Como usar o outlook para tarefas simples e gerenciamento de projetos

Se você estiver trabalhando em um projeto pequeno, como um freelancer, ou em uma empresa com poucos funcionários, o Outlook 2016 pode ajudá-lo gerenciar seus projetos

e tarefas sem a necessidade de software robusto. Com simples personalizações para a secção de tarefa, você pode definir lembretes e datas de vencimento, atribuir-dos, e controlar o tempo facilmente.Vire Outlook em uma ferramenta de Gerenciamento de Projetos com Integração OneNoteVire Outlook em uma ferramenta de Gerenciamento de Projetos com Integração OneNoteOneNote pode fazer mais do que você pensa. Nós vamos mostrar-lhe como transformar seu Outlook para fazer a lista em uma ferramenta de gerenciamento de projeto poderosa usando o plugin OneNote para o Outlook.consulte Mais informação

Por que usar o Outlook para projetos e tarefas?

Para grandes projetos, gerentes de projetos e grandes empresas usam software profissional como o Microsoft Project ou Basecamp, alguns dos as melhores ferramentas de gerenciamento de projetos para fazer o trabalho. Eles oferecem os amplos recursos necessários para organizar e gerenciar projetos de sucesso.

No entanto, para pequenos projetos, freelancers, ou equipes de um ou dois, Outlook tem as características essenciais necessárias para ter sucesso em qualquer situação subdimensionado. Aqui são apenas algumas das características básicas que ele contém:

• campos de tarefa personalizados
• Atribuíveis a-dos
• lembretes úteis
• controle de tempo
• Atualizações de status
• Priorização e categorização
• função de exportação

Como esses recursos do Outlook pode ser usado?

Personalize com campos que você precisa

Você pode facilmente adicionar e remover campos dentro da seção de tarefa. Por exemplo, para controlar o tempo você pode adicionar o trabalho real e trabalho total. Para controle de status você pode adicionar status completo e personalizado por cento.

Para escolher seus campos, clique direito do mouse em uma das colunas e selecione Escolha de campo. Em seguida, basta arrastar e soltar os campos pretendidos para a área de coluna.

Video: Usando tarefas no Outlook

Atribuir tarefas facilmente

Se você trabalha com um parceiro ou um funcionário, atribuição de tarefas entre si é simples. Abra a tarefa e na navegação superior seleccionar atribuir Tarefa. Clique no Para botão para abrir sua lista de contatos, selecione o cessionário, e clique no Para botão na janela pop-up. Isto irá inserir o seu contacto para a tarefa e uma vez que você clique Enviar, a tarefa será em seu caminho para o cessionário.

Você também pode incluir um campo para equipa de Trabalho que inclui marcas de verificação simples e uma atribuído a campo para ver de relance cujo responsável.

Configurar lembretes

Como acontece com qualquer aplicativo de tarefas, lembretes são ferramentas essenciais. Outlook permite que você personalize seus lembretes, selecionando a data, hora, e um som específico, se quiser. As opções de data estão em um formato de calendário e as escolhas de tempo estão em incrementos de 30 minutos.

Track Time

Para freelancers ou outros que cobrar dos clientes por hora, controle de tempo é uma obrigação. Com o Outlook, você pode usar tanto Trabalho atual e Trabalho total campos ou apenas um deles, dependendo de suas necessidades exatas. Por exemplo, você pode usar trabalho real para a quantidade faturáveis ​​e trabalho total durante todo o tempo gasto na tarefa. Ambos os campos tempo recorde em horas decimais.

status das atualizações

Outlook inclui ambos os campos completos e de estado por cento, para manter seus projetos e tarefas na pista. Tal como acontece com controle de tempo, você pode usar ambos ou apenas um, dependendo da sua preferência.

A vantagem de usá-los juntos é que se você marcar uma tarefa como 100 por cento completo, por exemplo, o campo de status irá exibir automaticamente concluído e a tarefa será riscado completamente.

O campo de status também inclui opções para In Progress, Esperando outra pessoa, e diferidos, cada um dos quais pode ser muito útil para ficar na pista.

Video: Dica 08- Tarefas - configurando o Outlook para trabalhar com as listas do GTD

Use Priorização e categorização

Usando o campo prioridade é outra grande ferramenta para visualização seus itens mais importantes Num relance. itens de alta prioridade irá mostrar um ponto de exclamação vermelho e itens de baixa prioridade vai mostrar, uma seta para baixo azul. Você também pode adicionar uma Prioridade personalizado campo, se necessário.O 3-Strike Sistema: Como priorizar sua To-Do ListO 3-Strike Sistema: Como priorizar sua To-Do Listvocê não está recebendo através de sua lista de coisas a fazer? O problema pode não ser a sua produtividade, que poderia ser apenas suas prioridades. Vamos aprender a priorizar a lista de coisas a fazer, e fazer as coisas.consulte Mais informação

O recurso de categoria no Outlook também é útil para detectar tipos específicos de tarefas num ápice. Por padrão, as categorias são nomeados pela sua cor, mas alterá-los para nomes mais significativos é útil. Por exemplo, você pode usar a categoria verde para todas as tarefas de finanças e nomeá-la como tal. Você pode criar suas próprias categorias e escolha a cor também.

Exportar seus dados

Se você gostaria de exportar suas tarefas para uma planilha, É um processo simples. Para começar, selecione Arquivo gt; Aberto & Exportar gt; Import / Export. Quando a próxima janela se abre, selecione Exportar para um arquivo na lista de opções. Você pode então escolher entre dois tipos-arquivo Valores separados por vírgulas (CSV) ou Arquivo de Dados do Outlook (.pst).Como exportar suas tarefas do Outlook para Excel com VBAComo exportar suas tarefas do Outlook para Excel com VBAQuerendo ou não você é um fã de Microsoft, uma coisa boa que pode ser dito sobre os produtos MS Office, pelo menos, é o quão fácil é integrar cada um deles um com o outro ....consulte Mais informação

A opção Valores separados por vírgula é uma escolha de usar comumente. Ele permite que você mapear os campos para uma transição limpa e o arquivo pode ser carregado ou importado para bancos de dados e planilhas. Se você quiser criar um backup simples de suas tarefas do Outlook, em seguida, o arquivo de dados do Outlook pode ser escolhido.

Na próxima etapa, selecione o tarefas pasta da lista de opções e clique Próximo. Você pode então ajustar o nome do arquivo e localização, se necessário. Você vai então finalizar sua exportação. Você pode clicar no Mapear campos personalizados primeiro botão, se necessário, o que lhe permitirá alterar os campos em seu file- Este passo é opcional. Clique Terminar e você será solicitado a digitar um intervalo de datas para as tarefas para exportar.

Outras Funções Úteis

Para facilidade de uso, as tarefas no Outlook oferecem características convenientes e úteis adicionais para ajudar com seus projetos e to-dos.

• Ordenar por qualquer coluna.
• Arrastar e soltar para reorganizar as colunas.
• Enviar um relatório de status para uma tarefa individual com um clique.
• Ver a seção detalhes da tarefa por horas, informações de faturamento, e empresa.
• Filtrar todas as tarefas por palavra-chave, status ou tempo.

Video: Planilha Timeline Controle de tarefas (excel)

Mobile App sincronização está disponível?

Atualmente, o aplicativo móvel Outlook não inclui um recurso de tarefa. Mas, se você precisa sincronizar suas tarefas do Outlook em movimento, felizmente, existem aplicativos que você pode conectar para Android ou iOS.

• Remember The Milk (versão Pro), Android e iOS, $ 39,99 por ano
• tarefas & Notas para o MS Exchange (requer conta de câmbio), Android, $ 4,99
• SymTasks - Tarefas do Outlook Sync, Android, $ 6,99
• TaskTask para Outlook e Google Tasks, iOS, $ 4,99
• Tarefas Todo Exchange (requer conta de câmbio), iOS, $ 9,99

Você tentou Tarefas do Outlook para Pequenos Projetos?

Usando o recurso de tarefa do Outlook não funciona para todos ou cada projeto. No entanto, se você já é um usuário do Outlook e só precisa de uma ferramenta simples, em seguida, ele funciona bem.

Já experimentou tarefas do Outlook para o tempo de rastreamento, atribuição de tarefas, ou manter-se com projectos? Quais são seus pensamentos sobre os recursos disponíveis? Por favor, compartilhe seus pensamentos nos comentários abaixo.