Como a explosão através de seus e-mails no outlook microsoft

E-mails são suposto ser um método conveniente de comunicação, mas muitos de nós gastamos muito mais tempo do que gostaríamos de tentar dar sentido a nossa caixa de entrada. Sem organização adequada, você pode achar que e-mails estão custando-lhe mais tempo do que salvar.

Outlook da Microsoft contém uma série de características que podem ajudar a aliviar este problema, mas muitos usuários simplesmente não estão conscientes da funcionalidade que está escondido no programa. Use esses pedaços de funcionalidade para garantir que a sua caixa de entrada é tão bem cuidada quanto possível, para que você possa se concentrar em assuntos mais importantes.Vire Outlook em uma ferramenta de Gerenciamento de Projetos com Integração OneNoteVire Outlook em uma ferramenta de Gerenciamento de Projetos com Integração OneNoteOneNote pode fazer mais do que você pensa. Nós vamos mostrar-lhe como transformar seu Outlook para fazer a lista em uma ferramenta de gerenciamento de projeto poderosa usando o plugin OneNote para o Outlook.consulte Mais informação

Encontrar uma visão que combina com você

Um dos primeiros passos para se tornar um user especialista Outlook é adaptar o programa para o seu fluxo de trabalho. Quase todo mundo usa e-mail estes dias, mas isso não significa que todos nós fazê-lo exatamente da mesma maneira. O que funciona para outra pessoa pode não funcionar para você, e é por isso que é uma boa idéia para ajustar o layout padrão do Outlook para melhor se adequar ao seu uso.

Dirija-se ao Visão guia para ver quais opções estão disponíveis para você. o botão Change View no Visão atual seção lhe dará algumas escolhas diferentes, mas vale bem a pena cavar o Arranjo e traçado seção para entrar no âmago da questão da personalização.

Por exemplo, você pode querer alterar visualização da mensagem para 3 Lines, o que lhe dará uma prévia mais detalhada de uma menor quantidade de e-mails a qualquer momento. Ou, você pode querer definir o Painel de leitura para Fora, que irá poupar algum espaço na tela muito necessária em favor de abrir e-mails individuais como uma nova janela quando você quiser lê-los.

Video: Outlook 2016 - Configurando uma conta de E-mail "ActiveSync"

A chave aqui é simplesmente para descobrir o que é mais adequado para a maneira como você usa o Outlook. Experimente coisas para fora - é tão fácil como alterar essas configurações de volta para seus padrões, se você achar que eles não funcionam tão bem quanto você esperava.

Use regras para automatizar o processo

As regras são um grande primeiro passo para organizar seus e-mails, porque uma vez que eles estão no lugar, eles vão cuidar de uma grande parte do trabalho braçal antes mesmo de verificar a sua caixa de entrada. Para começar com o Regulamento, dirigir-se ao Casa guia no Outlook e navegue até Regras gt; Gerenciar Regras & alertas.

A partir daqui, clique em Nova regra. Você verá uma seleção de modelos, bem como opções para começar do zero. Por enquanto, é melhor ficar com os modelos em oferta - haverá uma ampla oportunidade para personalizar a regra a seu gosto no ecrã seguinte. Para efeitos da presente demonstração, vamos seleccionar Mover mensagem de alguém para uma pasta.

Agora, é hora de fazer a regra de servir a um propósito. Eu quero criar um sistema onde qualquer e-mail que recebo de outro autor MakeUseOf é enviado diretamente para uma pasta prioridade. Para fazer isso, marque a caixa na janela condições que lê com palavras específicas no endereço do remetente. Em seguida, clique em palavras específicas na seção abaixo - eu configurá-lo para fazer uso de por isso só iria responder a e-mails enviados a partir de uma conta de email a partir do site, mas, obviamente, isso pode ser o que quiser - e, em seguida, selecione uma pasta sensível clicando Especificadas e navegando para ele.

Em seguida, escolha o que você quer fazer com as mensagens que esta regra deixa de lado, e considerar cuidadosamente se deseja ou não que a parar o processamento de mais regras. Dependendo do que outras regras que você tem ativos, mantendo esta opção assinalada pode causar problemas organizacionais mais tarde. Em seguida, selecione suas exceções, e você estará pronto para nomear sua regra e ativá-lo. Daí em diante, ele será automaticamente classificar através de seu e-mail até que você desligá-lo.

Dividir para conquistar com Categorias

Embora as regras são uma ótima maneira de lidar com o volume de seu e-mail, determinadas tarefas organizacionais requerem um olho humano. utilização rigorosa de categorias podem ajudar a agilizar esse processo, permitindo que você para classificar e-mail com rapidez e precisão. Para configurar suas categorias, com a cabeça Tag seção do Casa guia no Outlook e navegue até classificar gt; todas as categorias.

Aqui, você verá um resumo de todas as categorias actualmente em vigor. Eles vão usar como padrão para um sistema simples de cores, de modo que você pode querer simplesmente editar essas entradas para começar. Para torná-los um pouco mais útil, clique em uma categoria para realçá-lo, renomeá-lo para algo pertinente ao tipo de correio que você irá receber e atribuir-lhe uma tecla de atalho que você vai se lembrar no menu suspenso.

Com essas configurações no lugar, você vai rapidamente e facilmente ser capaz de organizar seus e-mails que você recebe-los. Basta destacar uma determinada mensagem em sua caixa de entrada e usar o atalho apropriado que você acabou de atribuir. Você vai agora ser capaz de ver todas as mensagens marcadas sob uma determinada categoria simplesmente digitando o nome desse Categoria na barra de pesquisa do Outlook.Navegando o Windows com atalhos de teclado SozinhoNavegando o Windows com atalhos de teclado SozinhoVocê pode saber um monte de atalhos de teclado, mas você sabia que você poderia começar em torno do Windows sem o seu mouse? Veja como.consulte Mais informação

Utilize a barra de pesquisa

O segredo para manter seus e-mails organizado é o planejamento para a frente - um pouco de trabalho antes do tempo pode evitar dores de cabeça de surgir mais tarde. No entanto, não estão vinculados a haver momentos em que um e-mail se perde e não há nenhum sinal de que em qualquer uma das suas pastas ou categorias cuidadosamente mantidos. Nesse caso, é aconselhável invocar a barra de pesquisa.

funcionalidade de pesquisa do Outlook é tão ágil como é completa. Digite um termo de pesquisa para o campo acima da sua caixa de entrada, e vai apresentar rapidamente todas as instâncias da palavra que pode encontrar, seja em um título assunto ou no corpo de um email. Isso pode ser especialmente útil se você pode se lembrar de um detalhe específico de um e-mail específico que você não consegue encontrar por meios normais.

Video: Como fazer backup do Microsoft Outlook | TUTORIAL

Vale a pena lembrar que as velocidades de busca estão indo para abrandar com uma caixa de entrada cheia. Se essa é a situação que você está trabalhando, pode valer a pena pastas particulares à procura, ao invés de cada e-mail Outlook tem acesso. Para isso, use o menu suspenso no lado direito da barra de pesquisa para limitar seus pontos turísticos. Para mais ajustes em profundidade, com a cabeça Refinar seção do Pesquisa aba.

Lembre-se de usar o Outlook.com

A versão online do Outlook pode não ter todos os sinos e assobios da versão desktop, mas o fato de que é facilmente acessível a partir de qualquer dispositivo com um navegador web significa que não deve ser menosprezada. Se você precisar acessar seus e-mails a qualquer momento quando você está longe de sua estação de trabalho, é uma opção perfeitamente aceitável.Como configurar um e-mail fora do escritório Responder Em OutlookComo configurar um e-mail fora do escritório Responder Em OutlookO que acontece quando você combina uma semana férias com uma vida de trabalho ocupado? Você vai ter um projeto gigante quando você voltar para casa: e-mails! Espera - por que não automatizar algumas das isso para você?consulte Mais informação

Video: Configurando o seu e-mail no Microsoft Outlook 2003 (POP)

No entanto, há mais para o Outlook baseado na web do que apenas verificar e-mail. Ao clicar no cog configurações no canto superior direito da tela, você também será capaz de acessar um conjunto muito abrangente de opções que pode ser muito útil quando você estiver em movimento. Além disso, o mesmo menu dropdown lhe dará acesso ao seu Regras e categorias.

Sabendo que você pode acessar seus e-mails do Outlook em qualquer lugar pode ser combinado com um Regra para ajudar você a afinar a sua caixa de entrada, mesmo quando você estiver longe de seu computador. Se você tem um trajeto regular, pode ser possível para transformar seu autocarro ou comboio em um momento conveniente para avaliar a sua caixa de entrada antes do dia começa em curso.

Você tem uma ótima dica para usar o Outlook para manter seus e-mails organizado? Deixe-nos saber sobre isso na seção de comentários abaixo.