Como gerenciar tarefas usando a técnica kanban japonês

Video: Gerencie suas tarefas e projetos usando um Kanban Board e aumente sua produtividade

Se você está trabalhando como parte de uma grande equipe, ou simplesmente tentando lidar com uma multiplicidade de tarefas por si mesmo, é fácil para uma série de trabalhos menores de se transformar em uma tarefa inatacável. Se isso soa familiar, tente introduzir Kanban em seu fluxo de trabalho para ver se ele alivia a carga.

Ao quebrar empregos para baixo passo-a-passo e estabelece-los visualmente, Kanban ajuda as pessoas a entender o progresso que eles estão fazendo e estabelecer onde há espaço para melhorias. Apesar de ter suas raízes na fabricação de automóveis, os conceitos fundamentais por trás dessa estratégia pode ser aplicada a uma ampla gama de ambientes de trabalho.

É relativamente fácil de configurar, e poderia ter um efeito positivo marcado em sua vida de trabalho do dia-a-dia. Utilize este guia para configurar a agenda e começar a aplicar Kanban.

O que é Kanban?

Kanban é uma práticas de negócios que foi criada na década de 1940 por Taiichi Ohno, que era engenheiro industrial tentando agilizar o fluxo de trabalho diário no gigante automóvel japonês Toyota. Olhando para o processo de pensamento por trás o repovoamento das prateleiras em supermercados, Ohno desenvolveu um método de usar um processo linear com limites claramente definidos para controlar o efeito dos estrangulamentos produtividade.

A configuração básica de um cronograma Kanban divide o processo dado em suas etapas dos componentes. tarefas individuais - normalmente representados por Post-it ou um equivalente digital - move da esquerda para a direita através de colunas que são etiquetados com o nome de cada etapa e um número.

Video: Quadro SCRUM - Quadro de tarefas KANBAN Excel

Esse número, determinado pelo programador, representa a quantidade de tarefas que a equipe ou indivíduo responsável por esse estágio de produção, pode manipular a qualquer momento. Tarefas em cada coluna são separados em dois grupos- em progresso, ou completa. Quando uma tarefa for concluída, o próximo estágio de produção pode reivindicá-lo e movê-lo para a próxima coluna - mas apenas se há capacidade suficiente para fazê-lo.

Uma placa de Kanban pública dá toda a sua equipe uma visão geral do projeto do início ao fim, em vez de ter a sua consciência de fluxo de trabalho pombo-furou a seu próprio estágio de produção. A partir de uma perspectiva gerencial, isso pode ajudar alocar pessoal para onde eles são mais necessários, mas também ajuda os indivíduos a determinar onde for necessária assistência numa base contínua mais informal.

Configurando um Scheduler Kanban Usando Trello

Se você está apenas começando com Kanban - e especialmente se você está introduzindo-o a um grupo familiarizado com o conceito - é melhor ter certeza de que as ferramentas que você está usando são tão simples e acessível possível. Enquanto isso não sofrem de certas limitações que podem adiar puristas Kanban, gerenciamento de projetos e muito mais ferramenta Trello é uma ótima escolha para fazer as coisas do chão.10 usos únicas de Gestão Trello Outro projeto do que10 usos únicas de Gestão Trello Outro projeto do queTrello é o prazer de uma lista de amante. Sua abordagem Kanban de estilo não foi concebida apenas para gerenciamento de projetos. Não acreditar em nós? Olhe para estes dez usos únicas de Trello.consulte Mais informação

Para começar, se inscrever para uma conta Trello. Uma vez feito isso, criar um novo conselho e começar a criar listas. Cada lista irá representar uma coluna de seu fluxo de trabalho Kanban, então nomear cada depois de uma etapa do processo que você está supervisionando. Para o meu exemplo, eu usei os vários passos para criar e publicar um artigo, mas estes podem ser trocados por qualquer projeto que você pode estar trabalhando.

A chave é que esses números muito importantes no cabeçalho de cada coluna. Sinta-se livre para colocar em espaços reservados para começar e ajustá-los como você ter uma idéia de seu processo - é provável que você não vai realmente saber quanto pode fluir através de cada etapa do projeto a qualquer momento até que tenha trabalhado com Kanban por pouco tempo, especialmente se você estiver usando a estratégia como parte de uma equipe.

Uma vez que estes estão no lugar, você pode criar cartões que representam tarefas individuais, que depois serão transferidos de uma lista para outra, conforme apropriado. É crucial que qualquer pessoa usando a placa mantém esses cartões organizados, e palitos para os números estipulado para cada fase do processo.Como manter Trello lista mais organizada com capas de cartãoComo manter Trello lista mais organizada com capas de cartãoorganização Trello pode rapidamente sair da mão, mas você pode tornar sua vida mais fácil usando uma imagem do cartão cobre como pistas visuais.consulte Mais informação

No entanto, para que o sistema funcione como pretendido, é necessário que haja um método de tarefas distintivas que tenham completado um determinado estágio do processo daqueles que ainda estão em andamento. Em Trello, as etiquetas são a maneira mais simples de manter o controle de this- Eu usei uma etiqueta verde para significar que uma tarefa está pronto para a próxima fase, e um amarelo para sinalizar que ele ainda está sendo trabalhado - certifique-se apenas um etiqueta é aplicada a um determinado cartão para evitar confusão.

Acima, você pode ver o meu exemplo bordo Trello em ação - perceber que a tarefa na coluna escrita ainda não tenha sido movido transversalmente, como não há mais capacidade na fase de edição. Quando outra das tarefas amarelas rotulados está concluído e re-rotulados, essa tarefa será então atravessou e ter seu status alterado.

Usando Kanban como uma equipe

Embora possa ser utilizado numa base individual, a implementação original de Kanban era como um método de grupos assegurando poderia funcionar como uma unidade coesa. Pode soar como conselhos bem-vestida, mas a comunicação e trabalho em equipe são dois dos aspectos mais importantes de fazer esta estratégia um sucesso em seu local de trabalho.5 folhas Configurações do Google essenciais para Trabalho em equipe5 folhas Configurações do Google essenciais para Trabalho em equipeGoogle Sheets tem mais recursos para apoiar a entrada de dados coletiva e processamento do que você pode pensar. Vamos apresentá-lo para funções e características Folhas do Google que são essenciais para projetos em grupo.consulte Mais informação

A maioria dos meios digitais de execução de um fluxo de trabalho Kanban, incluindo Trello, apresentam algum método de deixar comentários ou mensagens para outros usuários. Enquanto o uso excessivo pode resultar em um mar de ruído branco, é importante que os trabalhadores em todo o processo de tirar o máximo proveito das ferramentas de comunicação essas plataformas oferecem.

Isso alimenta-se para a importância crucial do trabalho em equipe. O cerne do sistema Kanban é que dá a qualquer um que olha para o calendário uma idéia imediata do local onde um gargalo está se formando. Este é o lugar onde vale a pena ter colegas que trabalham em múltiplos disciplines- se um estágio do processo está a abrandar a produção, transferir alguns de sua equipe para ajudar.

Dependendo de como seu local de trabalho é colocado para fora, a melhor maneira de transmitir essa informação pode muito bem ser através de um cliente de mensagens instantâneas. Slack é uma ferramenta poderosa para qualquer escritório, e é ainda melhor quando equipado com bots que pode automatizar certos processos.14 Melhores Automated Bots você precisa para seu Canal Slack14 Melhores Automated Bots você precisa para seu Canal SlackSe você estiver executando um negócio, você pode configurar Slack e têm bots que realizam as tarefas domésticas 24/7 enquanto você continuar com as coisas mais importantes, como conquistar o mundo.consulte Mais informação

Usando Kanban como um indivíduo

Usando Kanban enquanto você está voando solo tem uma qualidade reflexiva, bem como ajudá-lo a evitar qualquer principais gargalos no fluxo de trabalho. Ao invés de focar onde seus recursos estão sendo lançados como você pode com um grupo, você deveria estar a olhar para o que as fases de seu trabalho tendem a desacelerar o processo global.

Video: Kanban software para controle de tarefas e projetos

Uma das vantagens de trabalhar com Kanban por si mesmo é que você não está limitado por um programador digital - estas opções são grandes quando você está trabalhando de forma colaborativa, mas a conveniência de um cronograma físico pode ganhar se você é o único que precisa Acesso.

Usando uma combinação de um caderno e alguns Post-it - ou mesmo um quadro de anúncios que você pode colocar na parede do seu escritório para fácil referência - remove todas as complicações técnicas dos princípios de Kanban. Não é para todos, mas um solução de caneta e papel, por vezes, é preferível por causa da simplicidade.6 razões pelas quais simples papel ainda pode ser seu assassino Produtividade App6 razões pelas quais simples papel ainda pode ser seu assassino Produtividade AppO papel pode ser uma ferramenta mais potente para a produtividade do que um computador ou um dispositivo sensível ao toque, e não deve ser imediatamente demitido. Não convencido? Aqui estão seis razões pelas quais o papel ainda é relevante.consulte Mais informação

Outras ferramentas de Kanban

Trello é uma boa maneira de começar um básica Kanban processo instalado e funcionando, mas você pode querer a ramificar-se uma vez que você encontrou o seu equilíbrio. LeanKit é uma tal solução, que oferece um período experimental de 30 dias, e é especializado no apoio metodologia Kanban, bem como outras estratégias como a técnica Scrum sempre popular.

Video: Planejamento e gerenciamento de projetos

As opções específicas de Kanban também estão lá fora. Kanbanery oferece uma interface inteligente com muito pouco para distrair do seu trabalho, com planos disponíveis para as equipas com menos de dois membros, organizações de caridade ou projetos de código aberto. Enquanto isso, KanbanFlow oferece ferramentas móveis abrangentes e integração Pomodoro poderosa para melhorar um produto núcleo muito forte.

Você já teve sucesso implementação Kanban em seu local de trabalho? Você está começando a aprender sobre a estratégia para a primeira vez e tem mais perguntas? Compartilhar suas experiências e as suas dúvidas na seção de comentários abaixo.