e similares separadamente, o Insira o nome do destinatário neste formato diálogo nos daria uma série de opções quanto à forma de apresentar esta informação. Isto é estritamente opcional, mas se você quiser mais opções nesta fase, em seguida, vale a pena considerar. Acima, eu desmarcada a Insira o nome da empresa opção porque minhas etiquetas são para um mailing pessoal.

Se você está procurando um pouco mais controle sobre o layout do seu documento, em vez de selecionar Bloquear endereço, você pode inserir peça informações por peça usando Inserir campo e selecionar quais detalhes específico que você deseja adicionar ao seu documento. Você pode então selecionar resultados de visualização para obter uma olhada no seu produto acabado - se você estiver a criação de uma folha de etiquetas, lembre-se de clique Etiquetas de atualização no Escreva & Inserir Campos fita para que sua página inteira reflete seu trabalho.

Document Format

Agora, tudo o que resta a fazer é fazer o seu documento olhar a maneira que você quiser - você pode mexer com fontes, tamanhos de fonte e similares, assim como faria com qualquer outro documento do Word. Se você está trabalhando com rótulos, você só precisa editar o início Word label- esquerda vai fazer as suas alterações para o restante das entradas no seu documento enquanto você se lembrar de voltar e clique Etiquetas de atualização no correspondências guia uma vez que você está acabado.

Finalize o seu Documento

Quando estiver satisfeito com a aparência do documento, volte para a correspondências guia e selecione Terminar & fundir. Você vai ser dada a opção de editar os documentos individualmente, imprimi-las imediatamente ou exportá-los para um aplicativo de email a ser enviado eletronicamente.

Video: Por que as minhas etiquetas imprimem fora do campo e as letras estão pequenas demais

Mala direta tem muitas aplicações

Uma vez que você está familiarizado com o processo básico de mala direta, você pode criar mailings mais complexos usando os mesmos conceitos-chave. Um banco de dados bem-mantido preenchido com informações de contato pode ser usado repetidas vezes para produzir esses documentos - e você pode salvar um monte de tempo no processo.Vs. Excel Acesso - Pode uma planilha Substituir um banco de dados?Vs. Excel Acesso - Pode uma planilha Substituir um banco de dados?Qual ferramenta você deve usar para gerenciar dados? Access e Excel ambos possuem filtragem de dados, agrupamento e consulta. Nós vamos mostrar-lhe qual é o mais adequado para suas necessidades.consulte Mais informação

Você tem uma dica de mala direta que perdemos? Ou de outra forma de produzir um mailing que economiza ainda mais tempo? Deixe-nos saber na seção de comentários abaixo.