10 Dicas para o gerenciamento de arquivos compartilhados no google drive

Este é um daqueles momentos em que eu quero que você ir direto para o fundo da página.

Google Drive estava no trabalho com três autores de três cantos dos EUA. Os três autores tiveram uma hora para escrever e colaborar sobre uma história curta. Eles tiveram sucesso. Isso é parceria em tempo real no seu melhor.Como ferramentas de escrita colaborativa facilitar sua vidaComo ferramentas de escrita colaborativa facilitar sua vidaGraças à Internet, colaborando em um projeto de escrita deve ser uma brisa. Se você já co-produziu um, você sabe que isso pode ser difícil. Não deve ser com a ferramenta certa.consulte Mais informação

Compartilhando com plataformas de nuvem de colaboração como o Google Drive não é mais romance. Gigantes do mundo da tecnologia estão lutando as guerras mais empresas e consumidores. A poeira não vai resolver tão cedo. É uma boa notícia para nós consumidores como podemos melhorar o nosso dia de trabalho com arquivos compartilhados, pastas e equipes.

Então, eu tenho que perguntar-lhe - ainda é super fácil de compartilhar arquivos com o Google Drive? Ou você ainda está pegando o jeito dele? De qualquer maneira, estes dez dicas devem ajudar você a gerenciar arquivos compartilhados apenas um pouco melhor a partir de hoje.

Os princípios de compartilhamento

É tudo sobre como criar o tipo certo de permissões de compartilhamento eo nível de partilha. Você pode compartilhar qualquer arquivo ou pasta no Google Drive. O vídeo de dois minutos resume o processo.

Como o proprietário, você pode dar aos outros a posse completa de um arquivo, ou algum nível de visualização e edição de acesso.

• Pode editar: A planilha colaborativa que você está trabalhando com sua equipe.
• Pode comentar: O projecto de livro que você está escrevendo. Outros podem visualizar e adicionar comentários para o arquivo, mas não pode editá-lo. Pastas não tem comentários.
• Pode ver: A festa fim de semana convite que você acabou de fazer com apresentação.

Aqui está um gráfico que compara o acesso de um leitor, comentarista, editor, ou do proprietário:

Fonte: Suporte do Google

1. Como desativar copiar, fazer download e imprimir arquivos compartilhados?

Você pode não permitir o download, impressão e cópia de arquivos compartilhados. O avançado recurso de gerenciamento de direitos de informação remove essas opções no menu do espectador. Esta é uma outra camada de controle sobre seus documentos.

Abra o Google Drive. Selecione o arquivo compartilhado e clique no Compartilhar ícone no canto superior direito.

No Compartilhar com os outros caixa de diálogo, adicione o nome do colaborador e clique no avançado opção localizada no canto inferior direito.

Selecione os Desative opções de download, impressão e cópia para comentaristas e leitores caixa. Clique Salve  alterar.

Os telespectadores vão ver um “Opções de exportação disabled” notificação no topo do arquivo e editar menus para os específicos documentos, planilhas e apresentações.

Note que aqueles com permissões de “editar” ainda será capaz de fazer download, imprimir e copiar o arquivo, mesmo se essa configuração estiver ativada.

2. Partilhar uma pasta com usuários não-Google

Seus amigos e colegas não precisa de uma conta do Google para exibir uma pasta do Google Drive ou documento. Este é um dos pequenos habilidades conhecidas do Google Drive. Você pode enviar um convite para seu endereço de e-mail. Ou usar um link compartilhável.

Escolher entre Pode ver ou Pode editar ou pode comentar. Clique no botão Salvar.

Você pode ir para o avançado as configurações de compartilhamento e escolher outras opções de compartilhamento. A pessoa que recebe o convite não tem de registar e entrar-se com uma conta do Google para ver o arquivo. Mas, eles vão precisar de uma conta do Google para editar um arquivo ou para comentar.

Compartilhando através de um link é um risco de segurança para documentos sensíveis porque qualquer pessoa com o link pode aceder ao ficheiro.Quão seguras são os documentos no Google Drive?Quão seguras são os documentos no Google Drive?consulte Mais informação

3. Faça o download de uma pasta compartilhada Entire

Google Drive permite fazer download de todo o conteúdo de uma pasta compartilhada como um arquivo ZIP. Isso é útil para salvar cópias locais de documentos compartilhados. A estrutura da pasta com qualquer sub-pastas é retido no arquivo.

Vamos para Compartilhou comigo Em seu Google Drive. Clique com o botão direito sobre a pasta e selecione baixar.

Você também pode usar o ícone pontos triplos na barra de ferramentas para baixar a pasta.

Se você baixar um Google Doc, folha, ou Slide, ele irá baixar como um documento do Office. Todos os outros arquivos irá baixar em seu formato nativo.

4. Transferência de propriedade de ficheiros para outra pessoa

Há muitas razões para transferir a propriedade de documentos para outra pessoa. Talvez alguém está assumindo um projeto. Talvez alguém demitido você. Em uma nota melhor, você está indo em um período de férias e só quero entregar responsabilidade dos documentos compartilhados. O processo para digitalmente “entregar” os documentos e pastas do Google Drive é fácil.

Abra o Google Drive. Selecione a pasta compartilhada ou arquivo em documentos, planilhas ou slides e clique no Compartilhar ícone no canto superior direito. Quando o proprietário presuntivo não tem acesso share ... convidar digitando o endereço de e-mail no campo “Convidar pessoas”. Então Salve .

Clique avançado no canto inferior direito da caixa de compartilhamento. Clique no menu drop-down ao lado do nome da pessoa que você deseja possuir o arquivo ou pasta. selecionar É dono. Clique Feito.

Seu papel é trocado de um proprietário a um editor depois de transferir a propriedade.

Não Nota: Você não pode transferir a propriedade de um arquivo sincronizado ou enviado (como um PDF ou um arquivo de imagem).

5. Como solicitar acesso a arquivos compartilhados?

Quando você tenta acessar um arquivo através de um link compartilhado, você poderá ver uma mensagem que diz “Você precisa de permissão.”

Às vezes, os proprietários de compartilhar um link antes de terem definir as permissões. Além disso, você pode querer abrir o arquivo com um suplente Google ID. É fácil de solicitar o acesso com um único clique.

No ambiente de trabalho:

• Abrir um link para o arquivo.
• Clique Solicitar acesso.

No Android:

Com o Drive para Android app você pode solicitar o acesso com um único toque, quando o “Não é possível acessar o documento” mensagem aparece. permissão solicitante irá enviar um email para o proprietário de dentro do aplicativo. proprietários de arquivo começar imediatamente uma notificação no Android e iOS. O aplicativo móvel foi atualizado com esse recurso recentemente.

6. Procure um colaborador

Compartilhando um documento com 10 membros é fácil. Compartilhá-lo com 50 chamadas para mais de planejamento. Gerenciando arquivos compartilhados também significa rastreamento que colaborador está trabalhando em qual documento.

Vamos para Ver detalhes (Clique no ícone “I” na barra de ferramentas). Navegar na Atividade guia para ver rapidamente quais arquivos você compartilhou, recentemente.

Clique em Compartilhou comigo no menu à esquerda do Google Drive. Você obterá uma lista de todos os documentos que compartilham acesso.

Use o Poder do Google Filtros de Pesquisa. Os benefícios de produtividade não virá como uma surpresa para aqueles familiarizados com filtros do Gmail.5 filtros do Gmail para ajudar a priorizar & Organize sua caixa de entrada5 filtros do Gmail para ajudar a priorizar & Organize sua caixa de entradaO que filtros devem cada pessoa tem em seu arsenal para que sua caixa de entrada é tão ordeira como o meu? Estou aqui para ajudar você a começar na criação de seus primeiros cinco filtros, ou ...consulte Mais informação

Use a caixa de pesquisa no topo do Google Drive. Pesquisa do Google Drive também procura o corpo do documento. Você pode pesquisar as primeiras 100 páginas de documentos de texto ou PDFs baseados em texto que você enviou. Você também pode procurar por texto encontrado nas primeiras 10 páginas de todos os PDFs de imagem. Em vez de cavar através de pastas usar esse recurso poderoso para obter rapidamente para um arquivo.

Enquanto no Google Drive, pressione o chave de barra para colocar o seu direito cursor na caixa de pesquisa. Clique na pequena seta para baixo na caixa de pesquisa para revelar os filtros de pesquisa básica. Aprender alguns parâmetros manuais podem poupar tempo.

Por exemplo: Para encontrar documentos que você compartilhou com alguém uso para: [email protected].

Ajuda do Google tem a lista completa.

7. partilha Simplifique, criando grupos de contatos

Com grupos de contatos de e-mail que você não tem que definir as permissões de documentos individuais para os membros de sua equipe.

Faça o login no Google Contacts. Na barra lateral esquerda, clique em Novo grupo.

Dê-lhe um nome descritivo de acordo com o projeto da equipe. Ou qualquer outra coisa que os torna fácil de lembrar. Você pode grupos nome por permissões para torná-los fáceis de lembrar.

Por exemplo: [email protected] ou [email protected].

Preencher o Grupo Novo com os endereços de email dos membros da equipe.

Use esses grupos de contatos específicos nas configurações de arquivo ou compartilhamento de pasta.

8. ver a vista conde de um documento compartilhado

Google mantém um histórico de versão, mas não há nenhuma maneira de ver quantas vezes um documento compartilhado foi visto. Eu tenho a resposta a esta pergunta de uma discussão Stack Exchange.

Submeter sua ligação documento para o http://goo.gl serviço de encurtamento de URL e compartilhar só isso URL. Este serviço fornece informações sobre quantas vezes esse link foi clicado, o que é o mais próximo que você pode atualmente chegar a saber quantas vezes seu documento foi acessado.

Isso é útil em casos em que você pode querer compartilhar um documento publicamente e verificar a resposta. Note-se que docs públicas e arquivos de aparecer nos resultados de busca.

Algumas ideias para compartilhar publicamente:

• Enviar e compartilhar um eBook.
• Testar a resposta inicial a um produto criativo.
• Liberar uma apresentação slides para visualização pública (como SlideShare).
• Encontrar conteúdo educacional aberto.

Gorjeta: Você pode usar um simples Google Site Search para procurar documentos públicos. Por exemplo. local de palavra-chave: drive.google.com

9. Compartilhe com Slack

Slack é o novo local de trabalho ou bebedouro digital do escritório. Se você não estiver trabalhando com Slack ainda, é hora de apresentá-lo para a sua equipa. Há muitas maneiras de fazer seus serviços favoritos trabalhar com Slack. integração do Google Drive está entre os mais populares.Slack Faz Communication Group Mais rápido e mais fácilSlack Faz Communication Group Mais rápido e mais fácile-mails do grupo podem realmente matar a produtividade. É hora de colocar os clientes de email para descansar e usar serviços de colaboração, como Slack recém-lançado.consulte Mais informação

Slack permite importar arquivos do Google Drive e compartilhá-los via Slack. Todos os arquivos do Google Drive importados também são indexados pelo Slack para facilitar a busca e referência. Os arquivos não são armazenados em Slack - eles continuam a permanecer em suas pastas do Google Drive. Slack age como um canal.

Um pequeno exemplo: colar um link para um documento do Google na sala de chat Slack. Slack mostra um trecho do conteúdo do arquivo abaixo o link, uma vez que está integrado. Esta é mais útil do que apenas compartilhando links de cegos.

Slack Central de Ajuda mostra como você pode conectar seu Google Drive para Slack de duas maneiras fáceis.

10. Compartilhar Google Docs a partir do Microsoft Office

Google Drive vs Microsoft Word pode ser uma luta diária de duas suítes de escritório, mas as duas potências estão finalmente jogando bonito. Agora você pode abrir o Word, arquivos de Excel e PowerPoint armazenados no Drive, trabalhar com eles no Microsoft Office e compartilhá-los de volta através da movimentação do Google. É tudo graças a um prático plug-in que é imaginativa nomeado como - Google Drive plug-in para o Microsoft Office.Google Docs vs. Microsoft Word: O Death Match para escrever ResearchGoogle Docs vs. Microsoft Word: O Death Match para escrever Researchsoluções on-line estão se tornando a norma. Decidimos ver como Microsoft Word empilha contra o Google Docs. Qual deles vai fazer o melhor trabalho de pesquisa?consulte Mais informação

O plug-in funciona com o Microsoft Office 2007, 2010, 2013, e 2016.

Instalar o add-on e dar-lhe permissão para acessar suas pastas do Google Drive. O add-on aparece como uma guia extra na faixa de opções e como uma nova localização no ecrã Guardar.

documento do Office armazenados na unidade também são versão controlada. Você pode acompanhar as versões anteriores de um arquivo do Office, ou voltar para uma versão mais antiga. Quando você quer trabalhar em um documento do Google, ele abre no programa Google Drive apropriado em uma janela separada do navegador.

É não compartilhando Maravilhoso!

Você não pode ir sozinho na 21^st Século. Há uma série de benefícios quando você colaborar em tempo real. Há desafios também. Mas reduzir o número de aros para apenas compartilhar um pedaço de informação e as coisas boas vão acontecer.Equipe de trabalho: 10 dicas para uma colaboração eficaz em tempo real on-lineEquipe de trabalho: 10 dicas para uma colaboração eficaz em tempo real on-lineconsulte Mais informação

O vídeo escrita projeto demonstra como mais pode ser alcançado com menos quando sinergia colaborativo acontece.

Passe algum tempo com os recursos de colaboração do Google Drive. A harmonia do trabalho em equipe depende disso. Tome Google Drive para além de um sistema de armazenamento de arquivos com as muitas dicas e truques que ela oferece em todas as plataformas. Conte-nos sobre o papel do Google Drive em seu mundo conectado.

Você usá-lo ativamente para puxar uns aos outros em torno de um projeto comum? Qual é a dica que você gostaria de compartilhar que faz a gestão do Google Drive um pouco melhor para nós? Ou mesmo uma queixa de que está prendendo você?