10 Dicas para ajudar você a enviar e-mail de forma mais eficiente

O melhor conselho que já ouviu falar sobre e-mail e e-mail produtividade é - não responder e-mails primeira coisa na parte da manhã. É um pouco paradoxal, mas é verdade que o email e produtividade estão em desacordo uns com os outros. Se formos demasiado obcecado com isso, nossa caixa de entrada torna-se uma colisão de velocidade enorme na rodovia eficiência. Mas não tem que ser. Com os hábitos e métodos adequados podemos domar a fera que está inocentemente esperando por nós a partir do instante em que acorda. Mesmo em tempos de listas de amigos sociais e 140 atualizações de caracteres, o email “idosos” continua a ser o meio de comunicação preferido, talvez apenas a nuca e pescoço com SMS.

Essas dicas não são destinadas a levá-lo para o Santo Graal da Inbox Zero, mas são destinadas a introduzir mudanças email hábito leves que esperamos fazer você enviar e-mail de forma mais eficiente. Abrir caixa de entrada.

Aja agora!

Sua caixa de entrada é uma linha de montagem. Processar o que está na frente de você e enviá-lo. Ou seja, o seu lema a partir do momento que você log on deve ser lido - respondem - eliminar (ou arquivo). Muitos de nós log-em nossas contas de e-mail e basta ler os e-mails sem tomar qualquer ação. Mais cedo ou mais tarde temos que voltar a ele, e que apenas significa o dobro do trabalho, e dobrar o tempo perdido. Então, há sempre o risco de perder um e-mail importante na segunda corrida. Assim, é mais eficiente para ler e responder imediatamente. Arquivo ler e-mails, para que a caixa de entrada contém os mais importantes e acionáveis.

Emails não são afazeres

E-mails podem ser transformados em itens acionáveis ​​com rótulos como no Gmail, ou bandeiras como no Microsoft Outlook. Mas é fácil perder-los na desordem da caixa de entrada. É mais eficiente para arquivar os pontos acionáveis ​​importantes em um lugar separado e arquivar o e-mail para qualquer referência futura. Você pode ativar e-mails em itens acionáveis ​​de duas maneiras:

Utilize Tarefas no Gmail: Traga o painel de tarefas clicando no menu suspenso ao lado de correio. Tarefas é uma simples lista de afazeres, mas uma ferramenta de gerenciamento de projeto muito eficaz. Basta clicar e digitar para adicionar novas tarefas, definir datas de vencimento ou adicionar notas, e vê-los fora como você está feito. Você pode aumentar a produtividade com as teclas de atalho. Por exemplo, com Shift + T, você pode criar uma tarefa com base na mensagem aberta.

Use um documento do Google: Você pode ativar a criar um recurso de documento no Gmail Labs. Abra um e-mail. Clique em Mais - Criar um documento. O corpo do email é automaticamente copiada para o Google Doc. Se você tem atalhos de teclado no no Gmail, você pode bater G e W para abrir um Doc em branco Google enquanto você estiver em um e-mail.

Crie a sua personalidade em uma assinatura

Video: AprendAE Dicas: Uso profissional do e-mail

Veja como a minha assinatura oficial do Gmail parece. Este foi criado com WiseStamp- a conta gratuita permite que você crie duas assinaturas, então eu tenho um para e-mails pessoais e um para o trabalho. A minha assinatura tem links para meus perfis do Twitter, LinkedIn, Facebook e do Google+. Com a assinatura simples, eu não estou apenas oferecendo o meu ID e-mail como uma referência contato, mas os outros também onde eu possa ser contactado. Um perfil com base assinatura ajuda a criar um e-mail mais profissional e atua como uma ponte para a rede social. Você também pode promover o seu trabalho com apenas uma assinatura de e-mail.Como apimentar sua assinatura de email Com WiseStampComo apimentar sua assinatura de email Com WiseStampWiseStamp permite criar várias assinaturas de e-mail personalizado para todas as contas de webmail padrão, incluindo Gmail, Windows Live / Hotmail, Yahoo! Mail e AOL Mail. Além dos dados pessoais padrão e perfil de rede social ...consulte Mais informação

Você já ouviu falar sobre modelos?

Muito poucos e-mails que a terra se pode ser tratado com as respostas clichê. Gmail Labs possui um recurso chamado respostas enlatadas que como o nome sugere podem ser usados ​​para dar respostas instantâneas e padrão para emails comuns.

Ativar respostas enlatadas de Configurações - Labs - Respostas enlatadas. Clique em salvar alterações. Compor um novo e-mail ou uma resposta, clique no botão respostas enlatadas que é apenas abaixo da linha de assunto. Sua primeira resposta enlatada está configurado. Você pode configurar várias respostas enlatadas que podem ser usados ​​como modelos para e-mails comuns. Mark foi para os usos de respostas enlatadas em dois artigos de alguns anos atrás que permanece válida até hoje:

• Economize tempo com o Gmail Modelos de email usando “Respostas predeterminadas”
• Criar uma resposta automática e-mail com o novo filtro do Gmail

Não perturbe - desligar notificações

eficiência e-mail é sobre o que você envia e também o que você convidar. Cada site você assinar em com um e-mail tem notificações habilitadas por padrão. Não há nada que é tanto um assassino de produtividade como o fluxo constante de notificações do Facebook, Twitter, Google+, Pinterest, e seus semelhantes. Desligue-os. Você precisa de notificações quando você visita os próprios sites? Perceber que é fácil perder o foco, e muito difícil de ganhar de volta.

Sente-se um dia ... e cancelar afastado

Video: Como fazer email marketing da maneira correta 10 dicas para trabalhar com Email Marketing

Um dos maiores culpados de lixo e-mail são newsletters, assinaturas de profissionais, e fontes de notícias. Se você fizer uma auditoria de tudo o que tenha subscrito, você só pode achar que a maioria deles são desnecessários. Mas eles se tornaram a floresta para o qual está faltando as árvores. Gmail Caixa prioritária ajuda a um grau. Mas a melhor maneira é cancelar a inscrição manualmente. É demorado, mas você começa uma caixa de entrada limpa. Você também pode administrar suas assinaturas usando serviços como - Unroll.me e SwizzleCaixa prioritária do Gmail resolve o problema BacnCaixa prioritária do Gmail resolve o problema Bacnconsulte Mais informação

Vala a tópicos

conversas com rosca são grandes. Eles fazem a leitura de e-mail mais fácil, mas eles também têm o hábito de se transformar em uma cadeia longa, por vezes, difícil de manejar. Você deve ter notado que a maioria dos e-mails costumam ter toda a banda de rodagem conversa no último e-mail enviadas / recebidas. Assim, você pode manter apenas o último e-mail e excluir o resto que vieram antes dele.

Mantê-lo breve

Video: Como Enviar 3.000 e mails por hora gratuitamente - Vídeo 08/08

Um que me irrita são as respostas palavra única que não dizem nada mais do que um “OK”, ou um “obrigado”. Abrindo e lê-los tira uma fração de um minuto e ao longo de um dia agitado, pode somar. Sim, mas manter seus e-mails breve. Ele ajuda o remetente, bem como o receptor. Apare seu email para que eles abordam os fundamentos. Além disso, estruturar seu e-mail para melhor legibilidade. Usando pontos com marcadores ou parágrafos bem definidas ajuda a digitalizar um e-mail mais rápido. É bom lembrar regra dos cinco sentença de Guy Kawasaki -

“Tudo o que você deve fazer é explicar quem você é, o que você quer, por que você deve obtê-lo, e quando você precisar dele por.”

E, em seguida, a próxima dica é sempre inviolável.

Assunto ... assunto ... assunto

Na minha experiência, eu ter perdido e-mails importantes. Eu também abriu e-mails que parecia importante. Ambos tinham uma coisa em comum - uma linha de assunto mal construído. Demora alguns segundos para pensar em uma linha de assunto inteligente que reflete a mensagem. Mais uma vez, isso ajuda tanto o emissor eo receptor, uma vez que se torna mais fácil para recuperar o e-mail mais tarde, quer com uma pesquisa ou mesmo manualmente. Lembre-se - “LOL” não é um assunto!

Olhe o miliampère, nenhumas mãos!

eficiência e-mail, infelizmente, exige o oposto. Sua eficiência vai melhorar drasticamente se você aprender os atalhos de teclado em vez de contar com o clique do mouse. clientes de desktop como atalhos de teclado do Outlook e Thunderbird apoio, e com eles é fácil brisa através dos tópicos de conversação. O que sobre o Gmail? Essas dicas devem cobrir tudo, e um pouco mais:

• BAIXAR atalhos do Gmail Úteis
• Atalhos para o Gmail: A extensão útil que o orienta sobre atalhos de teclado para a sua conta Gmail [Chrome]
• Saiba rapidamente atalhos de teclado do Gmail Com KeyRocket Para Gmail

Os e-mails são, talvez, como o tipo de parceiros que você não quer viver com, mas também não pode viver sem. Mas, como qualquer parceiro, pode ser um para a sua produtividade também. Precisamos jogar direito. O email e gerenciamento de e-mail tem sido um tema favorito da nossa aqui no MakeUseOf.com. Você não vai ser curto de conselho, mas mais do que nós estamos olhando para a frente a sua. Duas advertências aqui - I basearam a maior parte deste post no Gmail como é a escolha popular, e também tenho evitado mencionar o uso de pastas, etiquetas e filtros, e outras dicas de fluxo de trabalho mais evidente.

Então, qual é a melhor dica você tem que podem ajudar a todos nós e-mail de forma mais eficiente?