Como escrever o email profissional perfeito (apoiado por dados)

Escrever e-mails eficazes parece bastante fácil. Mas se você quiser que seus e-mails para um desempenho ainda melhor, tenha em mente as seguintes regras lastreados em ciência.

No passado, listamos 12 razões pelas quais as pessoas ainda estão ignorando seus e-mails. Temos ainda dado o passo-a-passo sobre levar as pessoas ocupadas para responder às suas mensagens. Mas agora é hora de compartilhar algumas, dicas acionáveis ​​ainda mais específicos - apoiados por dados.12 razões pelas quais as pessoas ainda estão ignorando seus e-mails12 razões pelas quais as pessoas ainda estão ignorando seus e-mailsVocê muitas vezes lutam com a obtenção de pessoas para responder a seus e-mails? Nós mostramos-lhe por que as pessoas podem ignorar seus e-mails e como fazê-los perceber e reagir à sua mensagem.consulte Mais informação

Cada uma dessas dicas não apenas melhorar as chances de seus e-mails que está sendo lido, mas também de você receber uma resposta positiva a partir desses e-mails. Isto é importante porque e-mail ainda é a principal forma de comunicação no mundo dos negócios. Ao saber como criar e-mails eficazes, você se dá uma vantagem sobre seus colegas.

1. Get on primeiro nome Termos

Isso parece óbvio, mas se você realmente quer que as pessoas a prestar atenção quando recebem um email de você, use seu nome. E usá-lo mais de uma vez.

Uma pesquisa publicada em 2006 mostrou que várias regiões do cérebro “mostrar uma maior ativação para seu próprio nome”, fornecendo evidências de que “ouvir o próprio nome tem o funcionamento do cérebro de ativação exclusivo”.

Usando o nome do destinatário no assunto do email e corpo do email é, portanto, um truque psicológico que pode chamar a atenção. Fechando com “A esperança de ouvir de você em breve, Stan” é muito mais eficaz do que simplesmente “Esperamos ouvir de você em breve”.

2. Abrace a Efeito halo

As pessoas são influenciadas por pessoas em quem confiam. Se um gerente aconselha a entrar em contato com o diretor de sua empresa, o nome que o gerente em seu email introdutório. -mails frios são horríveis para receber. Mostrando que você tem o apoio de alguém suas confianças destinatário é, portanto, extremamente importante.

Isto é em parte devido a uma teoria chamada Efeito halo. Este é um tipo de polarização de confirmação. Neste caso, o viés provavelmente melhorar a impressão geral do diretor você simplesmente por causa de sua impressão favorável do gerente que você se refere.

Você não tem que ficar com os superiores mencionar, no entanto. Com base nos pontos de vista e idéias de especialistas, clientes, amigos em comum, e multidões também pode reforçar o seu e-mail, desde que o destinatário valoriza os pontos de vista das pessoas que fazem referência.

3. Ser irritado ou feliz. Mas nunca Neutral

Quando Bumerangue, um aplicativo que leva Gmail, analisou os dados, eles descobriram algo incrivelmente interessante. “Um dos fatores mais importantes na determinação das taxas de resposta é como positivas (palavras como grande) ou negativo (palavras como ruim) as palavras da mensagem são”.

Ambos moderadamente positiva e -mails negativos receberam 5-15% mais respostas do que e-mails neutros. Dito isto, -mails extremamente hostis recebeu quase nenhuma resposta. Excessivamente e-mails lisonjeiras não um desempenho muito melhor, quer. Em outras palavras, transmitir seus sentimentos, mas não exageremos.10 dicas de e-mail para lidar com irritado, Trollish, ou e-mails rudes10 dicas de e-mail para lidar com irritado, Trollish, ou e-mails rudesÉ incrivelmente frustrante para verificar a sua caixa de entrada de e-mail apenas para encontrar uma mensagem completamente detestável. Porque no mundo que as pessoas agem assim? Com isso dito, você deve aprender a defender-se algum tempo ...consulte Mais informação

4. Mantenha-o curta (Mas quão curta?)

Eu sei eu sei. Haverá excepções a esta. Um de meus sites favoritos cerebrais, Cérebro Colheitas envia incrivelmente longos e-mails que são uma delícia de ler. Mas, no geral, os dados sugerem que você deve evitar e-mails longos.

Na verdade, junto com essa informação sobre os tipos de palavras que você deve usar em suas mensagens, Boomerang também descobriu o comprimento “ideal” de um email. Com base na sua análise de 40 milhões de e-mails, eles descobriram que aqueles que não contenham mais de 50-175 palavras tinham mais chance de receber uma resposta (49-50%). Isso também é apoiado pelas conclusões de um estudo do MIT de 2010.

Este é um conselho sábio, mas nem sempre é prático. Mas a lição é a de manter seus e-mails concisa. Uma maneira de fazer isso é para se inscrever para a filosofia cinco sentenças, e nunca enviar e-mails ao longo de cinco frases de comprimento. Como investidor e autor Guy Kawasaki disse Entrepreneur.com, “menos de cinco sentenças é muitas vezes bruscas e rude, mais de cinco frases desperdícios tempo.”

5. Use a palavra “porque”

Se você tiver a audácia de pedir a alguém para fazer algo por você, pelo menos, dizer-lhe porque. Nós conhecemos isso desde os anos 70, quando o professor de Psicologia na Universidade de Harvard, Ellen Langer publicou um estudo destacando a importância da palavra ‘porque’.

Nós demasiadas vezes receber e-mails que apenas exigem alguma coisa ( “Você pode me enviar o relatório por duas horas?”), Sem explicar o porquê. Mas, introduzindo a palavra “porque” na nossa solicitação ( “Você pode me enviar o relatório por duas horas porque ele precisa ser editada por cinco horas), as chances de aumento de conformidade.

Segundo o estudo, isso poderia ser porque “as pessoas vão de comportamento‘automático` ... como uma forma de uma heurística, ou de atalho. E ouvir a palavra ‘porque` seguido por uma razão (não importa o quão coxo a razão é), nos leva a cumprir.”

6. Não oferecer mais de 3 Choices

A Paradox of Choice é onde temos tanta abundância de opções que tornar-se paralisado. Para garantir que seus e-mails não resultar em um paradoxo da escolha, tente não oferecem qualquer mais de três opções.

A mente humana adora a magia de três. É por isso que damos três medalhas nos Jogos Olímpicos. Analisamos as coisas em termos de otimista, realista e pessimista (ou alta, média e baixa). E é por isso que os mercados econômicos, muitas vezes amadurecer a única casa de três grandes concorrentes.

Em termos de tomada de decisão, que também gostam de contar com três razões, ou três opções. Isto foi demonstrado por meio de pesquisa intitulado Quando três encantos mas quatro Alarmes, realizada por dois cientistas comportamentais. Aplicada a e-mail, se você está organizando uma reunião ou uma chamada, apenas tentar dar três opções de data e hora. Alternativamente, você pode usar uma ferramenta de reunião de programação como Doodle, que nós temos revisado no passado.Doodle Remove a frustração de Agendando reuniões ou eventosDoodle Remove a frustração de Agendando reuniões ou eventosMuitas vezes, agendar uma reunião ou evento para um grupo de pessoas para acordar pode ser tão frustrante e demorado como encontrar os seus filhos perdidos em um shopping ocupado. A linha de aplicações web pesquisa, ...consulte Mais informação

7. Escrever no Nível Terceiro-Grade

O nível de grau de leitura de seus e-mails pode ter um efeito enorme sobre suas taxas de resposta. De acordo com o Boomerang, e-mails escritos em um nível de leitura da faculdade teve uma taxa de resposta de apenas 39%. O grau de leitura mais eficaz foi de terceiro grau, que alcançou uma taxa de resposta de 53%.

O nível de leitura é principalmente descoberto por olhar para “número de sílabas em suas palavras e o número de palavras em suas frases.” Para melhorar sua taxa de resposta, em seguida, manter ambas as suas frases e palavras curtas. Para verificar o grau de leitura dos seus próprios e-mails, copiar e colá-los em ferramentas como o Readability-Score, ou um editor Hemingway.

8. Revise seu texto

Para e-mails mais longos isto vai sem dizer, mas para e-mails mais curtos, revisão é muitas vezes esquecido. Esta é uma má idéia.

Em um estudo de 2001, Larry Beason mostrou que os erros na escrita (incluindo erros ortográficos e gramaticais, bem como erros lógicos) tem vários efeitos negativos sobre a percepção do escritor.

Quando um leitor percebe um erro, eles automaticamente fazer suposições sobre o escritor. Neste estudo, as suposições mais comuns eram de que o escritor era um pensador com defeito, não uma pessoa detalhada, um pobre comunicador, e / ou mal educado.

Estes são alguns atributos muito prejudiciais você pode evitar ser visto de ter, simplesmente por revisão cada um de seus e-mails.Grammarly Lite - uma extensão do navegador para todas suas necessidades Revisão [Chrome, Firefox, Safari]Grammarly Lite - uma extensão do navegador para todas suas necessidades Revisão [Chrome, Firefox, Safari]Como você atualmente corrigir o que você digita em seu computador? Digitá-lo no Google? Colá-lo no Word? Ou você usar um site de revisão que você cole o seu texto? Eu sou definitivamente ...consulte Mais informação

9. Números Resultados por numerais

Se os números como estatísticas, dados, datas, tempo, etc. são importantes na sua mensagem, exibir estes como números em vez de digitá-los para fora (12, em vez de doze).

Estudos de rastreamento ocular têm mostrado que os olhos de um leitor em geral a varredura sobre o texto, enquanto que “numerais muitas vezes parar o olho errante”. Isto porque “números representam fatos”. Os números são dados concretos de que a mente pode escolher para fora rapidamente. mente do leitor assume esses números são uma parte importante da mensagem.

Tenha isso em mente quando elaborar seus próprios e-mails. Se os números são uma parte importante da sua mensagem, exibir estes como numerais para que o seu leitor pode filtrar o importante do insignificante.

Video: Como fazer primeiro currículo-Sem experiência profissional

Fazendo-mail trabalhar para você

Na maioria dos postos de trabalho, e-mails são uma parte crucial de como nos comunicamos com os nossos colegas. Se você enviar 10 ou 100 e-mails por dia, saber como criar mensagens eficazes é uma habilidade que você precisa aprender.

Como você pode ver acima, isso não é difícil. Pequenas mudanças, como fazer seus e-mails mais sucinto, revisão, ou mudar a emoção de sua escrita pode ter um grande impacto. E com ferramentas de melhoria de e-mail gratuito para ajudar, não há nenhuma desculpa.5 ferramentas que podem ajudar você a escrever e-mails melhor5 ferramentas que podem ajudar você a escrever e-mails melhorTodo mundo ainda está tentando resolver o problema de e-mail. Então, vamos também falar sobre o hábito mais básico de todos - a arte de escrever melhores e-mails. Com a ajuda de algumas ferramentas interessantes.consulte Mais informação

Essas chances não só pode tornar mais provável que seus e-mails vai ser notado e respondido, mas também irá ajudar a cultivar uma imagem profissional melhorada de si mesmo.

Que mudanças você fez para a maneira de escrever e-mails que têm melhorado a sua eficácia? Gostaríamos muito de ouvir!