O sistema à prova de idiotas para planejar e gerenciar vários projetos

Tendo vários projetos tanto no trabalho e em casa é como um mofo que cresce em suas paredes cubículo. A mofo que escorre ansiedade e desânimo como você despencar ainda mais para trás, perdendo o controle de onde você está fazendo eo que resta a ser feito. Felizmente, há um sistema relativamente simples na oferta de esclarecer que mofo, de forma confiável orientar os projetos de volta aos trilhos, e mantê-lo dessa forma.

Digite completa Planejamento Horizon

Este sistema é chamado de “Full horizonte de planejamento” (PSF), um termo cunhado e ilustrado pelo professor de Matemática e sálvia produtividade, Cal Newport. PSF é um sistema de fluxo de trabalho que leva sua lista em grande parte inepto de afazeres, e transforma-lo em algo que é tanto mais manejável e mais respeitoso do seu tempo. É também soberbamente inquebrável quando se trata dessas garantidos, distrações diárias.4 dicas Produtividade Popular que devem ser ignorados4 dicas Produtividade Popular que devem ser ignoradosAlgumas das idéias de produtividade vendidos para nós às vezes são infundadas, e muitas vezes confundido. Vamos desmascarar alguns desses mitos de produtividade, mostrando que o oposto pode muito provavelmente ser verdade.consulte Mais informação

Quando Newport fala sobre sistemas de workflow, ele define como um “conjunto de hábitos e ferramentas utilizadas para organizar o trabalho que você faz e quando você faz isso. E quando [ele] diz ‘eficaz`, [ele é] referindo-se à quantidade de valor que você produz”.

A partir desta definição, é claro PSF não está sendo promovido como o sistema de governar todos os sistemas. Pode não ser adequado para o seu próprio trabalho, mas é definitivamente merece consideração. Em suma, é uma alternativa, com semelhanças com outros sistemas, como David Allen Fazer as coisas, monotasking, e bloqueio tempo. Completa Horizonte de planejamento é tanto uma aglomeração e despindo de peças dessas idéias. Permita-me parafrasear a explicação de Newport.Organizar 2015: Saiba a arte marcial do Getting Things Done [Material para assistir]Organizar 2015: Saiba a arte marcial do Getting Things Done [Material para assistir]Você já se perguntou por que os, o excesso de empreendedores bem sucedidos sempre parecem manter a cabeça fria?consulte Mais informação

• Cada projeto que você está no meio de deve ser categorizada como dormente, ou ativo.
• projetos dormentes devem ser arquivados fora do caminho, mas revistos regularmente.
• Quando um projeto é promovido a ativo status, um plano detalhado deve ser fixado, para como esse projeto será concluído.

Quando se trata de planejamento ativo projetos, você não deveria estar lidando com abstrações, mas “diretamente com a fisicalidade bruta de tempo”. Isso significa:

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“No nível mensal, eu sei o que semanas vou trabalhar no projeto, e só quando eu chegar a essas semanas eu planejar o que dias eu vou trabalhar nisso, e só quando eu chegar aos dias específicos faço para descobrir que horas ele vai consumir.”

Esta abordagem torna muito menos provável que você vai overcommit, permitindo-lhe planejar de forma mais eficaz, e obter mais fora de seu tempo.

Muitas pessoas planejar exatamente quais tarefas que estará completando, em que dias específicos, talvez até meses de antecedência. Isso não deixa espaço para a vida real. Com apenas um par de dias de doença ou direitos adicionais, todo o sistema pode cair em desuso.

Eu acho que um exemplo é em ordem. Vou usar as imagens de Trello (leia nossa write-up) Para mostrar como você pode organizar este sistema de fluxo de trabalho dentro de um tal plataforma.Trello - A Unique, Simples & Poderoso sistema de gestão de projeto de uma boa casaTrello - A Unique, Simples & Poderoso sistema de gestão de projeto de uma boa casaO nome Joel Spolsky significa nada para você? Se assim for, você vai querer ler este post, porque mostra projeto mais recente e maior do Spolsky. E se não, você deve saber isso é ...consulte Mais informação

Configurar o Conselho Trello

Isto é, não significa que a única maneira de configurar Trello para este sistema, mas é um que tem trabalhado para mim. Configure quatro “listas”.

1. Uma lista de todos os projetos ativos e inativos.
2. A lista do que você precisa para ser enfrentar no próximo mês, e as semanas em que certas coisas precisam completar (não adicionar qualquer informação a este, ainda).
3. A lista do que você precisa para ser feito esta semana, e em que dias.
4. A lista de tarefas que devem ser concluídas hoje.

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Depois de adicionar todos os seus projetos para a lista de “Projeto”, marcar aqueles que são ativo com um “rótulo” colorido. Eu também capitalizar esses projetos para garantir que eles se destacam.

Escrever Overviews projeto

Em seguida, clique no primeiro de seus projetos ativos, e escrever um comentário detalhando o que você precisa fazer, em termos gerais, prático e aproximadamente quando. Neste exemplo, eu estou supondo que cada projeto tem a duração de vários meses. Isso permite que você realmente entender o que é necessário de você, e você pode começar a entender como você pode melhor estrutura das tarefas. Faça isso para cada um de seus projetos ativos.

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Nota: Este é o primeiro nível de granularidade. Você não precisa atribuir semanas específicos, dias ou vezes para essas tarefas, ainda.

Planejar este mês (uma vez por mês)

Você deve apontar para fazer isso no início de cada mês. Com base nos comentários que você escreveu apenas para cada um de seus projetos ativos, você deve ser capaz de ver o que precisa completar até o final de esta mês.

Coloque cada um desses marcos como uma “telha” separado sobre esta lista e rotulá-los com a cor correspondente (da mesma cor que a tarefa ativa que se refere a), assim você pode facilmente ver o que projeto que tarefa está lidando. Decida agora que semanas durante este mês você estará trabalhando sobre estes marcos individuais.

Sinta-se livre para duplicar a tarefa, ou dividi-lo em sub-tarefas, se você estiver indo para estar trabalhando nisso durante um número de semanas deste mês.

Agora, no início de cada mês, você sabe mais ou menos quais as tarefas que você vai ser obrigado a fazer até o final de cada semana. Se você deixar de cumprir qualquer uma dessas metas, basta mover as coisas um pouco para que você ainda pode realizar o projecto global até o prazo final.

Planejar esta semana (uma vez por semana)

A primeira coisa em uma manhã de segunda-feira, verifique a semana em questão na lista “Este mês” para ver o que você precisa para ser enfrentar ao longo dos próximos dias.

Aproveitar este momento para arrastar cada uma dessas tarefas em toda a lista de “This Week”, e decidir em que dias você vai ser a dedicar tempo para esses itens.

Novamente, se você precisa dividir as tarefas em sub-tarefas, ou duplicá-los, vá em frente. Se você descobriu no final da semana passada que tinha um curso de formação para participar na quarta-feira, por exemplo, agora você pode estruturar sua programação em torno isso facilmente.

Plano Hoje (uma vez por dia)

No início de cada dia, gastar 10-15 minutos de planejamento, com base nas tarefas em Esta semana como você está indo passar seu tempo para garantir que você acertar os marcos. Então, novamente, arraste os itens relevantes na Esta semana lista, ao Hoje Lista.

Nesta fase de granularidade, as coisas podem mudar rapidamente, de modo a manter isso em mente, e estar preparado para alterar seu plano com base nessas distrações. Mas por intencionalmente deixando de lado blocos específicos de tempo, e ter a auto-disciplina para manter o cronograma, tanto quanto possível, você é muito mais provável para completar o que precisa completar.

No exemplo acima, você pode ver que todo o dia de trabalho foi planejado, incluindo reuniões, chamadas, e responder e-mails. A principal tarefa foi dividida em dois blocos separados de tempo.

No final de cada dia, o limpar Hoje Lista. No final de cada semana, limpe a Esta semana Lista. E no final de cada mês, desmarque a Este mês lista, e começar de novo, revendo seus projetos.

Tornando este um hábito

Como você pode espero ver, este é um sistema construído para aqueles que seguem uma variedade de projectos relativamente complexos. É para as pessoas que devem cumprir uma série de prazos sem trancando-se em uma rotina pré-definir e programar semanas que está ditadas, ou até meses, com antecedência.

Uma vez que você se familiarizar com esta rotina ao longo de um par de semanas, você vai aprender rapidamente se é para você. Se você gosta deste sistema, esse tempo deve ser suficiente para que você possa editar o sistema, conforme previsto acima, assim que funciona de forma eficiente para as suas necessidades específicas. Só então ele irá afundar como um hábito.

outras Configurações

Notebooks físicos

Se você não gosta de usar Trello, ou prefere usar este sistema em outro ambiente, existem algumas opções. -se Newport utiliza uma seleção de cadernos. Usando caneta e física papel pode realmente contribuir mais do que você imagina a sua produtividade. Cada notebook representa um nível diferente de granularidade: mês, semana, dia, para que ele possa rapidamente rabiscar alterações em seus horários, se e quando eles são necessários.6 razões pelas quais simples papel ainda pode ser seu assassino Produtividade App6 razões pelas quais simples papel ainda pode ser seu assassino Produtividade AppO papel pode ser uma ferramenta mais potente para a produtividade do que um computador ou um dispositivo sensível ao toque, e não deve ser imediatamente demitido. Não convencido? Aqui estão seis razões pelas quais o papel ainda é relevante.consulte Mais informação

Evernote & Uma nota

Outra alternativa são ferramentas como Evernote ou Uma nota. Você pode configurá-lo exatamente da mesma maneira como Newport usa cadernos físicas. Configurar um novo notebook para cada nível de granularidade que você precisa (veja abaixo). Em seguida, siga os passos, semelhantes aos acima referidos, para mantê-los atualizados. O meu único problema com esta abordagem é que há um monte de clicar e para trás entre diferentes cadernos, que é por isso que eu prefiro usar Trello, onde a maioria das informações pode ser visto de relance, e podem ser movimentados com muita facilidade.

sobressair

Se você é um tipo Excel de pessoa, uma possível solução é recriar o layout que montamos em Trello. Isto funciona, mas que se deslocam tarefas ao redor e mudando sua ordem é mais complicado quando você tem células para se mover, ao invés de simplesmente arrastando e soltando. Se você preferir ter menos informação em uma página, você pode sempre criar novas guias para Projetos, Este mês, esta semana, e Hoje.Economia de tempo com operações de texto em ExcelEconomia de tempo com operações de texto em ExcelExcel pode fazer mágica com números e ele pode lidar com personagens igualmente bem. Este manual demonstra como analisar, converter, substituir e editar o texto dentro de planilhas. Estes princípios permitirá que você executar transformações complexas.consulte Mais informação

Poderia PSF trabalhar para você?

Completa Planejamento Horizon é um sistema de fluxo de trabalho que significa que você pode gerenciar múltiplos projetos sem a necessidade de se comprometer com horários que você quer não pode realmente prever, ou não pode controlar.

Não há dúvida de que este “sistema requer mais investimento inicial de energia mental do que balançando de prazo para fim do prazo, e certamente não iria trabalhar para todos os tipos de postos de trabalho”. Mas tem sido um dos principais contribuintes para própria produtividade notável de Newport na academia, blogging, e autoria, assegurando que ele raramente funciona 05:00 passado sem ficar queimado.Programação Burnout: Como recuperar a sua motivação perdidaProgramação Burnout: Como recuperar a sua motivação perdidaEscrevendo todas essas linhas de código pode ser drenando fisicamente e emocionalmente. Tudo que você precisa para voltar para cima é a consciência de que a motivação pode ser recuperado.consulte Mais informação

Você acha que este é um sistema de fluxo de trabalho que você poderia fazer uso de? Como você tem que adotá-lo para sua própria carreira? Ou há uma sistema que funciona de forma mais eficaz para voce?