6 Maneiras de levar as pessoas ocupadas para responder seus e-mails

Video: Você consegue convencer as pessoas? Palestrante Ricardo Lemos

Quando você anda por alguém na rua e dizer oi, como isso faz você se sentir quando eles não dizem a volta oi? É incrível o quão pequena a falta de reconhecimento pode fazer uma pessoa sentir-se, mas também é incrível o quanto você pode fazer para incentivar uma resposta. O mesmo é verdadeiro com e-mails.

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Agora, imagine o cenário inverso. Você está passando alguém na rua e eles brevemente olhar para você, dizer oi, e então rapidamente desviar o olhar. Como a probabilidade de você para dizer oi de volta? Agora imagine uma pessoa que olha você nos olhos, com um largo sorriso e dizer oi - mesmo usando o seu nome! As chances são muito melhores que você vai ser inspirado para responder na mesma moeda.

O mesmo de novo, é verdade com e-mails. Exceto, em vez de expressões faciais ou tom de voz, há todo um conjunto diferente de regras quando se trata de e-mail que irá encorajar ou desencorajar uma pessoa para apertar o botão de “responder” e responder-lhe. Neste post, vou compartilhar alguns truques com você que eu aprendi ao longo dos anos - dicas que vai aumentar grandemente o seu sucesso com a obtenção de respostas de e-mail, até mesmo de pessoas muito ocupadas.

Por que você precisa de uma resposta?

Quando eu mudei de emprego, há alguns anos, comecei a trabalhar em uma empresa onde as pessoas eram muito mais ocupada do que no meu último emprego. Pessoas mal teve tempo para terminar o trabalho de projecto, de modo respondendo e-mails tornou-se uma tarefa na priorização. Logo aprendi que se eu não seguir um determinado formato e abordagem quando enviando pessoas, eu não poderia obter uma resposta por muitos dias, se em tudo.5 filtros do Gmail para ajudar a priorizar & Organize sua caixa de entrada5 filtros do Gmail para ajudar a priorizar & Organize sua caixa de entradaO que filtros devem cada pessoa tem em seu arsenal para que sua caixa de entrada é tão ordeira como o meu? Estou aqui para ajudar você a começar na criação de seus primeiros cinco filtros, ou ...consulte Mais informação

A primeira coisa que você precisa fazer quando enviando alguém - especialmente alguém que é extremamente ocupado - é fazer um inventário rápido de suas próprias razões para e-mail-los. Se eles estão ocupados e seu e-mail não é uma questão de alta prioridade suficiente, ele provavelmente vai estar escondidos em algum lugar em uma lista de coisas a fazer, apenas para ser tratado quando não há mais tempo para se concentrar sobre a questão (se a todos ). Ocupado pessoas têm dificuldade em gerenciar e-mails. Quanto mais ocupado que esteja, a menos provável que você obter uma resposta se você não jogar as cartas certas.

Se você pode justificar a importância da questão o suficiente para justificar um e-mail, em seguida, por todos os meios, vamos começar.

Faça uma pergunta - De preferência sobre eles

Em 2012, pesquisadores da Universidade de Harvard realizou um estudo muito profundo que mesmo envolvido varreduras do cérebro e descobriram que as pessoas realmente obter um “buzz bioquímica” de falar sobre si mesmos. Quanto mais poderosa uma pessoa é - como muitas pessoas extremamente ocupadas são - quanto mais eles gostam de falar sobre si mesmos. Afinal, não é apenas muito para dizer, certo?

Isto significa que se você balançar a cenoura de uma pergunta pessoal dentro do seu e-mail, você está tentando basicamente essa pessoa com um pessoal de alta - a oportunidade de um pouco de um “buzz”, compartilhando algo sobre si mesmo com você. E algumas pessoas apenas realmente, realmente gosto a oportunidade de tem uma caixa de sabão. Portanto, dar-lhes.SoapBox: Faça sua palestra interativa com Tempo real Audiência ParticipaçãoSoapBox: Faça sua palestra interativa com Tempo real Audiência Participaçãoconsulte Mais informação

Você pode apenas perguntar como um projeto que eles estão trabalhando está indo. Se você estiver muito próximo a eles e falar sobre a família muitas vezes, perguntar como a família está fazendo. Se houver um grande jogo todo mundo está falando - perguntar-lhes o que eles pensam. Dê-lhes a oportunidade de responder a você e “fazer uma pausa” de pensar no trabalho tanto. Você pode acompanhar a sua pergunta com a questão relacionada com o trabalho que você queria perguntar, em primeiro lugar, mas a solicitação de parecer irá desencadear essa necessidade de um “I-get-to-talk-sobre-me” alta.

Bônus Extra: Use algo que ambos têm em comum. Crianças. Um amor do basebol. Seja o que for - fazer essa conexão pessoal em primeiro lugar. A pessoa vai ser menos propensos a apresentar rapidamente afastado o e-mail para mais tarde.

Escolha uma linha de assunto urgente

Pessoas ocupadas naturalmente começar a priorizar e-mails, e às vezes eles nem sequer abrir o e-mail para o fazer. Eles rapidamente olhar para a linha de assunto. Então, se você quer uma resposta rápida a partir dessas pessoas, você pode apenas imaginar o quão importante o assunto é. Se você precisar de dicas sobre como fazer isso, eu recomendo o conselho de Aaron sobre como fazer a sua linha de assunto se destacar em uma caixa de entrada cheia.Como fazer sua mensagem de correio electrónico se destacar na caixa de entrada desordenadaComo fazer sua mensagem de correio electrónico se destacar na caixa de entrada desordenadaAlguma vez você já enviou um e-mail que você sentiu era importante apenas para ser respondidas muitos dias depois, ou pior esquecido? Concedido, às vezes é fora de seu controle, mas há coisas que você pode fazer ...consulte Mais informação

A linha de fundo é esta: Se você precisa de uma resposta de imediato, então por que não é sua linha de assunto precedido por “IMPORTANTE:” ou “URGENTE:”? Não há nada de errado em fazer isso, e é realmente útil para pessoas ocupadas que usam tais linhas de assunto como um indicador visual do que atacar primeiro na caixa de entrada de e-mail. Só não fazê-lo por questões tolas, sem importância, ou você vai se tornar o “menino que gritou lobo”, e seus e-mails acabará por ser completamente ignorado!

Mantê-lo curto e doce

Esta é a parte do artigo onde eu recebo hipócrita. O cara que escreve 2000 artigos da palavra vai dizer EUA para mantê-lo curto e doce? Sim. Isso é exatamente o que eu”vou fazer. Estamos falando de e-mails aqui, e aqui é a lição que o Sr. Wordy aqui aprendi o primeiro ano em seu novo trabalho: PILHA. É uma sigla que eu só vim com. Fica para pessoas ignoram e-mails longos.

Após cerca de seis meses de pessoas ignorando meus longos, e-mails elaborados, eu tentei algo novo. Comecei a escrever muito, muito breves e-mails que apenas indicado o ponto. Eu não forneceu detalhes adicionais, mas no final dos e-mails que se ofereceu para fornecer mais informações se eles queriam.

Comecei abate meus e-mails para baixo. Quando eu pensei que eles eram curto o suficiente, eu passei e cortar um pouco mais. Você tem que se perguntar, é esta linha apenas supérfluo? Você está compartilhando informações para o bem de deixar as pessoas sabem o quanto você sabe - ou ele não realmente importa para o assunto em questão? Reduzir as palavras. Chegar ao ponto rapidamente. Quando eu comecei a fazer isso, eu notei o foguete taxa de resposta. Se você pode aparar o seu e-mail a uma única linha - chances são muito boas que você vai ter uma resposta imediata.

suborná-los

Se vamos ser honestos aqui, então você tem que admitir que, pela sua natureza, os seres humanos são um bando de auto-serviço. Quando as pessoas vêem que pode haver “algo nele” para eles, eles se sentem mais compelidos a agir. Você pode tirar proveito disso em um e-mail, fechando o seu e-mail com algo como, “Então, voltar para mim com um bom tempo quando você pode falar sobre isso mais de uma xícara de café - em mim”

Uma chávena de café gratuita apenas para apertar o botão de resposta? Isso é bom incentivo. E se o problema é ainda mais importante - por exemplo, você está tentando vender algo ou ganhar um novo cliente - vá em frente e oferecer para comprar o almoço. Este pequeno investimento vai valer a pena. As pessoas adoram um almoço grátis.

Envolver segunda extensão

Se você já enviado alguém algumas vezes, você já tentou de todas as táticas listadas acima, e você ainda não está recebendo qualquer resposta, então é hora de retirar as grandes armas. Eu costumo reservar essas duas últimas táticas para pessoas que cronicamente ignoram e-mails. A primeira abordagem “grande arma” é para puxar alguém que pode estar relacionada com a situação. Isso pode ser seu chefe, ou uma pessoa adicional de que você está trabalhando com o projeto que está sendo realizada até porque a pessoa não está respondendo seus e-mails.

Isso não é algo que você quer fazer no primeiro, segundo ou mesmo terceiro e-mail. No entanto, se você está sendo flagrantemente ignoradas, em seguida, escrever mais um e-mail educado, e apenas cc uma pessoa envolvida. Se é alguém mais acima, como seu chefe, e a outra pessoa sabe que eles estão em uma posição de autoridade, eles vão ser rápido para responder. Fora de todos os ignorers crônicas que eu lidei com ao longo dos anos, esta abordagem “cc” pede uma resposta de 99 por cento do tempo. Há algo sobre ter um público que transforma o diálogo e de repente torna uma prioridade mais elevada.

Consistentemente emitir lembretes

Se você já viu o filme Shawshank Redemption, ou ler a novela escrita por Stephen King, então você pode recordar a parte onde Andy Dufresne envia uma carta a cada semana para o Senado Estado, pedindo dinheiro para uma biblioteca da prisão. Depois de receber algumas centenas de dólares e uma doação de livros, Andy, em seguida, começa a discussão em duas cartas por semana pedindo ainda mais dinheiro.

O ponto da história é que a persistência funciona. Chamá-lo de chato, irritante ou irritante - mas se você realmente precisa de uma resposta a algo importante, consistentemente pedindo a pessoa educadamente se eles receberam o seu último e-mail terá um de dois efeitos desejados. Ele irá pedir a pessoa que cavar através de sua caixa de entrada em busca do e-mail que você está falando, ou ele vai fazê-los perceber que a única maneira de torná-lo ir embora é para responder ao seu e-mail. Esta é claramente uma solução de último recurso, mas é também uma solução que funciona.

Quais as técnicas que você usa para obter uma resposta mais rápida aos seus e-mails? O que funciona para você? Compartilhe suas dicas e conselhos na seção de comentários abaixo!