7 Dicas de eficiência e-mail para obter mais e-mail, mais rápido

Vida gira em torno da comunicação e, literalmente, nada é feito sem ele. E-mail é uma ferramenta de comunicação destinada a facilitar a sua vida. Em vez de ter que digitar uma letra ou tentar pegar alguém no telefone ou em pessoa, você pode rapidamente digitar algumas linhas e ser sobre ele.

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Mas e-mail também pode ser um dissipador de tempo significativo. Isso normalmente acontece quando ele é usado de forma errada. Muitas pessoas lhe enviar e-mails que você não precisa, com linhas de assunto que não refletem o conteúdo, e em mais palavras do que o necessário. Mas também pode ser sua própria culpa, por exemplo, se você não processar e-mails direita ou abusar de sua caixa de entrada como uma lista de tarefas ou leitura. Fato é, você pode obter através de seus e-mails mais rápido, melhorando seus hábitos e rigorosamente adotando algumas dicas importantes de eficiência e-mail.

Horário mail Tempo

Se você teme que tende a seus e-mails ou se você regularmente gastar tempo demais limpar sua caixa de entrada, tente cometer a uma programação. Algumas pessoas recomendam fazer e-mails para um período de tempo duas vezes por dia. tempo de agendamento é inteligente, porque ele cria a estrutura de tempo e espaço da mente para se concentrar em obter a tarefa feita. Além disso, você vai descobrir quanto tempo você realmente passar com e-mails.

Verificar e-mails apenas duas vezes por dia não funcionar para todos. Se você precisa para ficar no topo das coisas e verificar seus e-mails várias vezes ao longo do dia, dar-se a poucos minutos a cada hora, além de verificação e processamento de e-mails de manhã e à noite. Esses sprints e-mail curtas são uma oportunidade para responder a e-mails urgentes ou responder a um e-mail que você primeiro necessário para buscar informações para.

A ideia é ...

• criar um limite de tempo programando o tempo de e-mail,
• tem a ambição de permanecer dentro desse limite,
• tornar-se mais rápido, e
• gradualmente liberar tempo em sua programação.

Essa mentalidade ajuda a se concentrar e se tornar mais eficiente. Combine isso com todas as outras dicas de eficiência e-mail neste artigo e em breve você vai acelerar através de seus e-mails como nunca antes.

Processar cada e-mail abrir

Cada e-mail que você abrir requer que você agir de uma forma ou de outra. Fazendo desta vez salva imediatamente, porque você não terá que lidar com isso e-mail novamente. Você também vai limpar sua caixa de entrada, pelo menos uma vez por dia, o que é um sentimento libertador.

Para cada e-mail que você abrir, agir imediatamente, se possível, ou agendar uma tarefa, se necessário, em seguida, arquivar ou excluir o e-mail. Agindo imediatamente pode significar que você responder rapidamente, fazer uma breve chamada de telefone, datas de transferência ao seu calendário, adicionar tarefas à sua lista de tarefas, e-mails de arquivo ou qualquer conteúdo para ler mais tarde. Sempre que você não é capaz de responder ou agir imediatamente, elaborar uma resposta e agendar uma tarefa para lidar com o que é que você precisa fazer. Em qualquer caso, obter todos os e-mails de sua caixa de entrada.

Note-se que no Gmail, cada e-mail tem um URL exclusivo. Agora, não usar isso para marcar seus e-mails! Em vez disso, adicionar o link para a respectiva tarefa na sua lista Para Fazer ou entrada de calendário. É muito melhor do que manter o controle desses e-mails em sua caixa de entrada.Será que você sabe que pode Mensagens Bookmark específica do Gmail? Aqui é como & Por quêSerá que você sabe que pode Mensagens Bookmark específica do Gmail? Aqui é como & Por quêMuitos casos foram feitos para isso Gmail é um cliente de webmail engenhosa. Agora mesmo que é quase trivial para encontrar e-mails no Gmail, sabendo que você pode encontrá-los não significa que você vai ...consulte Mais informação

Para aproveitar ao máximo o seu tempo ...

• agir em cada e-mail que você abrir,
• transferir tarefas e as datas para a sua lista de tarefas ou calendário e
• adicionar URLs e-mail para referência,
• responder imediatamente, se possível,
• elaborar uma resposta, se necessário,
• arquivar ou excluir cada e-mail que você abriu e,
• pasta Rascunhos processo e lista de tarefas uma vez por dia.

Filtro & E-mails de etiqueta

Muitas pessoas guardam e-mails em sua caixa de entrada, porque eles não sabem de uma melhor maneira de manter o controle delas. Ela contribui para a desordem e com o tempo, na verdade, faz com que seja mais difícil de encontrar coisas. No Gmail, você pode facilmente encontrar qualquer e-mail usando o poderoso recurso de pesquisa. Alternativamente, você pode rotular e-mails para encontrá-los rapidamente se você deve mantê-los em sua caixa de entrada ou classificá-los em pastas para recuperá-los mais tarde.5 Gmail Pesquisa Avançada Operadores Você Deve Saber5 Gmail Pesquisa Avançada Operadores Você Deve SaberGmail é um cliente de webmail engenhosa com muitas características impressionantes. Sendo um serviço do Google, um dos seus pontos fortes, obviamente, é Search. E este é exatamente como o Google revolucionou e-mail. No Gmail você realmente não tem ...consulte Mais informação

Ao invés de classificar manualmente e-mails, você pode configurar filtros para automaticamente e-mails de processo você recebe regularmente, incluindo notificações, assinaturas, digere, mas também e-mails de pessoas específicas. Em vez de criar um novo filtro para cada fonte individual, criar um alias de email para os tipos de e-mails (por exemplo, notificações fórum ou assinaturas de boletins informativos) e e-mails de filtro com base em qual endereço de e-mail são enviados para. Ao dirigir os e-mails para sua própria pasta dedicada, eles nunca vão entupir sua caixa de entrada, você não vai perder tempo processando-os, e você ainda pode lê-los sempre que tiver tempo.

A melhor maneira de gerenciar seus e-mails é ...

• aprender a pesquisar o seu e-mail,
• rótulo e
• e-mails de classificação,
• de preferência com filtros automatizados sempre que possível, e
• torná-los ignorar sua caixa de entrada se você nunca precisa lidar com eles imediatamente.

Reduzir Incoming Email

Como você começar a limpar sua caixa de entrada em uma base diária, você vai notar que os e-mails que você não precisa. Em vez de configurar filtros para e-mails que você realmente não quer receber ou nunca terá tempo para ler, ato. Isso pode significar que você cancele a inscrição de um boletim informativo que você nunca ler, contar a um amigo para não transmitir-lhe desenhos animados mais, ou pedir a um colega para única CC-lo em e-mails importantes.

Em, endereço e-mails desnecessários curtas, Baixa rigorosamente, e filtrar para o lixo, se necessário.

Dar o exemplo: Mantenha o seu próprio e-mails Limpar & Breve

Leva tempo para compor um e-mail elaborado. E isso leva tempo para ler e processá-lo. Salve-se e os outros tempo e aprender a manter seus e-mails clara e breve.

Isso começa com uma boa linha de assunto. Certifique-se que reflete claramente o conteúdo do seu e-mail. Isto torna-se mais fácil se ater a um único assunto por e-mail. Finalmente, manter a sua breve e-mail. Eu não recomendaria uma política de frase, mas e-mails de trabalho diário deve ser breve. Fazer o pensamento e extrair a essência do que você quer se comunicar antes de enviar.

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Seus destinatários vão adorar seus e-mails se eles contêm ...

• uma linha de assunto clara,
• um assunto por e-mail,
• ideias-chave expressou claramente em
• não mais do que 1-5 frases.

Use respostas enlatadas

Se você receber um monte de e-mails que mais ou menos requerem uma ea mesma resposta, criar um modelo e criar uma resposta pronta. Isso pode economizar muito tempo e é muito fácil de fazer com o Gmail. Temos dedicado um artigo inteiro sobre como email Faster & Melhor com respostas enlatadas.email Faster & Melhor com respostas enlatadasemail Faster & Melhor com respostas enlatadasNão tem tempo para cozinhar o almoço? Não tem problema, pegue uma lata. Precisa de alguma comida de camping que não vai mal? Fácil, conseguir alguma comida enlatada. Cansado de digitar as mesmas respostas de e-mail? Experimente e-mails enlatados! Pensar...consulte Mais informação

Utilizar atalhos de teclado

A maioria dos programas de e-mail oferecem atalhos de teclado. Gmail por exemplo, tem atalhos para responder (a), excluir (SHIFT + 3), ou arquivar um e-mail (a). Reunimos um resumo PDF de Atalhos do Gmail úteis aqui. Note que você pode ter que ativar os atalhos de teclado. Gaste alguns minutos para aprender os atalhos de teclado para o seu cliente de e-mail de escolha, e você irá processar seus e-mails muito mais rápido a cada dia.

Aqui estão alguns mais dicas de eficiência e-mail para ajudá-lo a usar e-mail de forma mais eficaz.10 dicas para ajudar você e-mail mais eficiente 10 dicas para ajudar você e-mail mais eficiente O melhor conselho que já ouviu falar sobre e-mail e e-mail produtividade é - não responder e-mails primeira coisa na parte da manhã. É um pouco paradoxal, mas é verdade que o email e produtividade estão em desacordo ...consulte Mais informação

Conclusão

E-mail é uma ferramenta de comunicação que deve servir, não controla sua vida. Seja claro o que você quer alcançar com esta ferramenta de comunicação, como você quer gastar o seu tempo, e automatizar ou eliminar qualquer coisa que fica entre você e processar o seu e-mail rapidamente. Se bem feito, limpando sua caixa de entrada não precisa ter um monte de tempo. E uma vez que você tem uma boa rotina, você não vai se preocupar em não verificar seus e-mails por algumas horas ou um dia como você fazer um trabalho mais importante. Você saberá sua rotina vai deixar você arado através de uma caixa de entrada inundada em nenhum momento.

Video: como aprender a ler mais rápido

Você tem alguma dica de processamento de e-mail que eu perdi?