5 Passos de ação para curar sua caixa de entrada de zero email frenesi

Inbox Zero é uma das palavras de zumbido mais populares na comunidade produtividade. Aplicativos gosta, do popular iPhone email cliente, caixa de correio

tornar mais fácil para você lidar rapidamente com todos os e-mails em sua caixa de entrada. Se você está realmente sobrecarregado, você ainda pode usar um serviço como Mailstrom a granel para apagar e-mails. A idéia de declarar falência e-mail - simplesmente apagar tudo e começar de novo - está sendo seriamente considerada em alguns círculos.Pegue sua caixa de entrada caixa para Zero Com caixa de correio para o iPhone Pegue sua caixa de entrada caixa para Zero Com caixa de correio para o iPhone O cliente de email padrão para o iPhone tornou-se, na minha opinião desatualizado, ou certamente não é tão avançado quanto o hardware que reside. Mail não é divertido de navegar, e seus recursos mais recentes ...consulte Mais informação

Tudo isto foco em limpar sua caixa de entrada, em alcançar, o evasivo, Inbox Zero, perde dois dos problemas fundamentais com a sobrecarga de e-mail. Para resolver verdadeiramente os seus problemas de e-mail que você precisa para ir além Inbox Zero e resolver os problemas subjacentes:

• Por sua caixa de entrada está transbordando em primeiro lugar.
• Qual o seu relacionamento com e-mail é como.

Video: Inbox Zero - Ativando os filtros do Gmail

A questão Email Overload

A maior parte da conversa em torno sobrecarga de e-mail não consegue fazer uma distinção entre e-mail desejado e indesejado. Tratar cada item em sua caixa de entrada como um alvo a ser apuradas ignora a realidade da situação. Um e-mail de seu chefe lhe dá feedback sobre uma apresentação claramente não é o mesmo que um e-mail do Groupon oferecendo promoções na cidade que deixou no ano passado. Da mesma forma, um e-mail de um velho amigo é, provavelmente, bem-vindo, enquanto um e-mail do Facebook informando que o mesmo amigo marcou você em uma foto provavelmente não é.

Se você tem cem e-mails sentado em sua caixa de entrada, tudo o que você queria receber, mas apenas não se tenham pronunciado ainda, você tem um problema de gestão de tempo que nenhum aplicativo de e-mail pode resolver. Se você tem dez e-mails indesejados em lá em vez disso, você tem um problema de e-mail, mas, novamente, nenhum app de e-mail vai resolver isso para você.

A maior parte da conversa em torno sobrecarga de e-mail não consegue fazer uma distinção entre e-mail desejado e indesejado

Para a maioria das pessoas, as duas causas mais frequentes de e-mails indesejados são notificações de mídia social, e-mail newsletters e e-mails de trabalho redundantes. Se você é uma figura pública pode também ser submetido a uma quantidade significativa de não solicitado fã-mail ou pedidos de aconselhamento.

Spam não é mais o problema era uma vez, se você estiver usando um serviço de e-mail moderna, como Gmail, você vai muito raramente ver spam na sua caixa de entrada.

O e-mail pavloviano

Inbox Zero, como um conceito, também não consegue resolver mais a relação das pessoas com e-mail. Ter uma caixa de entrada vazia porque você verificá-la a cada 20 minutos, ou a cada vez que você receber uma notificação, e responder a tudo imediatamente dificilmente é uma coisa boa. Da mesma forma, se você está gastando 4 horas por dia em frente e para trás trocas de e-mail, você não está sendo produtivo mesmo se você chegar a caixa de entrada zero no final do dia.

Ivan Pavlov era um Prêmio Nobel cientista russo ganhando famoso por seu trabalho no condicionamento clássico. Tocando um sino toda vez que ele alimentou um cão, ele foi capaz de obter o cão a salivar, mesmo sem comida estar lá. Como um graduado de psicologia, agora eu salivar toda vez que eu falar sobre Pavlov!

O cerne de condicionamento clássico que é o mais vezes ao estímulo é seguido por uma resposta, o que é mais difícil separá-los. Cada vez que você verificar seus e-mails a primeira coisa na parte da manhã, ou quando uma nova notificação entra, você está condicionado a si mesmo para continuar fazendo a mesma coisa.

Para ir verdadeiramente além caixa de entrada zero, você precisa para alcançar o controle sobre como você receber e responder a Email-você precisa quebrar o ciclo pavloviano. Uma caixa de entrada vazia é meramente um possível passo no caminho para alcançar este objectivo.

Os cinco princípios

Felizmente, resolver a sobrecarga de e-mail indesejado e a relação pavloviano é feito facilmente. Há um par de princípios simples que, se você colocar em prática irá assegurar que você deseja receber quase todo o e-mail, e que você tem controle sobre quando e onde você verificá-lo.

Um princípio: Silos Não-Sobreposição

Para resolver o problema de notificação de mídia social, eu uso a ideia de silos não sobrepostos. Todas as notificações do Facebook deve ficar em Facebook-fim da história. Eles não devem aparecer no meu e-mail caixa de entrada, no menu de notificação do meu telefone ou em qualquer lugar que não seja Facebook. Nenhuma notificação Facebook nunca vai ser tão importante quanto um e-mail do meu editor, de modo que não deve ser dado o mesmo tratamento.

Etapas da ação

Gastar 30 minutos entrando em todas as suas contas de mídia social e cancelar a assinatura de cada e-mail de notificação. Você pode se surpreender com a quantidade de caixas que você precisa para desmarcar. Meu companheiro MakeUseOf escritor Justin escreveu um ótimo artigo sobre como parar irritantes e-mails de mídia social com NotifyMeNot. NotifyMeNot leva você através dos passos para anular a subscrição de notificações de e-mail todos os principais do site de rede social.

Video: A função do estado na sociedade - Stefan Molyneux Vs Vladimir Safatle

Princípio Dois: Deal or Excluir

O problema newsletter é um pouco mais difícil de lidar. O problema é que, em muitos casos, você assinou-se ativamente para uma newsletter porque continha informações que você queria receber. Se você é um colecionador digital, como eu, você pode tentar se convencer de que você ainda quer obter essas ofertas Groupon diárias. O princípio do negócio ou excluir ajuda a superar esses instintos acumulando.

Etapas da ação

Separe 15 minutos todos os dias para passar por todos os boletins de e-mail em sua caixa de entrada. Para cada um, você tem que lê-lo na íntegra, ou cancelar. Se você não vai lê-lo durante o tempo reservado para fazer exatamente isso, você nunca vai.

Ao longo de duas semanas eu não subscritas a partir de quase três quartos dos boletins que eu tinha inscrito. Agora, cada vez que vejo boletins não lidas começar a rastejar em minha caixa de entrada I restabelecer negócio ou excluir.

Princípio Três: Max E-mail Tempo

Para muitas pessoas - incluindo-me quando eu não tomar cuidado de verificação de e-mail é uma ação reflexiva. Se você não está ativamente fazendo nada, ou distraído por uma fração de segundo, você abre sua caixa de entrada e verificar seus e-mails. Embora possa não parecer um grande negócio, ele quebra o seu fluxo e você pode estar chocado com quanto tempo você está gastando e-mail de verificação.

Muito melhor, como meu colega escritor Akshata recomenda, é atribuir tempos do jogo e só verificar e-mail, em seguida. Eu iria mais longe e sugerem, que para tratar tanto a sobrecarga de e-mail ea relação pavloviano - definir um tempo máximo de e-mail.

Se você está no meio de responder a um e-mail quando seu tempo acabou, salve-a correntes de ar e buscá-lo no dia seguinte.

Video: Elizandra Zanuto

Etapas da ação

Escolha uma ou duas vezes para verificar e-mails por dia e trabalhar para fora quanto tempo leva-lo a lidar com o seu importante emails- este é o seu tempo máximo de e-mail. Qualquer coisa acima de 45 minutos é provavelmente muito longo. verificar apenas e-mail nesses momentos e não exceder seu tempo email máx. Se você está no meio de responder a um e-mail quando seu tempo acabou, salve-a correntes de ar e buscá-lo no dia seguinte.

Embora esta seja uma solução extrema, se você definir um tempo máximo de e-mail razoável, você será capaz de lidar com todos os e-mails verdadeiramente importantes, ignorando aqueles que são meramente urgente. Se você é incapaz de lidar com o volume de e-mails, você precisa usar alguns dos princípios neste artigo para reduzir o valor que você está recebendo.

Princípio Quatro: Pergunte a si mesmo “Por quê?”

Algumas pessoas não terão o luxo de declarar que só verificar e-mail em determinados momentos - se você é um deles, você ainda pode abordar a verificação de e-mail incessante. Durante todo o dia haverá momentos em que você deve verificar o seu email- talvez seu chefe perguntou se John enviados através de um relatório. Mas também haverá momentos em que você está apenas verificando-lo sem motivo real.

Etapas da ação

Se você é incapaz de definir vezes para verificar e-mails, cada vez que você olhar para a sua caixa de entrada se perguntar por que você está fazendo isso e escrever a resposta para baixo em um arquivo de texto ou numa folha de papel. Coaduna-se com todas as boas razões - “patrão me pediu para”, “longe da mesa por uma hora” - e todas as más razões- “procrastinar”,”no telefone e consultei a ele”, ‘responder a uma notificação’ - no fim do dia. O objetivo é minimizar o número de más razões. Uma vez que você está ciente de porque você está verificando e-mail, você pode garantir que você fazê-lo apenas quando há uma razão clara para fazê-lo.

Princípio Cinco: Minimizando Entradas

Se você colocar em prática todos os princípios anteriores e você ainda estão sendo entupida com e-mails, você precisa resolver as entradas. A principal fonte remanescente de e-mails indesejados é de gatilho coworkers- há duas fases para abordá-lo - o primeiro é alterar os e-mails que você envia, o segundo é a conversar com seus colegas de trabalho.

Etapas da ação

Considere cada e-mail que você escreve. Se for uma só palavra e-mail como “perfeitos” ou “obrigado” não enviar ele- se você agir sobre a informação no e-mail que você recebeu, vai ser evidente que você lê-lo e assim a confirmação não é necessário. Se houver qualquer ambiguidade remover ele- em vez de perguntar se alguém está livre da tarde, perguntar se eles estão livres em um horário definido.

Se há potencial para frente e para trás, pegar o telefone e chamar em vez- o que poderia levar cinco e-mails para elaborar pode levar menos de um minuto ao telefone.

Considere cada e-mail que você escreve.

Termine seus e-mails dizendo que você espera do destinatário. Informá-los que você não será a verificação de uma resposta, mas vai assumir que eles vão começar a trabalhar no que você enviou mais. Certifique-se de dar-lhes tudo o que será necessário para que eles não precisam voltar para você.

Uma vez que você estruturou seus e-mails para que você não está respondendo desnecessariamente e estão minimizando a necessidade de outros para responder, é hora de falar com os seus colegas. Começando com os piores criminosos, educadamente não pedir para ser mail com cópia em e-mails a menos que eles são importantes e relevantes. Da mesma forma, peço que, sempre que possível, as pessoas responder apenas ao remetente em vez de bater responder a todos.

Uma nota sobre Fan-mail

Se você são bem conhecidos, ou percebido como um especialista, você receberá e-mails de estranhos pedir conselhos. A chave para lidar com este tipo de e-mails é considerar se eles são procurados ou unwanted-, embora possa ser um fardo para passar uma hora por dia respondendo a pedidos não solicitados para o conselho, se essas pessoas são potencial ou atual, os clientes, em seguida, você provavelmente vai querer ser ouvido a partir deles.

Se, por outro lado, você está para ganhar nada por responder, você precisa considerar como eles têm acesso ao seu e-mail em primeiro lugar. Se for exposto publicamente em seu site, removê-lo. Se você não pode, e o volume de e-mails é incontrolável, você pode considerar delegar todas as tarefas de e-mail sem importância a um assistente, virtual ou de outra forma.

A maioria dos dias eu recebo e-mails de pessoas que leram tutoriais que eu escrevi. Enquanto acordando para um discurso explicando o porquê Software X é melhor do que Software Y e que eu sou um idiota para escrever sobre Y é desagradável, no cômputo geral, eu gosto de receber feedback de pessoas que leu o meu Work Eu tenho grandes ideias para follow on tutoriais de suas perguntas.

Conclusão

Inbox Zero é uma ótima idéia, em princípio, mas não consegue resolver o cerne da questão e-mail: certificando-se você só tem um e-mail que você deseja receber e que você lidar com isso em seus próprios termos. Gastar qualquer quantidade de tempo exclusão de notificações de redes sociais, newsletters e-mail não lidas e-mails de trabalho desnecessárias apenas para chegar Inbox Zero é pointless- muito melhor para levar alguns minutos por dia para um curto período de tempo e aplicar alguns dos princípios neste tutorial e resolver o seu relacionamento com e-mail uma vez por todas.