Como usar o preenchimento flash e auto preenchimento do excel para automatizar a entrada de dados

Excel é ótimo quando você está trabalhando com grandes quantidades de dados e você precisa manter as coisas organizadas. No entanto, inserindo os dados em seu documento e formatá-lo corretamente pode muitas vezes ser muito demorado.

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Felizmente, a Microsoft projeta Excel com este tipo de tarefa em mente, e existem vários recursos que você pode usar para acelerar o processo. Tirando proveito de preenchimento automático e flash de preenchimento, você pode garantir que você não está desperdiçando tempo no trabalho que poderia ser automatizado.

Veja como tirar o máximo proveito de preenchimento automático e flash de preenchimento.

Primeiros Passos com preenchimento automático

Antes de saltar para o Flash Fill, vale a pena ter certeza que nós sabemos como tirar o máximo proveito de preenchimento automático. Eu estou fazendo um início precoce em meus cartões de Natal, então eu configurar um documento Excel para me ajudar a organizar a minha lista de destinatários.

Video: [Excel] Preenchimento de Células em Branco Automaticamente

Preencha Série para Listas

Eu quero numerar minha lista, mas eu não quero escrever cada número individualmente. Em vez disso, eu vou começar a minha lista com o número um na célula A2, em seguida, arraste o canto inferior direito da célula para Auto Preencha o resto da coluna.

Video: Tutorial Excel - VBA: Validação de dados automática (Dicas e truques)

Infelizmente, fazendo isso apenas preenche a lista com os, que não é muito útil. Precisamos usar o destacado Opções de preenchimento automático botão para especificar o que estamos procurando. Clique no botão e selecione Preencha Series. A maneira mais rápida de acessar essas opções é clicando e arrastando com o botão direito do mouse, que abre o menu contextual automaticamente quando você liberá-lo.

Como você pode ver, os nossos nossos números progridem sequencialmente. Isto é sobre o mais simples possível uso para preenchimento automático. Torna-se realmente poderoso quando pode fazer suposições sobre seus dados.Como converter texto delimitado arquivos para planilhas ExcelComo converter texto delimitado arquivos para planilhas ExcelUse Microsoft Excel para importar dados de um arquivo de texto em uma planilha. O Assistente de importação de texto ajuda a importar dados de texto delimitado e organizá-lo ordenadamente.consulte Mais informação

Preencha Series para datas

Por exemplo, abaixo você pode ver como Fill Auto trabalha com datas. Arrastando datas para cima automaticamente povoadas do passado enquanto arrasta para baixo automaticamente preenche datas do futuro. Isso funciona exatamente da mesma maneira quando você arraste para a esquerda e direita, respectivamente.

Preencha Series para times

Quanto mais informações você dar de preenchimento automático, melhor ele vai funcionar. Abaixo, você pode ver que eu tenho entrado 10:00 em uma célula, antes de especificar que ele deve ser tratado como um tempo no Número seção do Casa guia da fita.

Se arrastar para baixo, Auto Fill preenche as células selecionadas com tempos sequenciais como intervalos de uma hora.

Isso é bastante útil, mas Auto Fill pode fazer mais do que incrementos de apenas uma hora. Se introduzir manualmente 10:30 para dentro da célula abaixo de 10:00, podemos seleccionar ambas as células arraste, o que resulta em incrementos de meia hora.

Preencha Series for Words

Então, como isso ajudar a nossa lista de cartões de Natal? Vou usar de preenchimento automático para determinar qual o cartão do projeto cada pessoa recebe.

Os três tipos de cartões que tenho disponíveis já estão presentes na coluna de Design. Ao selecionar as três células, em seguida, usando a alça de preenchimento para estender nossa selecção, que pode rapidamente preencher essa coluna inteira.

Você também pode usar Fill Auto para adicionar dias da semana ou meses do ano. Todas as necessidades do Excel é o primeiro dia ou mês e vai preencher automaticamente o resto.

Primeiros Passos com o Flash Fill

Flash de preenchimento é um parente próximo do preenchimento automático, mas ele executa uma função ligeiramente diferente. Ao invés de continuar uma série de dados, ele pode adquirir informações a partir de outras células e apresentá-lo com o seu formatação desejado.9 dicas para formatar um gráfico do Excel no Microsoft Office9 dicas para formatar um gráfico do Excel no Microsoft OfficeAs primeiras impressões importa. Não deixe que um feio gráfico susto Excel fora de sua audiência. Aqui é tudo que você precisa saber sobre como fazer seus gráficos atraentes e engajar-se em Excel 2016.consulte Mais informação

Para que o flash de preenchimento para funcionar corretamente, precisamos usar células que são adjacentes aos dados que estamos tentando formato. Ele também ajuda a alterar a formatação de seus cabeçalhos, então o Excel não assumir que eles são uma parte de seu conjunto de dados.

Acima, eu adicionei mais duas colunas para minha planilha, o primeiro contendo o endereço de cada indivíduo, ea segunda pronto para receber seu código postal. Eu também acrescentou o primeiro código postal manualmente, para ajudar Excel entender o que eu estou procurando.

Em seguida, selecione todas as células que você deseja preencher. A partir daqui, abra o Dados guia na Faixa de Opções e selecione Flash Fill de data Tools aba. (Nós também poderíamos concluir esse processo usando a alça de preenchimento, bem como usamos Fill Auto anteriormente.)

Fazendo isso irá pedir Excel para encontrar todas as informações que corresponde com o que nós transferida manualmente a partir D2 célula para célula E2. O software vai encontrar cada CEP e copiar apenas que a informação sobre a célula selecionada.

Esta pode ser uma ferramenta de economia de tempo poderoso. Por exemplo, imagine que você está preparando esses endereços para uma mala direta, e você quer reconfigurar a forma como a informação é organizado e formatado. Flash de preenchimento permite que você experimente com um celular, em seguida, preencher automaticamente os mesmos resultados para o resto do conjunto de dados.

Acima, você pode ver que eu tenho reordenadas as informações, e mudou o caso do nome da cidade usando o Flash Fill. Esta funcionalidade não pode ler sua mente, mas pode seguir a sua liderança se você oferecer-se os dados corretos. Lembre-se: um segundo exemplo de células muitas vezes pode produzir resultados mais precisos, especialmente se sua formatação varia entre as diferentes linhas.

Automatizar Excel

Agora você sabe como criar automaticamente listas de qualquer tipo com preenchimento automático ou deixar Excel extrair informações de uma célula e adicioná-lo para outro com o Flash Fill. Se você precisar de uma cópia em papel de seus dados, verifique se o folha de cálculo é bem formatado para impressão.Dicas de impressão Excel: 7 Passos para uma impressão perfeitaDicas de impressão Excel: 7 Passos para uma impressão perfeitaVocê está tendo problemas para imprimir a partir do Excel? Siga este guia, e suas planilhas será na página em nenhum momento.consulte Mais informação

Video: Como Preencher Série de Dados no Excel - Preenchimento Automático no Excel | Dicas Minuto

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