Como personalizar toodledo para produtivamente fazer as coisas no seu dia

Minha configuração Nuvem Getting Things Done (GTD) usa Gmail, Toodledo e Google Calendar. Para acesso móvel a minhas tarefas eu uso Toodledo no meu iPhone, juntamente com programas nativos iPhone mail e calendário sincronizados com o Gmail e Google Calendar.

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Aqui está como eu configurar as definições de campos de Toodledo usá-lo para GTD. Os campos que eu preciso estão Contexto, Due Date, Repeat, e Lixeira. Minha versão pessoal usa tags, assim, que fornece controle um pouco mais refinado sobre a exibição de tarefas dentro de contextos GTD padrão: Trabalho, e-mail, chamadas, Projetos, Algum dia / talvez, e Esperando por. (Por exemplo, eu tenho a tag ‘MUO`, para que eu possa rastrear minhas tarefas MakeUseOf.com dentro do contexto de projetos, e-mails, ou Trabalho).

Uma das características interessantes do Outlook é a capacidade de transformar um e-mail em uma tarefa, seja arrastando-o para o botão Tarefas no painel de navegação, ou clicando o botão direito na mensagem e enviá-lo para a pasta Tarefas. De qualquer maneira, uma nova tarefa é criada e qualquer informação que é necessária pode ser adicionada. O corpo do e-mail torna-se o corpo da nova tarefa.

Toodledo não pode fazer isso ainda (ele foi longamente discutido em fóruns de Toodledo). Mas, no entanto, eu encontrei uma maneira fácil de transformar uma mensagem de e-mail em uma tarefa Toodledo. Veja como, usando a capacidade do Toodledo para configurar uma tarefa via e-mail.

Primeiro, encontrar o “Import / Export / Sincronização”Botão na barra lateral Toodledo. Clique.

Clique no link Configurar na Email Import / Export painel.

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Verifica "Permitir a importação de e-mail", então clique "Salvar alterações“. Toodledo em seguida, gera um endereço de e-mail privado para importar tarefas e permite email importação no servidor. O endereço deve ser mudado periodicamente para a segurança.

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Criar um contato em um cliente de e-mail para encaminhar mensagens para a lista de tarefas Toodledo.

Para transformar uma mensagem em uma tarefa, simplesmente encaminhar o e-mail para Toodledo- por padrão, ele vem em sem um contexto, devido data, ou quaisquer outros metadados. O corpo do email é salvo no campo nota da nova tarefa, que é muito conveniente. I tarefas, muitas vezes para a frente desta forma, em seguida, editá-los mais tarde, quando eu rever meu trabalho. Mas ainda há outro truque na manga do Toodledo.

Toodledo fornece uma sintaxe de script para definir os campos em uma nova tarefa, listando-os no assunto do email. Onze campos podem ser definidos neste caminho-somente aqueles em meus Getting Things implementação Concluído são mostrados aqui.

1. Data de Vencimento: O símbolo #, seguido de uma data, define a data de vencimento. Note que a sintaxe alternativa que Toodledo emprega para datas é permitido: “#tomorrow”, “#next terça-feira”.
2. Contexto: o símbolo “@”, seguido do nome do Contexto. Por exemplo, usando Contextos GTD-padrão, eu uso “trabalho @@” para adicionar a tarefa ao contexto @work.
3. etiqueta: O símbolo “%”, seguido do tag ou tags. I usar tags, bem como contextos. Exemplo: “% MUO”.

É fácil manter uma caixa de entrada vazia quando as mensagens podem ser processadas em tarefas na mosca. Capturando tudo no fluxo de trabalho realmente melhora a produtividade. Toodledo e seu aplicativo para iPhone oferece uma excelente solução livre para gerenciamento de tarefas.

Que aplicações livre que você está usando para o seu fluxo de trabalho? Como você faz tempo móvel e gerenciamento de tarefas?

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