6 Melhores práticas para a perspectiva de aumentar o seu fluxo de trabalho

Se você gastar qualquer quantidade séria de tempo usando o Outlook, você deve investigar o seu fluxo de trabalho. Você sempre pode salvar pequenos trechos de tempo, considerando a melhor forma de usar o software, seja através simplesmente de dosagem o volume de seu e-mail enviando em blocos designados, ou permanecer a par da sua caixa de entrada cada vez maior (estou sempre tão culpado não da aderindo ao último!).

E-mail é uma parte vital de comunicações modernas - fazer o trabalho ainda mais difícil para voce.Como a explosão através de seus e-mails no Microsoft OutlookComo a explosão através de seus e-mails no Microsoft OutlookNão deixe que seus e-mails monopolizar o seu dia, usar essas dicas Outlook para retomar o controle de sua caixa de entrada.consulte Mais informação

1. Categorizar

Outlook tem vários built-in funções organizacionais, mas você não precisa ir louco para ser mais eficiente. Isso pode funcionar como parte de um estratégia dual-abordagem, que é o que eu uso.

Primeiro, você precisa criar um sistema muito simples:

  • períodos de gestão de e-mail cronograma de todo o dia.
  • Chefe sua caixa de entrada, utilizando regras e pastas de ação.
  • Excluir sempre que possível, o mais rápido possível.

Cronograma

I tentar verificar e responder aos meus e-mails em dois pontos ao longo do dia. Isso não funciona para todos, mas certamente pode reduzir o tempo gasto analisando quando, quem, eo que para responder à primeira. Isolando seus tempos de e-mail funciona um pouco como um processo de arquivo de lote: tudo é tomado cuidado de uma só vez, e você não deixar nada para trás. Mais tarde durante o dia, de concluir o processo lote novamente, e ficar no topo da crista e-mail.

Regras

Em segundo lugar na seção organização categórica são as suas regras e Acção pastas. Todos nós temos pastas. Você vai tê-los para os clientes, tópicos e-mails pessoais. Talvez até mesmo algumas pastas específicas para pessoa, de modo que você não perca um e-mail de seu chefe.

Importantes para manter o fluxo da caixa de entrada para essas pastas são “regras.” Estes são pequenos se / é afirmações lógicas Outlook vai Runk periodicamente enquanto o programa está aberto, movendo-se automaticamente todos os e-mails com correspondência critérios para sua casa recém-designado.

Por exemplo, eu recebo e-mails de meus pais e irmãs, que, obviamente, usar diferentes endereços de e-mail. Em vez de mover manualmente cada email, eu criei uma regra solicitando a varredura Outlook para seus respectivos endereços de correio electrónico e, se for encontrado, será movido automaticamente para a pasta “Família”.

Outlook Criar Regra

Para criar uma regra, clique com o botão direito o e-mail e navegue até Regra. Se você receber regularmente e-mails a partir deste único endereço, e você está simplesmente movê-lo de sua caixa de entrada para uma pasta chamada separada, você pode selecionar Sempre mover para, em seguida, procure e selecione a pasta respectiva.

Outlook Criar critérios da regra

Se você tem vários critérios para a filtragem de e-mail, escolha Criar regra. A partir daqui você vai ser capaz de escolher entre várias opções, incluindo a de um remetente especificado, usando a barra de assunto, e que o e-mail é enviado para. Se você abrir o Opções avançadas, você vai ser capaz de filtrar com base em um e-mail que está sendo sinalizado, sensível, ou ação que exija, ou mesmo de palavras muito específicas utilizadas no corpo do próprio e-mail.

ação Folders

Pastas de ação formam o segundo nível de colocação e-mail, e trabalhar muito bem com volumes ligeiramente mais baixos de e-mail. Para cada pasta principal, eu criar três subpastas, denominadas Façam, Pendente, e finalizado. Quando um novo e-mail entra na pasta principal, eu responder de forma apropriada, e decidir onde ele deve então ir para:

  • Façam: Comunicação / situação em curso, nenhuma ação imediata
  • Pendente: Responderam, à espera de resposta ou ação adicional
  • concluído: Comunicação / situação acabou, e-mail aguardando exclusão ou arquivamento

2. Cores e Bandeiras

Categorização é realmente chave para a produtividade Outlook. Além de seu gerenciamento de pasta real, você pode fazer sua caixa de entrada muito mais fácil de manter, usando categorias codificadas por cores e bandeiras de acompanhamento.Atalhos de teclado 25+ do Outlook para fazer mais produtivoAtalhos de teclado 25+ do Outlook para fazer mais produtivoOutlook é um dos mais populares clientes de e-mail do desktop em uso hoje. Se você é um daqueles muitos usuários do Outlook, os seguintes atalhos de teclado tem certeza de poupar muito tempo.consulte Mais informação

Color Categorias

As categorias de cores pode ser usado para trazer definição imediato a sua caixa de entrada, mas eu gostaria de sugerir que seja relativamente fácil. Você não quer que sua caixa de entrada à procura como a estrada do arco-íris!

Note-se que categorias de cor tem um grande problema: eles são suportados por contas IMAP. Isto significa que você terá que criar um e-mail POP3 separado conta para usar, ou, em alternativa, crie uma pasta “apenas neste computador”, nenhum dos quais é o ideal.O que é POP & IMAP e Qual deles você deve usar para o seu e-mail?O que é POP & IMAP e Qual deles você deve usar para o seu e-mail?Se você já criou um cliente de e-mail ou aplicativo, você terá certamente se deparar com o POP termos e IMAP. Você se lembra de qual você escolheu e por quê? Se você não está...consulte Mais informação

categorias

Para começar o seu sistema de classificação de cor, cabeça para o Casa separador, e localizar a Tag seção. Aqui você deve ser capaz de navegar para classificar gt; todas as categorias, que abrirá uma lista atual de categorias de ativos. Agora você pode editar as cores, nomes, e teclas de atalho como você vê o ajuste.

Propriedades do arquivo de dados do Outlook POP3

Se você já tem uma conta POP3, mas não pode usar categorias de cores, pode ser que você precisa ativá-los. Localize o endereço de e-mail na barra lateral. Direito do mouse no nome da conta, e selecione Propriedades de arquivo de dados. Na parte inferior do painel de propriedades deve ser uma opção para Actualiza para o Color Categorias.

Dependendo do tamanho da sua caixa de entrada existente, isso pode levar algum tempo, mas uma vez concluído, você terá acesso a toda a gama de categorias de cor.

Outlook Ativar cores Categorização

Se você está desesperado para categorias de cor usando uma conta IMAP, você pode usar um Sistema automático de Formatação para alterar as cores de mensagens recebidas e fontes com base em suas remetente, assunto e destinatário, e vamos explorar isso com mais detalhes em um artigo de acompanhamento.

Bandeiras

Bandeiras agir como um sistema de prioridade. Como seus e-mails chegam, você pode atribuir-lhes um nível de prioridade, adicionando-os automaticamente para uma lista dinâmica de tarefas que você curador enquanto você trabalha. Prioridades variar desde Hoje através de Sem Data, com uma opção para Personalizadas… bandeiras. Você também pode usar Adicionar Reminder para definir uma notificação cronometrada.

Outlook 2013 Marcar Flags completa

Acesse a lista dinâmica clicando Acompanhamento no Cardápio aba. Você pode procurar por todas as bandeiras, apenas certos níveis de prioridade.

3. Configuração Parts rápido, utilize o Scheduler

Estas duas características são, por vezes o mais esquecido, mas pode remover alguns dos momentos mais tediosos de suas comunicações de e-mail.

Partes rápidas

Se você regularmente reutilizar frases-tipo que fazem os dedos chorar com a sua repetição, isso vai lhe poupar sua mente se deteriore mais.O que é a expansão do texto & Como pode ajudá-lo a economizar tempo?O que é a expansão do texto & Como pode ajudá-lo a economizar tempo?Se você poderia salvar-se ainda uma pequena fração do tempo que você gasta digitação, você pode economizar horas de seu tempo a cada semana. É exatamente isso que a expansão do texto é para.consulte Mais informação

Outlook Add To QuickPart Gallery

Salve suas frases cansado como uma parte rápida, destacando o texto dentro da janela do compositor, mudar para o Inserir guia, clique no Partes rápidas menu suspenso, e selecione Salvar a seleção para a galeria de Partes Rápidas.

Outlook Criar Parte rápida Building Block

No futuro, quando você começar a digitar a frase, ele irá pop-up como uma sugestão auto-completar. Agora você só tem que ler o danado novamente. E de novo. E de novo.

Outlook Autocomplete Frase

Agendador

O programador é outro excelente recurso, e devo admitir que eu só agora começou a usar. Eu percebi o quão útil esta foi durante um surto de doença da criança. Percebendo que eu não estaria em casa para enviar alguns e-mails específicos de trabalho devido em uma determinada data, criei o e-mail, anexado os arquivos relevantes, e programado a data necessária para.Como manchar um anexo de e-mail perigososComo manchar um anexo de e-mail perigososE-mails podem ser perigosos. Lendo o conteúdo de um e-mail deve ser seguro se você tem os patches de segurança mais recentes, mas os anexos de e-mail pode ser prejudicial. Olhe para os sinais de alerta comuns.consulte Mais informação

Escreva seu e-mail, em seguida, mudar para o opções aba. Clique Atraso na entrega. Sob Opções de entrega, Verifica Não entregar antes, e digite suas necessidades, seguido por Fechar.

Outlook Delay Scheduler Entrega Email

Agora, se você estiver usando um servidor Exchange, você pode ir em frente e feche o Outlook. No entanto, se você estiver usando uma conta IMAP ou POP, Outlook deve permanecer em execução até que o tempo da programação de e-mail está satisfeita.

Outlook Scheduler Email

4. Crie uma pasta de pesquisa

Em vez de constantemente digitando a mesma pesquisa usando a barra de pesquisa do Outlook, você pode criar uma pasta de pesquisa. Você pode especificar a pasta de pesquisa para procurar uma variedade de critérios usando um dos modelos do Outlook, ou criar uma pesquisa personalizada para atender às suas necessidades.

Outlook New Custom Search Pasta

Dirija-se ao Pasta guia e sob Novo selecionar Nova Pasta de Pesquisa. Isto irá abrir Novo painel de critérios de Pesquisa de Pasta. O Outlook modelos tarefas regulares completas, como mover e-mail Marcado, ou e-mail de pessoas específicas, mas se você quiser mais controle, a pasta de pesquisa personalizada fornece uma vasta gama de opções detalhadas de personalização.

Critérios Outlook Pesquisa pasta personalizada

5. Faça seu Inbox sua própria

Tão surpreendente como e-mail é, pode ser uma distração indubitável. Especialmente em grandes organizações, os indivíduos podem acabar sendo incluído em cadeias e-mail longas, embora o assunto não tem nada a ver com eles.Como Lembre-se um e-mail no Outlook Depois que você enviouComo Lembre-se um e-mail no Outlook Depois que você enviouAlguma vez você clique em enviar e se arrepender momentos mais tarde? Nós temos tudo estado lá, desejando que pudesse desfazer enviar. Nós mostramos-lhe como chamar um e-mail no Outlook ou atrasar o envio no Gmail.consulte Mais informação

Se isso acontecer com você, você pode usar regras personalizadas para filtrar qualquer e-mail que não inclua você como um remetente direto para uma pasta separada para inspeção posterior. No Cardápio guia, selecione Regras, Criar regra, Seguido por Opções avançadas. Coloque uma verificação ao lado onde meu nome é na caixa Cc e selecione Avançar. Coloque uma verificação ao lado movê-lo para a pasta especificada, e, em seguida, clique no link para definir uma pasta.

Outlook regra personalizada Para Caixa de entrada CC

Mudar o filtro Nível Junk E-mail

perspectiva tem seu próprio filtro de spam, obrigado Senhor. Mas não sempre pegar algum do lixo muito óbvio que vem através de nossas caixas de entrada, e lidar com esse lixo literalmente tira minutos de nossas vidas. Por padrão, o Filtro de Lixo Eletrônico está ligado, mas ajustado para baixo.Você está spamming seus E-mail Contatos? Como Descobrir & Corrigir o problemaVocê está spamming seus E-mail Contatos? Como Descobrir & Corrigir o problemaSpam é irritante, mas o que acontece quando a sua conta de e-mail é o de enviá-lo? Saiba como reconhecer os sinais e neutralizar o problema.consulte Mais informação

Outlook Opções Junk E-mail

Mudar o nível de proteção de lixo eletrônico, cabeça para o Enviar guia, onde você encontrará o Excluir opções. selecionar Lixo, Seguido por Opções de lixo eletrônico. Agora você pode selecionar o nível de filtragem que você sente é apropriado para a sua caixa de entrada, com base numa conta-a-conta, se necessário.

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Outlook Opções de filtro de lixo eletrônico

Como observado no Outlook, definir o filtro de lixo eletrônico para Alto pode resultar em algum do seu correio normal sendo syphoned de sua caixa de entrada, por isso certifique-se de verificar regularmente o seu Junk Mail!

Outlook Caixa de Lixo Eletrônico

Se movê-los não é suficiente, há uma opção para Excluir permanentemente suspeita de lixo eletrônico em vez de mover para a pasta de lixo eletrônico caixa de seleção. Por favor, note que, quando usado com uma Alto nível de filtro de qualquer e-mails legítimos acidentalmente movido para essa pasta será irrecuperável.

6. Criar Backups

Outlook contém mais dados do que geralmente pensamos. Provavelmente, você tem vários e-mails importantes à espreita em sua conta em algum lugar que você manter significado para backup para um local seguro, mas não bastante conseguiu, ainda. Bem, eu digo a você faça isso agora!Backup de seus e-mails do Microsoft Outlook Made SimpleBackup de seus e-mails do Microsoft Outlook Made SimpleFazer o backup de e-mails antigos pode parecer complicado, mas não tem que ser, especialmente se você estiver usando o Microsoft Outlook. Nós mostrar como é simples o processo de arquivamento e armazenamento de e-mails pode ser.consulte Mais informação

Conta Export Outlook

Exportação é extremamente fácil no Outlook. Selecione a conta que deseja fazer o backup e de cabeça para Arquivo gt; Aberto & Exportar gt; Import / Export. selecionar Exportar para um arquivo, Seguido por Arquivo de Dados do Outlook (.pst). Em seguida, você selecione qual pasta (s) que você gostaria de fazer o backup, ou você pode fazer backup de toda a raiz do diretório de e-mail. Finalmente, escolha onde deseja salvar o backup. Use as opções avançadas se só deseja fazer o backup aspectos específicos da sua conta.

A melhor prática de todos

A melhor prática de tudo está a fazer todos os itens acima (ou não, ao que parece)! Algumas das práticas aqui irá atender alguns leitores, outros não, mas gestão e manutenção uma caixa de entrada eficiente, livre de estresse pode ajudá-lo em direção a um dia livre de distrações.4 dicas Produtividade Popular que devem ser ignorados4 dicas Produtividade Popular que devem ser ignoradosAlgumas das idéias de produtividade vendidos para nós às vezes são infundadas, e muitas vezes confundido. Vamos desmascarar alguns desses mitos de produtividade, mostrando que o oposto pode muito provavelmente ser verdade.consulte Mais informação

Certifique-se de voltar para verificar o nosso artigo sobre automática e formatação condicional para sua caixa de entrada do Outlook!

Você tem as melhores práticas para compartilhar? Como você mantém sua caixa de entrada como automatizado e eficiente possível? Deixe-nos saber abaixo!


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