Como enviar e-mail como um profissional

E-mail é uma daquelas coisas que começou como um recurso de conveniência, mas rapidamente se tornou algo a temer. Eu sei que quando eu tenho centenas de e-mails não lidos, meu intestino afunda rapidamente em um vazio profundo e eu ignorar esses e-mails por mais tempo ainda. Mas talvez se fôssemos adotar as dicas e truques dos profissionais de e-mail, nós não ver nossa caixa de entrada como um obstáculo.

Há uma série de fatores que jogar em eficiência e-mail - não apenas escrevendo os e-mails, mas a configuração da caixa de entrada, gerenciamento de e-mails, saber quando verificar e-mails, e muito mais. Aumentar a eficiência e-mail significa aumentar a produtividade, e que em última análise significa obter tudo feito em menos tempo. Isso é exatamente o que queremos.

Nota: Um aspecto de ser um profissional em e-mail é para ficar seguro e protegido. Leia estas 7 dicas importantes de segurança de e-mail antes de começar aqui. Perder o acesso à sua conta de e-mail pode ser extremamente prejudicial.7 Dicas de segurança de email importantes que você deve saber sobre7 Dicas de segurança de email importantes que você deve saber sobresegurança na Internet é um tema que todos sabemos ser importante, mas muitas vezes se senta caminho de volta nos recessos de nossas mentes, nos enganando em acreditar que "isso não vai acontecer comigo". Se...consulte Mais informação

Schedule “E-mail Verificação” Time

Um dos maiores erros de usuários que têm caixas de entrada extremamente ativos é que eles vão deixar o seu Gmail, Thunderbird ou Postbox abrir 24/7 e executado em segundo plano. Outro erro é o uso de complementos de notificação ou recursos que irá alertá-lo a cada minuto um e-mail chega, não importa o quão trivial que o email pode ser.

Video: Como escrever e-mails profissionais?

fato inegável: freqüentemente check-in em seus e-mails significa que você não pode dedicar o foco para outra tarefa. fato inegável: se você nunca conseguem construir foco, notificações vai quebrá-lo em um instante.

Portanto, você deve ver a sua caixa de entrada como uma atividade como qualquer outra. Não permita que ele seja um “always on” aspecto de sua vida. Em vez disso, os blocos de programação de tempo - talvez uma vez por dia, talvez três vezes por dia - onde você check-in no caixa de entrada, fazer tudo o que você precisa, em seguida, fechá-lo. Pode demorar um pouco para quebrar o hábito, mas, confie em mim, sua produtividade vai disparar.

Video: Como criar currículo profissional pelo celular e mandar em um email

Eliminar o excesso

A primeira coisa que você deve fazer ao abrir sua caixa de entrada é a roçar-lo rapidamente e apagar todos os e-mail que não parece importante. Pense em você como um escultor com um enorme bloco de mármore fresco. Antes de iniciar o trabalho real, você precisa cortar fora em traços largos e se livrar do excesso.

Imagine o check-in e encontrar 350 e-mails à espera de uma resposta. Tudo o que precisamos é de cinco minutos - sim, realmente! - para percorrer e clique nas caixas ao lado de e-mails que possuem nenhuma importância. Quando você tenha obtido através da maior parte dele, clique em Excluir para apagar todos os e-mails verificados. Agora você só precisa responder a 50 e isso é um grande impulso psicológico.

Ler e responder imediatamente

Você costuma abrir um e-mail, ver que você precisa fazer alguma coisa, mas deixá-lo para outro dia? Este pode ser um hábito arriscado. E se você esquecê-la? E se você perder o e-mail de alguma forma? E se você precisa responder mais cedo do que você pensa que você precisa?

Melhor para fazer tudo imediatamente. Ela impede o acúmulo de “Eu ainda precisa responder a esse e-mail” pensamentos que nag afastado em você até que finalmente chegar ao redor dele. Ele reduz a chance de que você esquecer um e-mail importante. Ele mantém seus clientes, amigos e contatos de negócios feliz porque você responde com tanta pontualidade. Como um bônus, você terá uma grande carga fora de sua mente.

Com uma caixa de entrada limpa e vazia que não está cheio de mensagens para o qual você precisa de retorno, você pode mais facilmente implementar o ponto anterior de apenas verificar e-mail em horários programados. Se você realmente não quer ler e responder imediatamente, então, pelo menos, olhar para um email addon lembrete.Adicionar agendamento, Localizando & Lembretes para o Gmail com este fantástico Add-onAdicionar agendamento, Localizando & Lembretes para o Gmail com este fantástico Add-onVamos enfrentá-lo, o Gmail é praticamente perfeito. Não é uma coincidência que agora é um dos provedores de email mais populares, pelo menos para aqueles que preferem uma interface Web. Há, no entanto, vários ...consulte Mais informação

respostas enlatadas

Respostas predeterminadas é um surpreendente recurso que tornou-se algo de um padrão em todos os principais serviços de e-mail e clientes. Basicamente, uma resposta enlatada é uma resposta modelo que você pode construir com antecedência e usar com um único clique. Estes são grandes quando você encontrar-se digitar a mesma resposta mais e mais, como quando as pessoas enviam mais frequentes sobre um determinado tópico.

Você pode ativar respostas enlatadas no Gmail, alternando-lo na seção Labs das configurações. Yaara escreveu um posto de instrução sobre como começar com respostas enlatadas no Gmail.email Faster & Melhor com respostas enlatadasemail Faster & Melhor com respostas enlatadasNão tem tempo para cozinhar o almoço? Não tem problema, pegue uma lata. Precisa de alguma comida de camping que não vai mal? Fácil, conseguir alguma comida enlatada. Cansado de digitar as mesmas respostas de e-mail? Experimente e-mails enlatados! Pensar...consulte Mais informação

Mantê-lo breve

A melhor maneira de reduzir o tempo que o email é uma porcaria longe de você: Gaste menos escrever respostas tempo. Claro, não sacrificar negócio próprio ou etiqueta pessoal escrevendo respostas concisas, mas você também não precisa escrever 5-10 parágrafos para cada e-mail que você envia. E-mail é menos formal do que as cartas tradicionais!

Identificar a principal mensagem que deseja transmitir, em seguida, tentar obtê-lo para o destinatário em 1-3 máximo parágrafos. Você sabe como você está tendo um momento tão difícil sofrer através tantos e-mails? Bem, o destinatário é provavelmente enfrentando o mesmo problema. Não só encurtar seus e-mails salvar em seu tempo, ele economiza seu tempo, bem, e eles vão ser grato por isso.

Use filtros para organizar

Utilizando o poder de filtros pode revolucionar o seu fluxo de trabalho e-mail. Em essência, um filtro olha para todos os e-mails recebidos e, se cumprir os critérios do filtro, executa uma ação sobre ele. Esta ação poderia ser mover o e-mail para uma determinada pasta ou definir um rótulo específico. Os critérios de um filtro pode incluir quem é o remetente, o assunto do e-mail, o conteúdo do corpo, etc.

Os filtros são um método fantástico de manter sua caixa de entrada organizada. Você recebe um monte de atualizações do boletim de notícias de redes de varejo, notificações de mídia social, ou notas fiscais eletrônicas? Os filtros podem manter os e-mails separar de sua caixa de entrada, drasticamente reduzindo a quantidade de e-mails que você precisa para slog através. Além disso, há menos de uma chance de que você vai eliminar um daqueles acidentalmente.

Confira o post de Craig em como configurar e usar filtros do Gmail.5 filtros do Gmail para ajudar a priorizar & Organize sua caixa de entrada5 filtros do Gmail para ajudar a priorizar & Organize sua caixa de entradaO que filtros devem cada pessoa tem em seu arsenal para que sua caixa de entrada é tão ordeira como o meu? Estou aqui para ajudar você a começar na criação de seus primeiros cinco filtros, ou ...consulte Mais informação

Conclusão

E-mail é uma tecnologia simples, mas existem formas avançadas de ir sobre ele. A coisa mais importante sobre ser um profissional de e-mail é identificar onde a maior parte do seu tempo está sendo gasto e encontrar maneiras de reduzir a esse tempo. Esperamos que as dicas descritas acima e um pouco mais dicas de eficiência e-mail havíamos abordado anteriormente irá ajudá-lo para ver onde seu tempo está afundando e como combater essa ineficiência.

E se você? Você tem truques ou rotinas que você usa para maximizar a sua produtividade e-mail? Por favor, compartilhá-los nos comentários!