Recuperar o controle sobre sua caixa de entrada com essas 5 dicas para gerenciar gmail

Todo mundo sabe que nos dias de hoje, é muito difícil sobreviver ou para gerenciar seus assuntos, sem e-mail. Na verdade, a maioria das pessoas têm dois ou três e-mails para gerir, assim, sem um bom controle sobre a gestão de e-mail, que caixa de entrada ocupado pode ficar fora de controle muito rápido.

Eu sei, você está se perguntando nós realmente precisamos outro artigo sobre gerenciamento de e-mail? Quer dizer, só, só em 2012, tive muitos deles, como o artigo de Tina sobre o gerenciamento projetos de e-mail intenso no Gmail, e seu e-mail sobre importação e gerenciar várias contas. Yaara coberto Gmail novo recurso Compose, Aaron discutiram como obter o seu e-mail para se destacar em alguém outra pessoa caixa de e-mail confuso, e apenas recentemente Yaara coberta respostas enlatadas. Não estamos feito ainda?Gerir & Colaborar no e-mail Projetos intensos dentro do Gmail com a raia [Chrome]Gerir & Colaborar no e-mail Projetos intensos dentro do Gmail com a raia [Chrome]Streak é um poderoso gerenciamento de projetos Gmail add-on para o Chrome. Ele vem com modelos para muitos tipos diferentes de projetos, para apoio exemplo cliente ou planejamento de eventos. Em Streak, os projetos são chamados de dutos. Você pode...consulte Mais informação

Bem, a verdade é que um dos problemas mais comuns que as pessoas têm é que, apesar de todos os seus melhores esforços, apesar de todos os plugins mais legais e pastas criativas que eles criam para manter e-mails, a caixa de entrada, inevitavelmente, fica confuso novamente.

A razão para isto é que não importa o quanto você tentar organizar sua caixa de entrada, se você manter o sistema em uma base manual - se você depender de si mesmo para se lembrar de tomar o tempo para entrar e gerenciar sua caixa de entrada, ocasionalmente, ele vai nunca acontece.

Em vez disso, é melhor para automatizar completamente a organização de sua caixa de entrada com o uso das melhores ferramentas dentro e fora do Gmail. Neste artigo, vou mostrar-lhe cinco coisas que você pode fazer agora para automatizar sua caixa de entrada do Gmail para que você nunca tem que se preocupar em tentar cavar com a desordem para encontrar os e-mails importantes.

5 dicas para gerenciar Gmail Inbox

Você não tem que manter a perder o controle assim. Todo esse esforço para organizar sua caixa de entrada em pastas agradável e arrumado não tem que se tornar esforço desperdiçado em um mês, quando todas essas coisas mudam, e seu novo sistema de pastas simplesmente não faz sentido.

A grande coisa sobre o Gmail é que existem algumas ferramentas de automação brilhantes disponíveis que você pode fazer uso de se deixar Gmail fazer todo o trabalho duro para você.

Use filtros & Etiquetas automatizar Organização

Isso é algo que um número de escritores aqui no MUO ter pregado muitas vezes. Na verdade, Craig coberta filtros do Gmail muito bem de volta em 2011, mas, além de filtragem e ordenação apenas uma vez, é fundamental para aplicar filtros a cada vez que você receber um novo e-mail na sua caixa de entrada que não foi fornecida automaticamente com um dos seus rótulos existentes.5 filtros do Gmail para ajudar a priorizar & Organize sua caixa de entrada5 filtros do Gmail para ajudar a priorizar & Organize sua caixa de entradaO que filtros devem cada pessoa tem em seu arsenal para que sua caixa de entrada é tão ordeira como o meu? Estou aqui para ajudar você a começar na criação de seus primeiros cinco filtros, ou ...consulte Mais informação

Vamos voltar um pouco. Vamos dizer que sua caixa de e-mail parece um pouco como o meu. Uma confusão confusa de e-mails indesejados, algumas etiquetas velhas que eu criei anos atrás, e um bando espalhados de e-mails importantes por toda parte. Observe que minha caixa de entrada cresceu para mais de 10.000 e-mails? Louco, não é?

Então, vamos começar a fazer o trabalho dizendo Gmail o que fazer com os e-mails que entram na caixa de entrada todos os dias. Ao seguir estes passos que eu estou indo para cobrir, você vai notar a sua contagem de caixa de entrada de e-mails começar a deixar cair algumas centenas de e-mails de cada vez.

Primeiro, quando você ver um e-mail na sua caixa de entrada que não tem um rótulo, descobrir o que você quer fazer com ele. São eles e-mails de um cliente que você ter para responder a em tempo hábil? É um alerta do Google com histórias interessantes que você vai querer ler quando tiver tempo mais tarde? Para cada mensagem, crie um nome de etiqueta que se aplica.

Assim que tiver o seu novo rótulo criado, abra o e-mail e usar a lista suspensa à direita para selecionar “Filtrar mensagens como esta“. Isto irá criar automaticamente a regra exigia que irá identificar que e-mails recebidos na próxima vez que um novo chega - geralmente usando o e-mail do remetente.

Você pode definir regras adicionais que fazem sentido no seu caso. Além do e-mail do remetente, você pode certificar-se de que apenas alguns e-mails desse remetente - tais como aqueles que têm certas linhas de assunto ou com e-mails que contêm certas palavras, obter aplicado com esse rótulo.

Para cada filtro, você precisa dizer a sua conta do Gmail como organizar ou que e-mails recebidos automaticamente. Neste caso, eu sei que este endereço de e-mail é de um cliente particular, e que esses e-mails são muito importantes, então eu vou ter Gmail automaticamente aplicar uma etiqueta onde eu posso ir para responder os e-mails em uma base diária - não importa quanto a desordem é na realidade na minha caixa de entrada.

Video: Desvinculando Spam na Caixa de Entrada do E mail

Isso é porque você pode simplesmente clicar no rótulo no lado esquerdo de sua conta do Gmail e você só vai ver os e-mails. Não há e-mails mais importantes perdidos na pilha de lixo eletrônico e de baixa prioridade alertas.

Video: SPAM, lixo eletrônico, caixa de entrada

Mesmo melhor, além de apenas aplicar um rótulo, diga Gmail para sempre marcar os tão importante (para que a bandeira amarela aparece ao lado deles), e lembre-se de verificar off “aplicam-se também filtro”Para que as centenas de e-mails que enchem sua caixa de entrada se organizar imediatamente com um clique.

Se você foi ficando lixo eletrônico por um longo tempo e esqueceu-se de cancelar a inscrição daqueles, então é possível que você tem centenas ou mesmo milhares de e-mails que enchem sua caixa de entrada que são completamente inúteis. Quando você se deparar com aqueles, aplicar um filtro e, em vez de criar um novo filtro, basta tocar no botão de pesquisa.

Isto irá listar todos os e-mails em sua caixa de entrada desse remetente. Agora você pode selecionar todos eles e eliminá-los todos a granel. Preste atenção a sua caixa de entrada abaulamento encolher rapidamente mais e mais rápido em direção a zero.

Mantenha-mails informativos fora de seu inbox

Uma coisa que é muito comum na minha caixa de entrada é constante alertas recebidos ou atualizações de status de um grupo de sistemas que se inscreveu para, como o Google Alerts para certos termos de pesquisa ou relatórios semanais do Google Analytics ou Google Adsense dados. Você realmente não tem que abrir os e lê-los o tempo todo, mas você deseja armazenar as informações de distância.

Para manter os de desordenar sua caixa de entrada, crie um filtro e selecione a “Ir a caixa de entrada”, e certifique-se de aplicar um rótulo de modo que você será capaz de encontrar os e-mails rapidamente em uma data futura, quando você tem o tempo para se dedicar a eles.

Até agora, você já deve ter sua caixa de entrada para um número maravilhosamente gerenciável de e-mails - talvez até zero!

No entanto, não são feitas automatizar esse caixa de entrada. A realidade é que ainda há mais coisas que você pode fazer para classificar e apresentar informações importantes sem ter que realmente fazê-lo sozinho automaticamente.

Anexos de arquivo automaticamente

Aaron coberto primeiro Attachments.me de volta no ano passado, e na minha opinião é absolutamente o método mais inteligente para manter seu tamanho caixa de Gmail sob controle.Libere seus anexos do Gmail caixa de entrada com Attachments.meLibere seus anexos do Gmail caixa de entrada com Attachments.meVocê já recebeu um e-mail de seu chefe, membro da família, amigo ou alguma outra conexão com um anexo em que, em seguida, guardado esse e-mail porque você queria acessar o anexo mais tarde? Você provavelmente...consulte Mais informação

Se você receber relatórios ou dados de pessoas que trabalham para você regulares, as chances são boas que eles sempre usam o mesmo assunto quando enviarem esses relatórios (provavelmente porque eles automatizado seu sistema também). Você pode conectar o serviço Attachments.me sua conta do Gmail para que ele possa baixar automaticamente esses anexos à sua conta de armazenamento em nuvem favorito - como Dropbox, Box, Google Drive ou SkyDrive.

Uma vez que você se inscreveu para o serviço, ele vai aparecer no lado direito da sua conta do Gmail a qualquer momento que você abre um e-mail com um anexo. Você pode simplesmente clicar “Enviar a sua nuvem”Para enviar off que o apego à sua caixa de armazenamento on-line favorita, sem a necessidade de gastar tempo de fazer o download para o seu PC.

Isso economiza tempo, mas se você quiser economizar ainda mais tempo, automatizar o processo! Você verá um ícone de clipe de papel no topo da tela do Gmail. Clique nele e escolha “Regras de arquivamento automático“.

Agora você pode criar algo semelhante ao filtro do Gmail que você está aplicando-se a este ponto. Por exemplo, eu receber relatórios semanais a partir de um cliente de Adsense, então eu criei uma pasta para o Adsense_Files em minha conta DropBox, e aqui eu configurar uma regra para procurar e-mails de Adsense, com a linha de assunto a partir desse cliente.

Agora, quando Attachement.me vê um e-mail de entrada que corresponda essas regras, ele vai carregar automaticamente o arquivo para sua conta de armazenamento em nuvem. Isso significa que você não tem que fazer uma única coisa - você pode apenas ter a certeza de que quando você vai para essa pasta na sua conta de armazenamento on-line, você sempre terá as últimas arquivos lá.

Isso basicamente converte sua conta do Gmail em um assistente automatizado que recebe informações e classifica todas as informações para você. É como ter uma secretária pessoal, exceto que você não tem que pagar os benefícios.

Arquivar e-mails recebidos como tarefas

Uma das coisas mais legais que o Google poderia fazer seria adicionar a capacidade de adicionar um filtro no Gmail que cria automaticamente um Google Tarefas. Infelizmente, esse recurso ainda não está disponível, mas você pode pelo menos ter sua conta do Gmail a resolver certos e-mails recebidos como tarefas que você precisa adicionar manualmente à sua lista.

Por exemplo, recebo mensagens de voz e e-mails formulário de contato dos leitores em TopSecretWriters que eu preciso para responder ocasionalmente. Eu nem sempre tenho tempo para responder quando eu recebê-los, mas eu quero responder mais tarde.

Para fazer isso, eu apenas criar um filtro para os e-mails como mostrado no início deste artigo, e em seguida, criar um novo rótulo para ele, e ninho que rotular debaixo de uma etiqueta mestre eu criei chamado “TASKS_TO_ADD“.

Usando essa abordagem torna a sua conta do Gmail arquivo automaticamente esses tipos de e-mails recebidos que você sabe que vai ter tarefas que lhes estão associados, sob esse rótulo na sua barra de navegação.

Em uma base diária, ou sempre que você gosta, você pode ir para essas pastas, verificar os e-mails, e se você acha que o e-mail merece uma outra ação de sua parte, basta clicar sobre o “Mais”Dropdown perdido na parte superior da sua conta do Gmail e clique em“Adicionar às Tarefas“.

Este envia automaticamente ao longo desse e-mail como uma “tarefa” em sua conta Tarefas Google.

Novamente, se você auto-arquivar o e-mail e removê-lo da caixa de entrada, esses tipos de e-mails não tem que encher sua caixa de entrada, mas você sabe que você não vai perder por causa de seu ritual diário de gerir “a fazer” itens na sua conta de e-mail.

Use respostas enlatadas para fazer o trabalho Grunt

A ponta final sobre como usar automação Gmail para reduzir sua carga de trabalho é através de respostas enlatadas automáticas.

No meu caso, eu quero o Gmail para enviar uma resposta enlatada cada vez que eu receber um email do meu formulário de contato Escritores Top Secret. Basta criar um filtro para os e-mails, e selecione “Enviar Canned Response“.

Claro, você vai ter que já criou uma resposta pronta para usar, mas você pode aprender a fazer isso no artigo que escreveu recentemente Yaara sobre o assunto.email Faster & Melhor com respostas enlatadasemail Faster & Melhor com respostas enlatadasNão tem tempo para cozinhar o almoço? Não tem problema, pegue uma lata. Precisa de alguma comida de camping que não vai mal? Fácil, conseguir alguma comida enlatada. Cansado de digitar as mesmas respostas de e-mail? Experimente e-mails enlatados! Pensar...consulte Mais informação

Depois de configurar tudo isso automação na sua conta do Gmail, você não terá que se preocupar tanto com a gestão activa de sua Caixa de entrada manualmente. Não há melhor maneira de recuperar o controle sobre sua caixa de entrada do que para automatizar todas as tarefas que pode consumir muito do seu tempo a cada dia.

Video: Como gerenciar seus e-mails de forma eficiente - Caixa Única

Você sabe de quaisquer outros truques de automação do Gmail para trazer sua caixa de entrada do Gmail sob controle? Compartilhe suas dicas e truques na seção de comentários abaixo.