Torne-se um chefe no email: não deixá-lo levar o dia todo

182,900,000,000 e-mails.

182,9 bilhões.

Isso é mais de 25 e-mails por cada mente humana no planeta.

E isso é só o que enviamos em um dia (PDF).

Dada a quantidade louca de e-mails que são enviados e recebidos todos os dias, não é de admirar que esta comunicação eletrônica tornou-se muito difícil de manusear para tantos de nós. Mas não se preocupe, aqui estão alguns segredos de produtividade que podem ajudar a domar a fera.

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Use respostas enlatadas

Não posso salientar a importância de um presente. As possibilidades são, você responde a muitos e-mails da mesma forma, quer se trate de uma recusa de uma submissão, reconhecendo os esforços de um colega ou uma simples saudação. A única coisa que você absolutamente precisa fazer é criar respostas enlatadas para seus e-mails mais frequentemente utilizados.

É realmente fácil de configurar respostas enlatadas no Gmail ou qualquer outro cliente de e-mail. Não importa quão rápido um datilógrafo você é, você não é mais rápido do que dois cliques do mouse, certo? Salve-se algum tempo e fazer isso agora.email Faster & Melhor com respostas enlatadasemail Faster & Melhor com respostas enlatadasNão tem tempo para cozinhar o almoço? Não tem problema, pegue uma lata. Precisa de alguma comida de camping que não vai mal? Fácil, conseguir alguma comida enlatada. Cansado de digitar as mesmas respostas de e-mail? Experimente e-mails enlatados! Pensar...consulte Mais informação

Configurar filtros & Etiquetas / Pastas

A melhor maneira de lidar com uma sobrecarga é a primeira a resolver o problema. Isso significa usar filtros e marcadores / pastas em sua caixa de entrada. Outlook tem pastas, o Gmail tem rótulos, e ambos têm filtros que você pode configurar a auto-route seu email para essas pastas e etiquetas. Você pode configurar filtros avançados no Gmail de acordo com suas necessidades personalizadas. Na verdade, o Gmail oferece para automaticamente trazer alguma ordem para o seu e-mail com a sua nova Caixa prioritária.

Eles levar algum tempo para configurar e categorizar bem, e o primeiro mês exige entrada constante de você. Mas vale a pena o seu tempo a longo prazo. Não basta apressadamente colocar as coisas sob etiquetas e filtros, pense nisso e categorizar bem, porque esta é a automação de sua caixa de entrada irá usar para o resto de sua vida.

Acho que é melhor para fazer a uma verificação de 3-passo antes de filtrar um e-mail:

1. Pergunte-se que o melhor nome de etiqueta / pasta (se existente ou não) seria para esta mensagem.
2. Verifique se esse nome já existe, e se não, criá-la.
3. Pergunte-se se esse nome deve ser uma entidade ou sub-categorizadas de acordo com uma das pastas existentes separado.

Faça isso regularmente e sua caixa de entrada será magicamente mais limpo.

Leve a sua lista de coisas a fazer Elsewhere

Diga comigo pessoas: “Sua caixa de entrada não é a sua lista de coisas a fazer.”, Escreveu Vivek Haldar do Google sobre isso um tempo atrás e eu não poderia concordar mais. Está aqui a tomada de Haldar:

E-mail é um lugar terrível para uma lista de tarefas. Eu realmente não entendo como alguém pode orçada em GTD de e-mail. Um e-mail não é acionável. Uma vez que você lê-lo e compreendê-lo, você pode acabar com uma ação clara, mas sua caixa de entrada não é o lugar para enfiá-lo.

Seu e-mail é sobre comunicação, de modo que seja sobre isso. Há uma abundância de aplicativos fantásticos para listas de tarefas, e eu recomendo Any.do ou Wunderlist.Wunderlist - The Best To-Do List aplicativo no iPhone [iOS]Wunderlist - The Best To-Do List aplicativo no iPhone [iOS]Wunderlist é uma das maneiras mais simples de acompanhar o que você precisa fazer. Ele tem uma interface de usuário elegante que só faz sentido. Qualquer um pode pegá-lo e descobrir como ...consulte Mais informação

Desinscrever de Junk

Você não vai acreditar como muitos boletins e outros e-mails indesejados é entupimento sua caixa de entrada, apesar de um filtro de spam. E uma vez que a desordem começa a construir-se, ele pode rapidamente sair da control.To pará-lo em suas trilhas, você precisa para começar unsubscribing e há um truque realmente fácil de fazer isso.

No seu cliente de e-mail, basta procurar a palavra “unsubscribe”. É anexada no final de cada boletim, tão de repente você verá uma lista de todos os e-mails em massa em sua caixa de entrada. Agora é só abri-los um por um e unsubscribe. Eu recomendo usar o Painel de visualização do Gmail quando você faz isso para acelerar as coisas.

Há também complementos e serviços para rapidamente se desinscrever de listas de discussão ou bando-os em resumos de e-mail.Limpar sua caixa de entrada: Rapidamente Unsubscribe de várias Newsletters com essas ferramentasLimpar sua caixa de entrada: Rapidamente Unsubscribe de várias Newsletters com essas ferramentasCancelar a assinatura de boletins é sobre mais do que apenas spam. A maioria dos boletins que enchem nossa caixa de entrada não estão vendendo medicamento ou oferta de prémios em dinheiro - eles são boletins originais de empresas confiáveis ​​que nós mesmos subscritas ...consulte Mais informação

A pergunta de ouro de pedir a cada e-mail

Este é o biggie e é o que me ajudou a manter no topo da minha sobrecarga de caixa de entrada durante o ano passado. BBC Futuro Tom Stafford ofereceu uma pergunta de ouro para perguntar quando abrir qualquer mensagem:

“Se eu não tiver essa informação na minha caixa de entrada, eu iria sair procurando por ela?”

Se a resposta é não, não clicar em responder ou bater apagar sem sequer abri-lo. É simples assim. Não, você não vai perder nada enorme - eu venho fazendo isso por um ano e ele realmente funciona. Aqui está a explicação de Stafford para ele:

Em nenhum lugar isso é mais aparente do que o e-mail do grupo ea avalanche de respostas que invariavelmente segue. Revidar, lembrando-se que nem todos os e-mail tem de ser respondida, que muitas questões vão ser - e deve ser - tratadas por outras pessoas. Pergunte a si mesmo: “Se eu não tiver essa informação na minha caixa de entrada, que eu iria sair procurando por ela?” Na maioria das vezes a resposta é provavelmente “não”, e isso é um sinal de que alguém está controlando sua atenção.

Partilhe as suas Hacks E-mail

Todo mundo tem seus próprios hacks e-mail para gerenciar a desordem e a melhor maneira de aprender é através da partilha-los. Nós também temos nosso próprio Guia Gmail para Todos. Ele ajuda, assim como o aconselhamento de utilizadores PRO. Se Stafford não tivesse escrito este artigo, eu ainda estaria afogando em mensagens de e eu sou eternamente grato a ele por isso.

Então me diga, como você lida com o seu sobrecarga de e-mail? Não há respostas erradas aqui, gente.3 dicas para lidar com e-mail sobrecarga No Gmail [Mostrar & Contar]3 dicas para lidar com e-mail sobrecarga No Gmail [Mostrar & Contar]A maioria de nós sofrem de sobrecarga de informação. Ser oprimido com e-mails particulares pode não ser um grande problema e ignorando metade dos e-mails é realmente aceitável para um determinado grau. Em uma vida profissional no entanto, ...consulte Mais informação