Criação de ordem do caos: 9 grandes idéias para gerenciar seus arquivos de computador

É frustrante não é quando você não consegue encontrar esse arquivo? Quando você pesquisou todas as pastas que se possa imaginar no seu computador, e de alguma forma se perdeu ... ou pior, suprimido. Agora, existem excelentes ferramentas de pesquisa para o Windows que permitem que você encontrar seus arquivos, mas eles só funcionam se você sabe o nome do arquivo. E você não quiser abrir um programa para encontrar todos os arquivos e pastas que você precisa. É apenas bom ter coisas legais e de fácil acesso, sempre que você precisar deles.

7 Alternativas incrível para Windows Search7 Alternativas incrível para Windows SearchEmbora existam algumas coisas que você pode fazer para melhorar a pesquisa usando o Windows Search - e o aplicativo de pesquisa parece ser muito mais melhorou no Windows 7 - existem algumas excelentes alternativas ...consulte Mais informação

Eu coloquei uma lista de 9 coisas que você pode fazer para gerenciar arquivos de computador e tirar o máximo proveito do seu computador. Porque esse é o seu propósito - para ser Mais útil, não menos útil. Mas os computadores são frequentemente mais complicada em algumas maneiras quando eles não estão configurados e usados ​​corretamente, que é essencialmente contraproducente.

Comece agora - não colocá-lo fora

“Isso parece complicado. Eu vou fazer isso mais tarde". Não deixe que o pensamento rastejar dentro, ou você pode muito bem não ler o resto deste artigo. Este é mais um “sem desculpas” dica do que uma idéia técnica, mas como um monte de coisas, muito pouca habilidade é necessário para realmente ser organizado e eficiente. O maior recurso é o tempo, mas mesmo isso não é necessário. Em vez de dizer a si mesmo “Eu vou chegar a isso mais tarde“, Apenas fazê-lo rapidamente para a direita lá e então.

Claro, as prioridades são sempre importante manter em mente e isso não é um artigo de gestão do tempo. No entanto, é surpreendente o quão pouco esforço é realmente necessário apenas para iniciar o processo. O maior recurso que toma é apenas uma consciência global para colocar este arquivo ou pasta no lugar certo.

Pergunte a si mesmo - que você acabou de jogar um monte de arquivos ou pastas em toda a sua mesa de trabalho ou em casa? E sobre toda a sua sala de estar, piso, cama, armário ... preciso continuar? A resposta é, esperamos que você não faria isso. Seu computador pode ser comparada a sua casa. Não apenas o seu escritório ou espaço de trabalho - nós fazemos tudo em nossos computadores agora por isso é importante que tudo é mantido limpo, assim como a sua casa.

Use pastas ... Por favor!

Deixe-me dizer-lhe sobre um homem e seu flash drive. Ligou-lo em meu computador uma vez e ele não tem nenhum pastas, apenas arquivos ... grande quantidade de arquivos. Eu já expliquei por que você deve organizar seus arquivos, então eu tenho certeza que ele está claro por que você precisa pastas. Mas no caso não é, pastas são a espinha dorsal da organização, mas mesmo se você tiver pastas, você ainda pode ser muito desorganizado.

Uma pasta que não está devidamente rotulados ou está no lugar errado é tão ruim, se não pior, do que os arquivos em todo o computador sem um lar (pasta).

Um lugar para tudo

Não confunda isso com para colocar todos os arquivos em uma pasta ... ou mesmo todas as suas pastas em uma pasta ... ou pior, o desktop. Mas você precisa de um lugar onde você conhecer que você pode acessar seus arquivos e pastas lá. o Meus documentos pasta é o lugar lógico e perfeito para isso - mas novamente, este não é um lugar para encher todos os seus arquivos, esta é uma casa para suas pastas, que contêm seus arquivos. Pense nisso no sentido de que você não iria colocar suas pastas no quintal, nem que você colocar o seu armário no quintal ... você colocar os dois na casa. Seu Meus documentos pasta é a sua “casa” das sortes.

Organizar por categoria

Uma maneira de organizar suas pastas e arquivos é por categoria ou tipo. Por exemplo, digamos que você tem documentos para escola, trabalho, pessoal e profissional (separado do trabalho), bem como música, fotos e filmes. Obviamente, música, fotos, vídeos e documentos devem ser mantidos em separado, mas a organização vai um passo além. Por exemplo, você também deve organizar os tipos de documentos que você tem. Há algumas maneiras de fazer isso.

Você poderia organizar por tipo de arquivo, que eu não recomendo muito. Claro que é melhor, mas não é ideal. É usado principalmente para a massa-organização e “fixação rápida”, embora não há muito “consertar” os envolvidos. Este método poderia ser maioritariamente útil se você estiver passando por coisas que você não precisa no momento e / ou não se importam de ficar muito detalhado. Ele tem o seu lugar, e eu tenho alguns arquivos que eu organizados desta forma, mas sempre deixa você saber que você precisa para organizar “os arquivos”. Por esta razão, não é um método que eu recomendo - há melhores maneiras.

Você também pode organizar pelo qual categoria o arquivo é mais relevante para. Por exemplo, um documento escola deve ir para uma pasta escolar.

Organizar por Data

Organizando por data também é útil, mas não deve ser usado apenas por si só. A razão de ser, se você alguma vez realizar uma pesquisa para um arquivo, você pode encontrá-lo em uma pasta chamada “2006/04/11”. Se isso é tudo que você tem que passar, você provavelmente vai ter que abrir a pasta de olhar para o seu conteúdo para ver o que está nele. Ele pode ficar pior se você arquivar todos os arquivos desta forma e tem todos os tipos de tipos misturados uns com os outros. Novamente, isto não é muito organizado e talvez pior do que nada.

Se você sentir a adição de uma data é necessário (que muitas vezes eu vou fazer para arquivos sensíveis ao tempo ou arquivos que são atualizados com freqüência, como um currículo), adicione uma descrição com a data de início ou no fim, dependendo da sua preferência.

Não exagere no subpastas

Subpastas são uma necessidade para organizar arquivos. É uma das grandes vantagens que um computador tem mais de armários tradicionais. Um exemplo de um bom uso de subpastas seria ter o seu Trabalhos pasta na Meus documentos, uma projetos pasta na Trabalhos pasta, "[Nome do Projeto e Data] pasta”na projetos pasta, e assim por diante (se são necessárias outras pastas).

No entanto, estar consciente do número de pastas dentro de pastas que você tem, porque pode ser uma pasta abertura tarefa difícil após pasta procurando seus arquivos. Se houver arquivos que você sabe que você precisa para acessar rapidamente, tentar mantê-los apenas uma pasta ou dois de distância. Parte disso tem a ver com o sistema que você está criando, criaram ou são apenas o mais confortável, mas também deve fazer com praticidade e facilidade de acesso.

Arquivos e pastas de nomenclatura: curto, mas precisa

Outra coisa que é importante a considerar quando você está organizando seus arquivos é ser o mais breve possível, mas também o mais detalhado possível. Para muitos casos, você pode ser o único a usar as pastas ou arquivos, mas se você decidir compartilhar algo com alguém, quer a título pessoal ou profissional, você quer que ele seja claro para eles, bem como para você. Você não quer ter que pensar sobre o que você estava tentando descrever em um título pasta. Não nomear uma pasta “Material escolar” diga "Escola" - notar a ênfase em coisas capitalizando, que também faz as coisas parecerem mais agradável.

Em seguida, sob sua pasta escola pode organizar as coisas por escola (se houver mais de um). Se você não tem mais do que uma escola que você assistiu que você pode nomear sua pasta “Escola: [Nome da Escola].”Se você quiser abreviar iniciais da sua escola, que deve ser fino como você provavelmente vai saber o que eles significam. No entanto, ter cuidado para não ir ao mar com abreviaturas. Embora possam ser útil em manter nomes suma, a coisa mais importante é que você entenda o que está nesse arquivo ou pasta.

Acesso pastas e arquivos rapidamente

Como eu estava mencionando anteriormente sobre ter certeza que seus arquivos não estão escondidos nas profundezas da floresta Subfolder, há outras coisas que você pode fazer para tornar seus arquivos facilmente acessível. Além do óbvio de ser capaz de encontrar um arquivo rapidamente, ele também desempenha um grande papel na manutenção de seu status de gerenciamento de arquivos. Em outras palavras, é essencial que você pode salvar rapidamente e facilmente um novo arquivo para seu local correto no seu computador.

Mudar a sua visão

No Windows Explorer, existem inúmeras maneiras para visualizar arquivos. Junto com a visualização de arquivos em vários tamanhos de ícones, há também um painel de visualização para ver o que o arquivo parece antes de abri-lo. Você também é capaz de classificar os arquivos por data, nome, etc. Isto não se correlaciona diretamente com o gerenciamento de arquivos por exemplo, mas permite uma melhor experiência global. O que estamos buscando é menos trabalho e mais eficiência e como você ver seus arquivos pode fazer exatamente isso.

Outra característica do Windows Explorer é a capacidade de adicionar uma pasta ao “favoritos.”Se é uma pasta que você acessar um monte, mas não é uma parte das pastas de conjunto que o Windows tem apelidado o“favorito,”Você pode arrastar e soltar pastas em que seção. Tenha cuidado para não arrastar a pasta para outra pasta já nos favoritos.

Para garantir que você realmente tem a pasta na seção Favoritos, procure a linha sólida preto e uma mensagem dizendo “Criar link nos favoritos.”

Jump Lists

Windows 7 tem uma característica incrível chamado “Jump Lists”Que lhe permite fixar pastas para o ícone pop-up Windows Explorer perto do botão Iniciar na barra de tarefas. Pode aceder a este com o botão direito e depois escolher qual pasta para abrir. Para adicionar uma nova pasta, basta agarrá-lo e arraste e solte-o no ícone do Windows Explorer na barra de tarefas. Então você pode mover as pastas em torno de qualquer maneira que você gostaria.

Organizar desktop pastas com as cercas

Em um artigo anterior meu, Limpar o seu Windows Desktop uma vez por todas, Mencionei ambas as Listas de Atalhos e cercas. Cercas é um excelente programa para organizar as pastas que você tem no seu desktop. Eu recomendo verificar esse artigo para um olhar detalhado para limpar sua área de trabalho também (que em muitos aspectos é gerenciar seus arquivos, mas de uma forma diferente). Embora, eu não gosto de muitos ícones e atalhos no meu desktop, Cercas fornece uma boa maneira de mudar de ícones para nenhum dos ícones com um simples clique duplo.Como limpar o seu Windows Desktop uma vez por todasComo limpar o seu Windows Desktop uma vez por todasA desordem é mais prejudicial do que você imagina. Um ambiente de trabalho arrumado do Windows torna as coisas mais fáceis de encontrar, é mais agradável ao olhar, e reduz o estresse. Nós mostramos-lhe como obter o seu ambiente de trabalho em ordem.consulte Mais informação

Mais uma vez, eu só recomendo tendo as pastas essenciais em seu desktop. Se você acessar a pasta com os seus currículos em que muitas vezes, em seguida, vá em frente e adicioná-lo para o seu desktop e usar Cercas para ocultar os ícones quando você não precisa deles. Mas, em muitos aspectos, essas pastas também pode ser adicionado à sua lista de salto e acessados ​​com o mesmo período de tempo, cliques e esforço.

Com qualquer uma destas opções, você deve estar ciente do que você está adicionando para se certificar de que você não adicionar muito e que você remover o que você não está mais usando. Caso contrário, você vai correr para o mesmo problema que você está tentando consertar agora - caos desordenado.

Arquivo O que você não Ou não vai precisar

Em primeiro lugar, temos de olhar para o termo “arquivo“. Não é a exclusão de arquivos - você raramente quer fazer isso (dependendo do arquivo). Ele está armazenando pastas contendo arquivos em uma pasta designada intitulado “Arquivo” ou “arquivos velhos”. Repare que eu disse “pastas contendo arquivos”, como você não apenas quer jogar um monte de arquivos desatualizados em uma pasta e chamá-lo bom. Isso é apenas adicionando à confusão que você já tem.

Agora, onde deveria esta pasta ir? Bem, você provavelmente não quer que ele se misturava com os seus outros arquivos, mas isso é inteiramente até você. Pessoalmente eu ainda recomendo tê-lo na Meus documentos pasta para manter as coisas fáceis de lembrar e consistente. Com um nome como “Arquivo”Ele provavelmente vai estar perto do topo de qualquer pasta que você decidir colocá-lo em. Para mudar isso, você pode adicionar um‘z’e um período para o início do nome, então a pasta poderia ser algo como “z.Archive“. Isso vai colocá-lo na parte inferior da lista, assim você não terá que se preocupar com isso estar no caminho o tempo todo.

Remover & Abster-se de criar duplicatas

Como duplicatas são criadas muitas vezes permanece um mistério. Às vezes é copiando acidentalmente arquivos para outro local. Felizmente, há um programa gratuito que pode ajudar com a remoção de duplicatas de qualquer tipo de computador. Eu tenho muito utilizado Duplicate Cleaner e recomendo. Ela recebe atualizações recentes, tem uma interface fácil de usar e simplesmente funciona.

Não faça cópias, Fazer Shortcuts

Para evitar cópias futuras de arquivos, é importante para fazer atalhos de arquivos e pastas, não cópias. A diferença entre os dois é que uma cópia é uma réplica exata do primeiro arquivo ou pasta, enquanto um atalho simplesmente leva para o arquivo no local original. Além de não ajudar na desordem tanto, atalhos também ocupam menos espaço.

Para fazer um atalho, clique direito sobre a pasta ou arquivo e clique em “Criar atalho“. Isto irá criar um atalho dentro desse mesmo local que o arquivo está em. Você pode então tomar esse atalho, movê-lo para qualquer local que você deseja e até mesmo renomeá-lo se assim o desejarem. Para criar um atalho de algo na área de trabalho, clique direito e pairar sobre “Enviar para" então clique "Área de Trabalho“.

Impedir Clutter Com Nota Cloud-Based & Os pedidos de documentos

Há coisas que você deseja salvar, mas parece tedioso fazer um arquivo de documentos de escritório ou de texto e salve-o em uma pasta em seu computador. Logo que pasta fica cheia de todos os tipos de documentos nota-like e torna-se esmagadora para mesmo olhar para uma nota particular. Por esta razão, aplicativos baseados em nuvem são constantemente crescendo em popularidade e há muitos a escolher.

Os que eu uso pessoalmente extensivamente são Evernote e Google Docs. No entanto, aqueles que seguem como vice-campeão, na minha opinião, são Springpad e Microsoft Web Apps.

A razão de eu sentir que Evernote sucede sobre Springpad é principalmente por causa da sua aplicação local. Você não precisa de um navegador web para usá-lo, mas ainda assim você pode acessar seus arquivos na nuvem. Eu prefiro Google Docs sobre Microsoft Web Apps, simplesmente porque é o que eu desenvolvi meu sistema de volta e mais de meus arquivos estão nele do que Web Apps.

Se você está apenas começando (ou ainda não se estabeleceram em um ou dois programas, eu recomendo considerando estes quatro, bem como quaisquer outros aplicativos semelhantes e ver quais se encaixam melhor).

A razão que eu recomendo usar esses aplicativos ao longo da maneira tradicional de criar um documento no Microsoft Word ou uma outra alternativa de escritório é porque ele permite organizar, pesquisar e criar suas notas muito facilmente. Existe uma infinidade de artigos sobre MakeUseOf, bem como o resto da Internet, que mostram como fazer isso. Assim como o título desta seção indica, ele mantém a desordem para baixo em seu computador.

Sincronizar seus arquivos locais para a nuvem

Sincronizar seus arquivos locais para a nuvem é diferente de criar notas e documentos na nuvem. Este é um dos últimos passos, pois é importante que você compreenda todos os passos anteriores primeiro. Se não o fizer, a sincronização mais arquivos para a nuvem pode realmente ajudar na confusão caótica de arquivos e pastas. Há um monte de opções nesta área, mas os grandes jogadores são SugarSync, Dropbox, Google Drive e Skydrive. Aqueles são os meus favoritos e eu usá-los todos, mas há muitos outros como Mozy, iDrive, e assim por diante.

Eu recomendo SugarSync para um backup total de suas pastas de computadores para a nuvem. Para arquivos individuais, Dropbox, Google Drive e SkyDrive funciona muito semelhante. Se você é um fã do Google Docs ou um ventilador Microsoft Web Apps podem determinar se você usa o Google Drive ou SkyDrive. Ambos estão cabeça a cabeça e se você ainda não experimentou ambos, eu recomendo que você faça.

Eu gosto Dropbox para compartilhar arquivos e SugarSync para fazer backup e acesso a todos os meus documentos em outro dispositivo conectado à Internet. Eu configurei SkyDrive para fazer backup de muitos dos meus outros arquivos no meu computador e eu usar o Google Drive para organizar e adicionar arquivos para o Google Docs sem um navegador web.

ficar consistente & Pronto

Esta é uma das coisas mais importantes a fazer. Uma vez que você iniciar o processo, você deve continuar diligentemente caso contrário, é tudo por nada e você vai acabar com um semi-organizado pelo sistema de arquivos. Isso não é apenas para não-produtiva, mas também lembra que você nunca terminou.

A chave para isso é para ser rápido. No momento em que você precisa para salvar ou criar um arquivo, você colocá-lo no lugar certo e se não há um local para ele, no entanto, criar um. Se você fizer isso na nuvem ou localmente, você precisa se lembrar de todas as dicas anteriores, como ser breve, mas detalhada, abstendo-se de fazer cópias, e prestando atenção a pasta hierarquia, organizando o que faz sentido, mas não exagerar, adicionando muitas pastas.

Conclusão

Lembre-se a coisa mais importante é simplesmente começar. Não espere até que você “tem mais tempo” - você nunca vai ter mais tempo. Embora no momento não pode ser o melhor momento para fazer uma revisão completa de todos os seus arquivos, você ainda pode começar a fazer algumas pastas e retardando início adicionando seus novos arquivos que você salva no seu computador, se eles são de baixar ou criar. O tempo vai permitir que você expanda e se concentrar mais em seus outros arquivos e levá-los em ordem.

Este foi um monte de informações para tomar, eu sei, mas se você tiver alguma dúvida, estou mais do que feliz em ajudar. Você criou um sistema semelhante ao descrito acima? Como tem sido trabalhar para você? Existe alguma coisa que você gostaria de adicionar ou compartilhar com os leitores para idéias que você tem na gestão de arquivos de computador de forma mais eficiente?