10 Maneiras de escavar-se fora de atrasos de tarefas

Nós temos tudo estado lá. A lista de meia escrita de coisas a fazer esticar o comprimento do seu braço. As notificações incessantes chamando a nossa atenção. A sensação de afogamento em uma lista de tarefas intermináveis ​​- a partir de um computador à espera de ser configurado, para um jogo unplayed, para uma caixa de entrada terrivelmente ocupado. O backlog, tememos, está aqui para ficar. Mas aqui estamos

10 dicas para arranhando seu caminho para sair desta situação.

Importaria Dump suas tarefas

O ponto de um despejo mente é conseguir tábua rasa. A folha em branco. Uma placa de partida limpa, que lhe dá a clareza para continuar com menos stress e mais produtividade. Em suma, definir algum tempo reservado (uma ou duas horas deve ser suficiente) para remover o atraso mental, derramando cada tarefa que você pode eventualmente pensar em um documento do Word, um pedaço de papel ou uma pilha pesada de post-its. Esteja avisado, o número de tarefas, muitas vezes, ser muito muito deprimente. Eu fiz isso há alguns meses, ea lista era bem mais de 200 itens de longo.

Antes de despejar essas tarefas de sua mente, você naturalmente recebem diariamente / hora / minuto por lembretes hora de seu cérebro que adicionar o stress a sua vigília (e dormir) vida.”Tem que cortar a relva, esta noite!”. “Eu prometi Steve eu chamaria na semana passada”. “Eu ainda não ter corrigido essa lâmpada”. “Eu preciso limpar esse backlog e-mail”. Naturalmente, isso é desgastante, e distrai-lo das coisas que você deve se concentrar em. Então, esvaziar sua mente, e anote cada única coisa que você precisa fazer, não importa quão pequena. A partir daqui, você pode começar a organizar, em vez de ter aquela voz irritante constante na parte de trás de sua mente, e finalmente começar a fazer as coisas!

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Organize sua lista para fazer

Eu não sou um para defender mente-dumping e escrever listas sob a suposição falsa que este é “produtiva” em si, mas por ter um abrangente para fazer a lista que está organizado de uma forma que é útil para você, geralmente você estará em uma posição para começar a martelar através desses itens em um longe forma mais eficiente do que simplesmente ir para eles cego.

Quando se trata de organizar uma lista de coisas a fazer, porém, não há nenhuma maneira correta, mas há uma série de opções. Cabe a você decidir qual é melhor para você. Você pode querer dividir sua lista em pessoal, trabalho, social etc. Cada uma dessas listas podem ser organizados de maneiras diferentes. Algumas delas são baseadas em:

Contexto
Categorizar seus itens a fazer com base em onde e quando estes precisam ser feitas. Por exemplo, “offline” itens pode ser feito quando você não é capaz de se conectar à Internet. itens “Lazer” pode ser feito quando você está em casa, em vez de assistir TV. “Town” itens podem ser tarefas como ir ao banco, pegar / retorno de itens de várias lojas. itens “trabalho” são, bem, naturalmente feito no trabalho.

Salve cada uma dessas listas em um aplicativo de lembrete / list que permite categorizar, como Trello ou Apple lembretes, e aceder a estes onde quer que esteja. Então, quando você chegar em casa do trabalho, você pode simplesmente verificar sua lista de “lazer” para ver se há algo que você pode trabalhar em sem ser lembrado da quantidade horrível de tarefas que ainda restam a ser feito no trabalho.

Data DueOrganise sua lista para fazer a partir de itens mais antigos primeiro a mais novo artigos última, para que possa apanhar com prazos perdidos mais rapidamente possível. Alguns itens podem não ter uma data de vencimento específica, mas você poderia usar um aplicativo como Any.do para rotular estes como devido ‘hoje`,‘amanhã`, ‘próximo` ou‘algum dia`.

Prioridade
Alguns itens terão uma prioridade maior do que outros. Portanto, a luta contra a mais alta prioridade primeira pode ser a melhor solução para você. Ao dividir tarefas em “Urgente”, “Um pouco Urgente”, e listas de “não urgentes” vai ajudá-lo a escolher qual tarefa para atacar primeiro (ou seja, muitas vezes o mais difícil, a tarefa mais importante).

Como alguns maior itens prioritários são concluídas e cruzou fora de sua lista, você deve se sentir muito menos estressado sobre o atraso.

Motivação
Organize as suas listas para que você tenha determinadas tarefas que você conhecer você pode enfrentar quando você está cheio ou energia. Tem outra lista de tarefas para enfrentar quando você está sentindo letárgico depois de um dia difícil no escritório, ou uma noite pesada na cidade. Muitas vezes, quando as pessoas estão se sentindo cansado, eles podem evitar o trabalho a todo custo, mas se você sabe que existem algumas tarefas que podem ser concluídas sem exercer muita energia mental em tudo, você está mais propenso a voltar para aqueles em vez de reverter para Netflix.

Lembre-se sempre manter estas listas actualizadas. Quando uma nova tarefa vem junto, adicioná-lo à etiqueta / lista da direita o mais rápido possível para que você não obter esse atraso mental, construindo-se mais uma vez.

Processos Batch tarefas semelhantes

Movendo-se de uma tarefa para um sistema totalmente diferente tem seu preço. Alguns até dizem multi-tasking pode reduzir sua produtividade em 40%. Então, em vez de constantemente mudar de uma tarefa para outra, na vã esperança de que ser “ocupado” é a mesma coisa que ser “produtivo”, tente dosadora de tarefas semelhantes juntos para levá-los todos para fora do caminho de uma só vez.

Por exemplo, ler artigos / blogs durante um período de tempo atribuído, em vez de ao longo do dia. Use ferramentas como o Instapaper para salvar artigos para ler mais tarde, e Digg Reader para manter-se com os seus blogs favoritos em um momento conveniente (por exemplo, durante seu trajeto). Ao organizar suas tarefas como esta (pelo contexto, conforme detalhado acima), você pode entrar em `zona` e arado através de tarefas semelhantes de uma só vez e ter essa sensação ultra-satisfazendo de forma rápida coçar fora de um número de itens a fazer tudo ao mesmo tempo.

Ao longo de uma linha semelhante, ocupam “Just in Time” de aprendizagem, em vez de “just in case” de leitura, para poupar tempo agora. Isto significa economia de artigos úteis usando ferramentas como o Evernote Web Clipper apenas para ler quando você precisa deles em vez de lê-los apenas no caso de você vai precisar do conhecimento no futuro.

Remover Distractions

Quando se concentrar em seu backlog tarefa, remover tantas distrações quanto possível. Diga a sua família para não perturbá-lo para as próximas horas. Desligue seu celular. Se isso não for possível, pelo menos transformá-lo para o modo silencioso, ou desligá-lo da Internet. Muitas tarefas exigirá toda a sua atenção. De acordo com um estudo Basex, interrupções custar US negócios $ 588 bilhões por ano, insinuando apenas quanto tempo é desperdiçado se você se abrir para essas distrações.

Agir de acordo com a regra dos dois-Minuto

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Quando você tem sua lista completa de tarefas na frente de você, ou está passando sua caixa de entrada, tentar manter a regra de 2 minutos. Simplificando, se isso só vai levar 2 minutos ou menos, faça isso agora. Não colocá-lo fora. Não classificá-lo em uma lista separada. Faça isso agora. Ao passar por uma caixa de entrada de mais de 150 e-mails não lidos, você vai se surpreender com quantas dessas mensagens podem ser tratados em dois minutos ou menos. Quando você percebe isso, alcançando Inbox Zero torna-se muito menos assustadora.4 passos simples para Alcançar & A manutenção de caixa de entrada zero no Gmail4 passos simples para Alcançar & A manutenção de caixa de entrada zero no Gmailconsulte Mais informação

A regra 2 minutos também é surpreendente para você ficar no frame direito da mente para enfrentar uma tarefa muito maior. Se você tiver um relatório difícil de escrever, se convencer a gastar apenas 2 minutos no relatório. A inércia muitas vezes você vai construir a partir destes dois minutos será suficiente para mantê-lo por 30, 90, 120 minutos ou até mais. Se você está tentando dominar um nível em um determinado jogo, tente apenas por dois minutos. Se você tem uma decisão difícil de fazer, pegue uma caneta e papel, e idéias por apenas 2 minutos. Esta promessa dois minutos para si mesmo é muitas vezes suficiente para se você está trabalhando e fazendo progresso em itens que podem se sentaram em sua lista para fazer, intocadas, para meses.

Declare-mail Falência

Se um de seus grandes dores de cabeça é uma caixa de entrada incessantemente transbordando que é constantemente cheio até a borda e não mostra nenhum sinal em aliviar-se, você tem duas opções. Primeiro, limpar suas assinaturas de e-mail usando um serviço como o Unroll.me. Você pode facilmente passar por uma vida inteira de assinaturas de boletins informativos e quer unsubscribe, ou adicionar a um ‘roll`(um agregado, e-mail por dia) em questão de minutos, a fim de reduzir o número de e-mails desnecessários que aterram na sua caixa de entrada todos os dias.

Se isso simplesmente não é o suficiente, pode ser hora de declarar falência e-mail. Michael Hyatt diz:

Você sabe que é hora de falência e-mail quando:

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• Você tem mais de quinhentos e-mails não lidos em sua caixa de entrada.
• Seus colegas estão reclamando sobre a sua falta de capacidade de resposta.
• Você já teve alguém dizer mais de uma vez na semana passada “, Você recebeu o e-mail que enviei para você? Eu não ouvi de volta de você.”
• Você se sente ansioso ou oprimido sempre que você pensa sobre e-mail.

A partir daqui, você pode ir com a opção extrema de seleção de cada e-mail não lidas (?-A no Mac ou Ctrl-A no PC), ou você pode optar por usar a abordagem de Michael Hyatt e classificar seus e-mails pelo nome, responder alguns e-mails importantes, mas depois de 15-30 minutos, pare de responder, selecione tudo, e arquivá-lo todos. Cada. Solteiro. O email.

O ponto aqui é, se alguma coisa é realmente importante, você simplesmente receber outro e-mail lembrete sobre ele. Se não for, você salvou-se uma tonelada de tempo. Apreciar a vista de uma caixa de entrada completamente vazio. É uma visão rara. A partir de agora, o objectivo de manter no topo desses e-mails e nunca permitir que o atraso de e-mail para chegar a tais extremos de novo!

Agir de acordo com o seu ritmo natural

Todos nós temos horas produtivas em que nos sentimos motivados, energizado e pronto para assumir nossos projetos mais difíceis. Nós também temos horas em que nos sentimos como qualquer coisa, mas TV sem sentido vai fazer. Ao aprender sobre quando estas horas ocorrem em nossas vidas, podemos organizar nossa lista de coisas a fazer em torno deles para que possamos garantir que o que precisa ser feito, é feito.

Para um pouco de fundo, nossos corpos executado em vários ritmos circadianos e ultradiano. Os ritmos circadianos geralmente duram cerca de 24 horas (ou seja, responde à luz do dia e noite). ritmo ultradiano são muito mais curtos, geralmente ciclos de ondas cerebrais 90-120 minutos.

Ao aprender sobre os ritmos do seu próprio corpo, você pode tirar proveito dos seus “altos e baixos” naturais. Por exemplo, quando você se sentir um alerta natural veio sobre você, isso é provável que o início do seu ritmo ultradiano. Aproveite esta, mas manter um olho no relógio. Quando cerca de 90 minutos ou mais é para cima, e você começa a se sentir mais sonolento, fazer uma pausa. É durante este período que você é mais provável para procrastinar e cometer erros. Para ajudá-lo junto com isso, experimentar alguns desses aplicativos Pomodoro para lembrá-lo quando fazer pausas curtas, e quando tomar longas pausas.Cortar completamente procrastinação com estes aplicativos Técnica Pomodoro & ProgramasCortar completamente procrastinação com estes aplicativos Técnica Pomodoro & ProgramasA procrastinação é uma doença que permeia estudantes e trabalhadores em todos os cantos do mundo e ele infecta amadores e profissionais. Como escritor, eu sofro de procrastinação em uma base diária. Algumas pessoas...consulte Mais informação

Ernest Rossi diz sobre este assunto:

A idéia básica é que a cada hora e meia ou então você precisa fazer uma pausa de descanso - se você não você pode estar bem no seu caminho para a Síndrome do Estresse Ultradiana: você se cansar e perder o seu foco mental, você tende a cometer erros, ficar irritado e ter acidentes - Se você continuar a ignorar a sua necessidade de fazer uma pausa você pode experimentar mais e mais stress até que você realmente ficar doente.

Em suma, preste atenção aos ciclos do seu corpo, e não empurrar-se muito difícil. Muitas vezes é melhor para superar um atraso tarefa durante um período de semanas em vez de apenas alguns dias, pois isso pode deixá-lo queimado e exausto, levando assim a mais um backlog edificação como tentar recuperar.

Use Trello para um Kanban de fluxo de trabalho

Pessoalmente, eu amor Trello para gerenciamento de tarefas, especialmente usando a plataforma para um fluxo de trabalho Kanban. Trello é um sistema livre, onde você pode configurar as placas, que contêm cada cartões. Cada um destes cartões é um item em sua lista para fazer. Para configurar isso como um sistema Kanban (que é bastante popular com a Toyota), basta começar com três listas verticais rotulados (da esquerda para a direita), “Backlog”, “em processo” e “Concluído” (você pode naturalmente adicionar mais, na ordem correta, como “Test”, “comentário”, dependendo da situação). Você pode ler uma explicação mais detalhada do Kanban Trello fluxo de trabalho aqui, mas o objectivo fundamental é trabalhar em mover cada item da esquerda (backlog) para a direita (concluído). Uma vez que um item atinge mais à direita stream, você sabe que está concluída, e você pode arquivar este item.

Esta abordagem não só ajuda você a ver o que precisa trabalhar, o que está sendo trabalhado, e que já foi feito, mas acrescenta um pouco de um elemento de “gamification” para o seu backlog tarefa, e mantém-se motivado como que “backlog” lista fica cada vez menor. Ah, e você também pode usar essa abordagem para ajudá-lo a manter contato com todos que você conhece.

Use árvores de decisão para facilitar a tomada de decisão

Muitas vezes pode gastar caminho muito tempo com decisões. Árvores de Decisão podem ser usados ​​para ajudar a tornar esse processo mais fácil e mais eficiente para que possa mover-se rapidamente a partir do processo de tomada de decisão, e seguir com coisas mais importantes. Veja este vídeo para uma introdução interessante:

responsabilidade pública

De anunciar publicamente a sua meta para, digamos, “chegar à caixa de entrada Zero por seis horas”, ou “completar a minha mais importantes 2 tarefas por duas horas”, você é muito mais propensos a ter sucesso. Se você texto um amigo, publicar um post Facebook, tweet, ou usar um aplicativo como o Elevador onde outros usuários podem dar-lhe adereços para alcançar um hábito diário, esse nível adicional de prestação de contas vai motivá-lo a ter sucesso.Como matar motivação que suga vampiros & Termine o que começouComo matar motivação que suga vampiros & Termine o que começouprojectos de vida que estão paralisadas? Sim, todos nós tê-los. A história é sempre a mesma. Começamos com uma ideia, mas nunca vê-lo passar. Quebre os obstáculos frágeis e perseverar com essas dicas.consulte Mais informação

Como manter seu Backlog Gerenciável

Uma vez que você conseguiu obter o seu backlog sob controle, ter o cuidado de mantê-lo assim. Alguns ponteiros (exceto manter as sugestões acima) são:

• Mantê-lo listas de tarefas até à data. Certifique-se de que você pode contar com eles, de modo que sua mente pode ser claro para simplesmente continuar com as tarefas na mão.
• Viver de acordo com seu calendário. Aprenda a confiar em seu calendário, e tratá-lo como sagrado. Se algo está programado devo obter feito, então o backlog simplesmente cresce. E cresce. E cresce.
• Construir em revisões regulares. Reveja suas tarefas a cada dia, semana ou mês. Remova qualquer coisa que não é necessário, e adicionar qualquer coisa que está faltando. Sabe o que precisa ser feito, e até quando.
• Aprenda a dizer Não. Para manter o seu backlog sob controle, você precisa aprender a dizer “não” com mais freqüência. Um grande livro para ler para uma compreensão mais completa do presente é essencialismo: a busca disciplinada de Menos, por Greg McKeown

Nós todos sabemos o que é que é gostar de sentir como se estivesse se afogando num mar de tarefa, mas eu espero que estas sugestões podem ajudá-lo a usar algumas abordagens diferentes para lidar com essa cabeça lista crescente, e para mantê-lo sob controle!

Que outras estratégias e táticas de tê-lo usado para mover de forma eficiente através de seu backlog tarefa? Por favor, deixe-me saber nos comentários!