Como criar o último sistema de gerenciamento de tempo perfeita que você nunca vai usar

J.R.R. Tolkien escreveu uma vez, através do personagem de Gandalf, “Tudo o que temos que decidir é o que fazer com o tempo que nos é dado.” Se você quer saber o segredo para criar sistema de gerenciamento de tempo perfeito do mundo, então você precisa ouvir Gandalf.

Meu próprio caminho pessoal para o sistema de gestão momento perfeito foi longa, e está repleta de carcaças de tentativas anteriores. Eles dizem que o caminho para o inferno está pavimentado com boas intenções. Bem, vamos apenas dizer que eu sempre começou a utilizar cada novo sistema com muito boas intenções.

eu tentei Gqueues, Todoist, Tarefas do Google e todos os truques de gerenciamento de vida entre. Se você é como eu, você provavelmente feito o mesmo. É uma busca constante por mais organização com menos trabalho. Uma maneira de criar mais tempo em sua agenda, para realizar tudo o que você sonha para realizar, sem perder o sono.Tome Gestão de Tarefas Google e programação a um nível novo inteiro com GQueuesTome Gestão de Tarefas Google e programação a um nível novo inteiro com GQueuesO Google Tasks não funcionar se você quiser ir além da gestão do tempo de hoje para o planejamento visionário de amanhã. Este é o lugar onde GQueues passos até a placa.consulte Mais informação

Qual é o sistema de gerenciamento de tempo perfeito?

Se você é como eu, você provavelmente sente que tem um sistema que é por pouco o que você precisa, mas não completamente. Há quase sempre algo que falta.

O sistema de gerenciamento de tempo ideal deve ter as seguintes qualidades.

• Permite um “lugar tranqüilo” para contemplar seus objetivos de vida e sonhos
• Fornece integração perfeita de tarefas relacionadas com seus objetivos
• Permite organizar e planejar suas responsabilidades diárias e semanais facilmente
• Ajuda a evitar esquecer tarefas importantes
• É compacto e simples, mas eficiente e com tudo incluído

Essa última é como pedir para a lua, não é? É a necessidade de simplicidade combinado com a exigência de que seja tudo incluído que faz encontrar o sistema perfeito tão impossível.

Criar uma linha de montagem Gestão do Tempo

O sistema de gestão do tempo ideal deve operar como uma linha de montagem eficiente. Você tem o trabalho de entrada (tarefas), e aqueles precisa ser organizado e planejado, e depois integrado no seu calendário. Esse processo é algo como isto:

O problema com a maioria das tentativas de usar um único app como gTasks ou qualquer coisa do tipo é que esses aplicativos são especializados para lidar com uma ou duas partes deste processo muito bem.Use gTasks sincronizar suas tarefas com o Google [Android]Use gTasks sincronizar suas tarefas com o Google [Android]Estes dias, há um milhão e uma grande maneiras de gerenciar uma lista de tarefas on-line e através de aplicativos móveis. Dito isto, muitas vezes há ainda algumas pessoas que ainda não estão usando um dos ...consulte Mais informação

ferramentas de monitoramento de tempo ou utilizando o técnica Pomodoro fazer você procrastinar menos por gerir a sua agenda semanal, mas não ajudá-lo a organizar suas tarefas.

Não foi até Justin me mostrou sua técnica com o uso de LEGOS como um método de gestão de tempo que eu comecei a ficar um pressentimento de algo que pode funcionar melhor para mim. Isto levou a que eu pensei que se tornaria meu sistema melhor e última gestão do tempo de todos os tempos, usando Trello.Como usar LEGOs gerenciar melhor o seu tempoComo usar LEGOs gerenciar melhor o seu tempoEu acho que eu encontrei a ferramenta de produtividade final: LEGOs. Não deixe! Deixe-me explicar.consulte Mais informação

Juntando as peças

No entanto, Trello ainda não era um lugar fácil para planejar objetivos de vida, e gerenciamento de tarefas de um passo do cronograma para a próxima era muito desajeitado.

Por estas razões, eu finalmente decidiu tomar todas as lições que eu aprendi com os sistemas do passado que eu testei, e combinar tudo em um único sistema de gestão, automatizado tempo que faz tudo.

1º - Criar a sua folha de Mestre Gestão do Tempo

O fluxo de trabalho que eu roubei de Justin e usado no sistema Trello funciona bem. Basicamente, você começa de um lado com todas as suas novas tarefas de entrada que você precisa para se ajustar de alguma forma em sua programação. Então, à esquerda do que, você tem uma lista de todas as tarefas que deseja completar este mês. À esquerda do que, esta semana.

Este sistema funcionou para mim por cerca de quatro ou cinco meses. Eu comecei a esquecer as coisas que estavam em algumas das listas. Eles não se mudou para “hoje” e, em seguida, acabou enterrado. O sistema começou a me falhar.

Então aqui está o que eu fiz. Você primeiro precisa criar uma planilha do Google, e criar quatro folhas.

Neste caso, você começa à esquerda e criar um Entrada Folha. Isto irá listar todas as tarefas recebidas de seus vários outros sistemas.

À direita deste, você cria um Exigências mensais Folha. À direita do que criar um Exigências semanais Folha. À direita do que criar o seu Horário semanal Folha.

Nós vamos chegar a formatação dessas folhas individuais em um momento. Mas, primeiro, criar um calendário semanal no Horário semanal folha através da criação de uma linha de dias da semana e uma coluna de meia em meia hora durante um dia inteiro.

Agora que você tem a sua programação semanal pronto para uso, é hora de começar as tarefas de introduzir em seu novo sistema de gerenciamento de tempo!

No folha de entrada, criar cabeçalhos Tarefa, Projeto, data adicionada, Rótulo, Prioridade, Ligação, programado, e Feito.

Esses campos serão todos fazem sentido em um momento em que começar a alimentar a sua folha “Incoming” com feeds automatizadas.

2 - Criar e automatizar a sua vida Metas

O primeiro desses alimentos serão seus objetivos de vida.

A única lição mais importante que aprendi é que quando se trata de grandes objetivos, você precisa de um espaço que é limpa e destina-se apenas para uma finalidade - contemplando sobre as coisas que são mais importantes para você.

De todos os aplicativos de gerenciamento de tempo que eu já tentaram, este é um propósito para o qual Todoist é perfeito.

É limpo e simples. Você cria esses objetivos de vida grandes à esquerda, e em seguida, no lado direito, você quebrar essas realmente grandes objetivos em sub-metas que você estará trabalhando em direção a toda a sua vida.

Por exemplo, um dos meus objetivos de vida é ter uma família feliz. Alguns sub-objetivos deste seria “Fornecer uma infância positivo” para os meus filhos, ou para “Seja um Devoted & Marido cuidar”. Nessas sub-objetivos, são onde mais detalhes ir. Por exemplo, a construção de um quarto para minha filha certamente dar-lhe uma experiência mais positiva infância.

Agora, esta é uma litigável tarefa. O que você quer fazer é criar rótulos para essas tarefas acionáveis, para que Todoist automaticamente envia-los para o seu mestre Sistema de Gestão do Tempo.

Você vai precisar usar Todoist Premium para ter acesso aos rótulos (é barato e vale a pena!)

Em Todoist, basta clicar em etiquetas na barra de navegação à esquerda e clique no Adicionar Rótulo botão.

No exemplo acima, para a construção de uma tarefa quarto, depois de criar um rótulo happy_family, acrescentei “@happy_family” para a tarefa em si, a rotulá-la.

Por que esses rótulos ajudá-lo? Porque agora você pode usar IFTTT de detectar essas tarefas marcadas, e inserir as tarefas em seu novo Entrada folha em planilhas do Google.

Em IFTTT, basta escolher o gatilho Todoist e selecione Nova tarefa criada com etiqueta.

Video: Incrível software para gerenciar seu tempo e da sua equipe

Em seguida, você pode escolher a partir de uma lista suspensa dos rótulos criados, bem como o projeto onde você usou o rótulo.

Finalmente, defina a ação para o Google Drive, selecione Adicionar linha à planilha, e digite o nome correto do seu planilha do Google em que você criou a folha de “entrada”.

Observe os campos em que a saída? Esses são os mesmos campos que você acabou de criar na planilha.

Então, agora, a qualquer momento você criar uma tarefa relacionada à Meta Life in Todoist e aplicar uma das etiquetas que você criou IFTTT gatilhos para, essa tarefa será automaticamente carregados na planilha de entrada.

Pense nisso. Agora, você pode sentar, limpar sua mente, e apenas planejar seus objetivos de vida. Sem preocupações sobre como planejar o que você precisa fazer para alcançá-los - apenas debater e tarefas de etiquetas que você precisa realizar para chegar lá. Deixe a automação de cuidar do resto.

3 - Automatize suas demandas urgentes

Naturalmente, a sua vida é mais do que apenas seus objetivos de vida. Vamos enfrentá-lo, demandas diárias, telefonemas e e-mails todos bombardeá-lo constantemente com novas demandas e novas tarefas. Você precisa encontrar uma maneira de lidar com essas exigências também.

A resposta para isso também é automatizar um feed “de entrada” da sua conta de e-mail. Não se preocupe, isso é realmente fácil. Basta criar um gatilho IFTTT para cada vez que você Estrela um e-mail na sua caixa de entrada.

Video: Gerenciamento do Tempo do Projeto

Em seguida, crie a mesma ação que você fez antes - Adicionar linha à planilha. Certifique-se de digitar o mesmo nome de planilha corretamente. Você também vai precisar para personalizar a linha formatado modo que ela exiba os campos necessários para a tabela de entrada que você criou.

O importante é apenas para garantir que o tema das linhas de e-mail com o campo “Task” na sua planilha.

Agora, cada vez que você estrelar um e-mail na sua caixa de entrada, que a linha de assunto do email é adicionado à sua planilha como outra tarefa recebida.

A beleza disto é que, como você está a digitalizar e-mails e você mancha um e-mail que requer o seu tempo, ele precisa se tornar uma tarefa agendada em seu fluxo de trabalho. Não desperdice seu tempo tentando realizar a tarefa imediatamente. Apenas estrelar-lo e seguir em frente.

Agora que você tem seus objetivos de vida e seus e-mails diários todos os automatizado para encher a tarefas de entrada fila de seu novo sistema de gestão de tempo, é hora de começar a organizar o fluxo de trabalho do sistema.

4 - Organize seu tempo Workflow Management

Agora vem a parte divertida. Se você já usou Todoist para planejar seus objetivos de longo prazo, e você foi estrelado por coisas importantes em seus e-mails, você verá um monte de novas tarefas chegaram na folha!

Lembre o programado e Feito campos que você criou? Bem, aqueles eram extras que não será preenchido pela automação. Isto é porque como você seleciona o nome de cada tarefa e movê-los para o Este mês ou Esta semana folhas, você precisa fazer uma nota que você tenha programado essa tarefa. Quando você completar a tarefa, você pode marcá-lo como feito utilizando o campo Concluído.

Uma vez que uma tarefa é agendada, ele existe na folha de Mês ou Semana. A idéia é que em uma base mensal, você deve mover todas as tarefas de entrada que você acha que você pode realizar este mês no Este mês Folha.

o Este mês e Esta semana folhas devem ter os seguintes campos: Tarefa, Para quem?, Freqüência, Repetir e Objetivo de vida.

Como você se move um nome de tarefa de entrada para Este mês, o tempo necessário para preencher esses campos. Who (o cliente ou pessoa) é a tarefa? É uma tarefa que você precisa repetir a cada mês? É de um de seus objetivos de vida?

Mais importante ainda, definir quando a tarefa precisa ser concluída até. Classificando por este campo irá ajudá-lo a priorizar quais tarefas a realizar quando você está planejando a sua semana.

Lembre-se, fazer isso a cada mês. Além disso, ter tempo no início da semana para mover as tarefas do Este mês folha ao idêntico Esta semana Folha. Ou, nos casos em que a tarefa Repete-se mensalmente, você pode simplesmente adicionar a tarefa diretamente ao seu calendário semanal e atualizar o campo “Next Devido”.

Esta é a beleza deste sistema. Ele pode ajudar você a gerenciar tudo - tarefas relacionadas com esses objetivos de vida importantes, tarefas mundanas diárias que saem de e-mails, tarefas semanais e mensais que você precisa para realizar não importa o que, em seguida, as tarefas importantes que você adiciona à Entrada folha de si mesmo.

Como as tarefas são processadas e fluxo de guia para guia, eles são datadas e priorizados, e então você vai, finalmente, adicioná-lo à sua agenda para a próxima semana. Esta é a agenda na última guia, que você criou no início deste artigo. Este utiliza o estratégia de bloqueio de tempo que Rob escreveu recentemente sobre - que funciona muito bem.Tempo de bloqueio - A arma secreta para melhor focoTempo de bloqueio - A arma secreta para melhor focoVocê está procurando uma maneira mais eficiente para organizar seus dias de trabalho? Tente tempo de bloqueio. Essa tática gestão do tempo pode ajudar a mantê-lo na pista, mantendo distrações, procrastinação, e multitarefa improdutiva na baía.consulte Mais informação

Você pode considerar a cor de codificação essas tarefas como você adicioná-los à sua programação para a semana. Talvez, criar um código de cor para cada cliente diferente ou usar cores diferentes para indicar diferentes projectos ou prioridades.

A chave com este sistema é que ele é capaz de lidar com tudo, de sua vida de planejamento e Estabelecimento de metas, para os projetos que você está trabalhando agora.5 erros fundamental para evitar ao estabelecer metas5 erros fundamental para evitar ao estabelecer metasO estabelecimento de metas é uma ótima maneira de reduzir a procrastinação e aumentar a produtividade. Se você não tem metas, você não tem direção. Sem direção, é fácil para você se sentir perdido e confuso. Felizmente,...consulte Mais informação

Eles são, então, programado para ser realizado no segundo e terceiros separadores, e, finalmente, agendado e realizado na última guia. Contanto que você for disciplinado o suficiente para sentar e usar este sistema para planejar seu próximo mês e semana, vai aumentar a sua produtividade muitas vezes.

ter encontrado o seu sistema de gerenciamento de tempo ideal ainda? Será que este olhar como ele pode trabalhar para você? Compartilhe suas próprias experiências de gestão do tempo e sugestões na seção de comentários abaixo!