Aqui está a solução de triagem de e-mail mais decisivo que você vai precisar

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Se você usa o Gmail, Outlook, Google Caixa de entrada, Yahoo Mail ou qualquer outra coisa, o email é email e, mais cedo ou mais tarde, a sua caixa de entrada está inundada. Mas um sistema de classificação simples vai garantir que você nunca se sentir que ficou fora de mão e estão sempre no topo de suas mensagens.

Já tentou aplicar To-Do List truques para sua caixa de entrada de e-mail? Eu fiz. Mais frequentemente do que não, eles não funcionam. O que não conseguimos entender sobre a diferença entre e-mail e listas de afazeres é que as tarefas exigem apenas uma ação de você, enquanto e-mails são cerca de comunicar com as pessoas.

Mas modificando um sistema de produtividade popular é a resposta para domar a enxurrada constante de e-mails. matriz do presidente americano Dwight Eisenhower para resolver tarefas é maravilhosamente eficaz na triagem e-mails também, se você ajustá-lo direito.

Modificada Eisenhower Matrix para Emails

A Matrix Eisenhower é como ele ordenados sua lista de afazeres em quatro quadrantes, que o ajudaram a descobrir o que tarefa ele deve fazer em seguida. A matriz básica se parece com isso, e nós vamos manter isso intacta:

Você vai classificar cada e-mail em um desses quatro quadrantes. Os quadrantes vão ditar o que você faz com que o e-mail e quando você agir sobre ela. Esqueça de “zero inbox”, nós apenas estamos indo para se concentrar em fazer as coisas.

É melhor combinar a matriz com pastas no Outlook ou utilize etiquetas do Gmail para domar sua caixa de entrada. Assim, cada quadrante terá o seu próprio nome de etiqueta / pasta e talvez sua própria cor também.Redescubra etiquetas do Gmail e, finalmente, Tame sua caixa de entradaRedescubra etiquetas do Gmail e, finalmente, Tame sua caixa de entradaHá uma abundância de truques para lidar com a sobrecarga de e-mail, mas há um bem debaixo do seu nariz que você pode não estar usando: boas etiquetas do Gmail idade.consulte Mais informação

Faça o que fizer, não altere o nome desses quadrantes. Então suas pastas ou etiquetas terá apenas estas quatro categorias:

• Importante e urgente
• Importante (não urgente)
• Urgente (Não Importante)
• Não Importante Nem Urgente

O que é “urgente”?

É fácil identificar o “importante” é - é uma chamada subjetiva que pode levar facilmente, dependendo de nossas prioridades. Mas “urgente” coloca-se uma imagem de um cálculo baseado no tempo, e que lança as pessoas.

Relaxe, não entre em pânico. “Urgente” aqui vai significar o que quer que você o quer significar. Se você tem um dia agitado, sem um único momento de sobra, em seguida, “Urgente” assume um novo significado. Se você tiver um dia cheio de reuniões, em seguida, “Urgente” assume outro significado. Que seja flexible- na verdade, é importante que ele é flexível.

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Vários especialistas de produtividade realmente gostaria de colocar um limite de tempo para a coluna “urgente” da Matriz Eisenhower, mas não é apenas viável, uma vez que as necessidades com base no tempo de vida e trabalho continuam mudando.

Não há fórmula mágica ou definir limite de tempo para definir “Urgente”. Você sabe que quando você vê-lo. Não é uma palavra difícil de entender, por isso não overthink.

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Keep It Simple, não têm “Regras de Quadrante”

Você será tentado a associar uma ação com o seu quadrante. Por exemplo, de Tutum Bryan Lee usa o sistema e colocou uma ação específica para cada quadrante, como “Decidir quando fazê-lo” para “importante, mas não urgente”, e “delegar” para “Urgente mas não é importante”.

Resistir a isso. Há dois problemas com isso.

Em primeiro lugar, essas “regras de ação” acabar polarização como você marcar um email. Se você sabe que tem que agir em um e-mail agora, mas não tem tempo para fazê-lo, você vai encontrar o seu cérebro enganar você para classificá-lo de forma errada.

Em segundo lugar, um quadrante nem sempre tem a mesma ação. Delegar uma tarefa nem sempre vai ser uma opção. “Não urgente nem importante” não significa que você tem que excluí-lo, você ainda pode precisar de que e-mail mais tarde.

Em vez disso, a confiança na matriz e confiança de Eisenhower em sua própria capacidade de fazer as coisas. Um, over-específico sistema de produtividade complicada é aquela que você vai acabar com o dumping a regra produtividade de três greve. Os nomes desses quadrantes realmente dar-lhe uma boa idéia do que um e-mail é tudo, e você será capaz de tomar a decisão certa em conformidade.O 3-Strike Sistema: Como priorizar sua To-Do ListO 3-Strike Sistema: Como priorizar sua To-Do Listvocê não está recebendo através de sua lista de coisas a fazer? O problema pode não ser a sua produtividade, que poderia ser apenas suas prioridades. Vamos aprender a priorizar a lista de coisas a fazer, e fazer as coisas.consulte Mais informação

Uma regra de ouro: Não Moving On Sem Rotulagem

A idéia é classificar seus e-mails sem piedade, e envolve um ato de auto-disciplina - você não pode passar para o próximo e-mail sem rotular o que você está lendo.não pode adiar-mail todas as manhãs? Tente este ritual Em veznão pode adiar-mail todas as manhãs? Tente este ritual Em vezComeçando seu dia o caminho de e-mail está regularmente colocar para baixo - mesmo que a maioria de nós fazê-lo. Está verificando e-mail depois de acordar realmente tão ruim?consulte Mais informação

Isto é crítico. Toda vez que você abrir um email, você absolutamente tem que resolver isso. Não permitir-se para verificar o e-mail seguinte, se você não ter classificado este em um quadrante.

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Como já discutimos anteriormente, não classificação ou ordenação mal é a razão do seu aplicativo de produtividade não está funcionando. Você precisa obter o direito etapa de classificação, e depois tudo o resto cai no lugar.

Como atacar seus e-mails

Aqui é a beleza da coisa: Uma vez que sua caixa de entrada está classificada, você realmente não vai precisar de muito aconselhamento sobre quando e como você deve abordar o seu e-mail. Para o material urgente e importante, você vai acabar abordá-lo no momento em que tiver algum tempo livre.

Para tudo o resto, como de ActiveInbox Andy Mitchell disse MakeUseOf,Como lidar com a caixa de entrada de sobrecarga e listas de tarefas em e-mailsComo lidar com a caixa de entrada de sobrecarga e listas de tarefas em e-mailsE-mail não é apenas comunicação, mas também em grande parte determina a sua lista de afazeres. Vamos falar sobre as melhores dicas para ligar a caixa de entrada para a nossa produtividade com Andy Mitchell - o fundador da ActiveInbox.consulte Mais informação

Escolha pontos de baixa energia no seu dia (como a meia hora sonolento após o almoço) e cair na sua caixa de entrada para fazer zoom através dele.

Se ele já está priorizada, é fácil de fazer as coisas sem perder um item de must-do.

No final de cada dia, agir em todos os seus e-mails ordenadas, mesmo se a partir do seu aplicativo de smartphone. Confie em mim, uma vez que ele já está priorizada, você passar por isso na metade do tempo que você tomar outra forma.

Esta é fácil ou difícil?

Pessoalmente, acho que o método Eisenhower Matriz de triagem e-mails para ser a mais fácil eu usei. Ele realmente fez minha caixa de entrada muito mais viável para mim e eu não perdi nada por causa disso.

Você acha que este sistema é fácil de implementar ou se você achar que é difícil? Diga-nos porquê!